为什么是云？您应该考虑的三个好处
组织可以通过将其软件和计算基础架构迁移到云端来实现多种收益。
IDC 预测，到 2025 年，全球数据领域将超过 163 泽字节（万亿千兆字节），大约是 2016 年的十倍。关键数据在他们需要的时候。随着数据的增长，将其保留在本地的成本和复杂性也在增加，因此有效的信息管理成为运输和物流组织最关心的问题。基于云的企业内容管理 (ECM) 服务可以提供帮助。
许多专家证实了云的经济利益。专门评估技术投资财务回报的公司 Nucleus Research 估计，云的回报是本地软件的 3.2 倍。然而，许多运输和物流公司在采用云服务方面进展缓慢，因此财务收益并未完全实现。基于云的 ECM 还有助于确保遵守法规、增强网络安全并简化车队管理。
依赖云的好处包括：
确保遵守法规。 许多政府法规要求公司保护敏感数据，包括员工档案、客户信息和财务记录。例如，联邦汽车运输安全管理局 (FMCSA) 要求司机能够在执法人员要求时提供活动的电子日志。美国交通部规定了某些记录保存活动，包括根据记录类型在不同的保留期限内存储业务记录。确保符合这些标准可能很复杂，尤其是在纸质文件为常态的环境中。
将记录转换为电子格式可以极大地简化对法规的遵守。许多文档管理系统允许用户锁定对信息的访问，确保个人身份信息 (PII) 的保护。此外，您可以设置自动记录保留计划，在文档存储时间足够长时通知您，并让您有机会授权销毁。最后，存储在云中的电子文档支持移动访问驱动程序日志等记录，即使在路上也可以根据需要访问这些记录。
促进网络安全。 从车队管理记录（如车辆维护和驾驶员日志）到一般业务文件（如员工和财务记录），每家运输和物流公司都充斥着必须谨慎管理的信息。某些信息必须保密，数据泄露对消费者信任和公司财务都是毁灭性的。 2016 年至 2017 年间，受数据泄露影响的美国公司数量几乎翻了一番，从 24% 增加到 46% 以上，每次泄露的平均成本为 362 万美元。
将文档移动到基于云的 ECM 服务可以改进对敏感信息的保护。当然，云提供商是网络安全方面的专家。许多系统提供多重保护，包括加密、强密码强制执行和特定内容访问，这将文件甚至单个文档限制为授权查看者。在大多数情况下，当信息从他们自己的公司网络转移到云服务时，公司发现他们的安全性得到了提高。
简化车队管理。 车队管理是物流公司最重要的职能之一，他们必须跟踪当前和预计的车辆位置，管理客户和运输记录，并确保驾驶员安全，同时按时交付货物。一种称为机器人流程自动化 (RPA) 的新兴技术可以简化车队管理并降低其成本。 RPA 使用称为“机器人”的电子用户帐户登录各种应用程序，以验证和共享数据，并自动执行数据输入等手动任务。当与基于云的 ECM 结合使用时，这些技术可以通过简化路由流程并使员工能够转移到更高附加值的任务来显着降低成本。
随着数据的增长，您将需要更好的工具来管理您的业务。在考虑您的公司和部门目标时，问问自己：云可以在哪些方面帮助您实现所需的结果？
Christina Robbins 是 Digitech Systems LLC 的营销经理，这是一家企业内容管理 (ECM) 软件提供商。
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