制造商必读：如何防范内部财务欺诈与贪污
近期，我不幸目睹了一起事件：一名受信任的员工——财务控制器，带着高达六位数的巨款潜逃。该人员安排以公司名义开设信用卡，并伪造了公司负责人的签名授权信。不深究银行和信用卡公司的责任，我愿分享几点教训，提高中小制造商的警惕：欺诈和盗窃可能就潜伏在你最意想不到的地方——你的公司内部。
防范贪污挪用公款
我从未遇到一位小企业主（此处定义为员工少于 25 人）不抱怨忙碌，因为他们身兼数职。当销售下滑、现金短缺、债权人和供应商上门催款时，压力往往让老板过度依赖管理财务的人。但这正是你最脆弱的时候——当你“绝望”、压力大、依赖他人守护财务资产时。
无论多忙，请考虑以下 8 条建议。建立妥善程序有助于减轻甚至消除员工贪污风险。
技巧 1：亲自核对银行对账单
务必亲自查看银行对账单——留意异常或异常项目，发现后立即要求解释。若使用电子对账单，每月至少打印一次，最好每隔几天查看一次交易明细。坚持一段时间后，你的财务主管/记账员会知道你在监控，若有不诚实意图，他们会三思而后行。最多投入时间：10-20 分钟。
技巧 2：严格限制不必要的授权
限制记账员/财务控制器对公司银行账户的访问、执行和授权权限。他们可查看对账单，但不应拥有支票签署权、电汇权，也不得代表你签署文件。
技巧 3：保持账务有序
尝试按固定时间表付款，如每周、每月或按实际情况。提交付款支票时，要求附上发票、采购凭证、书面确认等单据，并仔细核对内容、原因和金额。视付款笔数而定，最多投入时间：15-30 分钟。
技巧 4：计外付款必须有备查单据
如需临时开具支票，必须要求提供备查单据，并始终询问原因。
技巧 5：外出度假不留签名支票
度假时不要留下已签名的空白支票。应提前联系重要供应商，告知外出期间不付款。安排假期避开账单周期，以减少用票需求。如遇紧急情况，可致电银行发起电汇——但需提前与银行约定电话授权电汇的流程。
技巧 6：限制第三方银行授权
现代现金管理工具支持在线支付供应商、水电费、承包商等。建议仅对必须在线支付的供应商授权——为了省时而授权第三方从公司账户扣款，长远看可能付出远超人工成本的代价。若坚持在线支付且不想亲自操作，银行对账单通常将支票支付与在线支付分列，仍需检查账户扣款是否有异常或异常项目。
技巧 7：背景调查至关重要
对记账员或财务控制器进行彻底筛选。花费更多做深度背景调查而非草率了事——价格差异远比后患划算。我那位客户的控制器曾有贪污前科并被判刑，廉价背景调查却未查出。
技巧 8：了解你的薪资服务商
若自行发放工资支票，应亲自签署——核对金额和工时是否合理。
了解员工情况。若使用薪资服务，随工资单附带的报告要仔细查看，留意是否有“幽灵员工”。同时确保薪资公司信誉良好、财务稳健——记住你个人需对未缴纳的薪资税负责。 仅授权薪资公司使用你的签名复印件，切勿使用橡胶印章。
这都是常识？是的，但上述事件持续了三年才被发现。希望你们大多数人已建立程序，避免遭遇类似情况。
请记住：诚实的人不会因你监督而怨恨，所以请放心监督。
更多贪污预警信号可参考相关资料。
感谢 Doug Waterman 贡献专业见解。他是 CMTC 客户顾问，四年来协助制造商解决财务问题并制定方案。加入 CMTC 前，曾为家族企业提供 22 年财务咨询，并担任大型商业银行商业贷款主管。
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