制造商——你知道你的钱在哪里吗？

最近，我不幸亲眼目睹了一个值得信赖的员工，财务总监，带着六位数的钱潜逃。此人安排以公司名义开设信用卡，并由委托人的“信件”授权，委托人的签名是伪造的。在不考虑导致这种贪污的银行和信用卡公司的责任的情况下，我想传递一些教训。希望这将提高小型制造商的意识，即欺诈和盗窃仍然存在，并且可能在您最不期望的地方 - 在您的公司中蓬勃发展。

避免贪污

我还没有遇到过小企业主（我在这里将其定义为员工少于 25 人的企业） ，谁没有告诉我他们有多忙，因为他们都戴着几顶帽子。当销售额下降、现金减少、贷款人和供应商敲门要求付款和信息时，压力导致我们中的许多人过分依赖管理数字的人。然而，这正是你最脆弱的时候——当你“绝望”时，当你感到压力时，当你依赖别人来保护你的金融资产时。

因此，无论您的时间有多紧迫，这里都有 8 个提示供您考虑。小心并制定适当的程序可以帮助减轻（如果不能消除）您成为员工贪污的受害者。

提示 #1：密切关注您的银行对帐单

始终，始终，自己查看您的银行对帐单 - 查找异常或异常项目，并在发现时要求解释。如果您无纸化并处理在线报表，请每月提取一次报表，或者更好的是，每隔几天查看一次报表登记表。这样做一段时间后，您的控制器/簿记员会知道您在观看，如果他们有不诚实的想法，他们会三思而后行。 最长投入时间：10-20 分钟。

提示 #2：抵制不必要的权威

限制簿记员/控制员可以访问、执行和授权公司银行账户的权限。他们应该能够访问银行对账单，但不应该对支票具有签名权限。 他们不应有权电汇资金，也不应代表您签字。

提示 #3：保持井井有条

尝试按时间表组织您的账单，每周一次，每 30 天一次，或在可行的情况下。当出示支票付款时，坚持附上支持文件，例如发票、购买证明、书面确认等。并查看文件——检查内容、原因和金额。 根据您在一个周期内支付的账单数量，最长投入时间：15-30 分钟。

提示 #4：需要备份文档

当支票必须取消时，要求备份并始终询问原因。

提示 #5：不要留下签名的支票

当你去度假时，不要留下签过名的支票。相反，请联系您的一些更重要的供应商并讨论您不在时不会付款的事实。在计费周期之间计划您的假期，以便将检查的需要降到最低。如果出现紧急情况，您可以随时致电银行并进行电汇 - 但要提前计划并与银行预先安排 能够通过电话授权电汇。

提示 #6：限制第三方银行授权

今天的现代现金管理工具包括在线支付供应商、公用事业、承包商等的能力。我建议这种方法仅限于那些需要它的供应商——为了节省时间，授权第三方从你的公司银行账户中扣款以支付账单，从长远来看，你的成本远远超过额外的人工成本。如果您坚持在线支付账单，而不想自己动手，银行对帐单通常会列出与在线支付分开支付的支票，因此，再次查看帐户对异常或异常项目的收费。

提示 #7：背景调查很重要

彻底筛选您的簿记员或控制器。支付深度背景调查 而不是粗略的 - 价格差异非常值得以后避免痛苦。我客户的控制人之前曾贪污，被定罪，而且从未出现在减薪背景调查中。

提示 #8：了解您的薪资公司

如果您签发工资支票，您应该签署它们——并确保金额和工时合理。 确保您了解您的员工。如果您使用工资单服务，请扫描工资单支票附带的报告，再次查找不是员工的任何员工。此外，请确保薪资公司信誉良好且财务状况良好 - 请记住，您要对任何未支付的薪资税负个人责任。 并确保薪资公司是唯一拥有您授权传真签名的公司。没有橡胶签名印章。

常识？是的，但我上面提到的事件发生在三年期间。希望你们中的大多数人都制定了适当的程序，以免这种情况发生在你们身上。

请记住：诚实的人不会讨厌你回头看，所以请这样做。

以下是有关您可以监控的贪污警告标志的更多信息。

感谢 Doug Waterman，他在公司担任了四年的客户顾问CMTC，贡献了他的专业知识。 Doug 定期协助制造商解决财务问题并帮助他们制定解决方案。在加入 CMTC 之前，Doug 为小型家族企业提供了 22 年的财务咨询服务，并且是主要商业银行的商业贷款人。