如何确保运费正确并快速支付

运费支付被认为是供应链行业的棕色瓦楞纸箱是有充分理由的。在监管复杂、容量限制、地缘政治挑战、需求增加、全球流行病和消费者行为不断变化的世界中，这是一个乏味的话题。鉴于这些市场力量，运费支付通常不在托运人面临的前 10 个问题之列。

这并不是说运费支付不值得密切关注。运营商发票是出了名的不准确，如果管理不当，可能会破坏运营商的性能和容量可用性。

但承运人发票有多不准确？行业分析师认为这个数字在 15% 到 66% 之间，一位第三方货运审计师报告说，它审查的发票中有四分之一因错误而被拒绝。那么，您如何确保运费单正确无误，承运人快速付款，以保持供应链不间断？

为什么运费发票被拒绝

拒绝在历史上一直被用来推动承运人的行为。让运营商对资质标准负责是完全合适的。如果未提供交货收据，则应拒绝发票。但是，让承运人遵守包括提供附加信息在内的发票验证标准，即使此类信息并未始终如一地提供给承运人，也可以被视为对托运人会计流程的代位求偿。

这些都没有表明应该放宽验证标准。允许部分付款（例如不正确的折扣）的帐单错误与导致不向承运人付款的彻底拒绝之间存在差异。导致发票被彻底拒绝的问题（例如缺乏支持文件）很少见，占所有拒绝的 1% 到 2%。大多数提交给运费支付提供商的发票确实通过了第一项测试：这是客户要支付的发票吗，这是否是经批准的承运人？与托运人特定业务规则相关的附加验证是大量拒绝发生的地方，需要最努力来解决。因此，承运人发票的准确性在很大程度上取决于托运人提供的信息。如果承运人有托运人的提单，发票将仅与提单上的信息一样准确。

发票拒绝阈值

一般来说，发票拒收率不应高于收到的所有发票的 4%，最佳做法是 2%。如果您的组织的拒绝率高于 4%，则手头的问题很可能不是承运人计费实践，而是货运审计提供商管理流程的规则。为了正确快速地支付发票，必须将正确的信息发送给承运人。此外，托运人需要考虑业务规则是否已经将数据收集、会计甚至最终客户服务要求的负担转移给了承运人，而承运人通常没有能力解决这些问题。此外，新合同、重新协商的费率或新的承运人关系等其他因素也可能引发信息和沟通失误，从而导致发票被拒。

发票拒绝的最常见原因是发票不正确或附加评估费用。在承运方方面，当收到发票审核导致发票被拒绝的反馈时，应抽查并更改核心系统，以防止未来发生事故和延迟付款。

最终，托运人制定规则，承运人知道这一点。拒绝给这种动态增加了压力，最终导致一方以牺牲另一方为代价而偏向于一方。为了降低发票拒收率，运费支付需要可靠的流程、广泛的数据采集、严格的审计以及完全遵守托运人客户制定的业务规则。

减少发票拒绝的步骤

托运人可以采取多种措施来降低发票拒绝率并避免供应链中断。首先，核实提单上的信息，包括类别。承运人处理多个相同类型的交付是很常见的，系统中的默认值可能会导致分类错误。此外，确保任何时间费率发生变化（由于新车道、位置或合同等），确认承运人具有正确的费率基础和更改的生效日期。第三，审计运费支付——无论是在内部还是通过第三方审计师——以确保你正在监控评估费用。承运人发票上显示的某些费用甚至不适用于正在运输的货物。

最后但同样重要的是，拥抱数字化未来。数据驱动一切，运输管理系统 (TMS) 支持装运自动化，同时提供带有必要字段的模板，用于建立提单。还有一些新的途径可以探索，例如货件可见性，通过随附的文件提供移动的端到端确认。信息和文件被合并为一个统一的移动视图，因此是发票。

除了或代替这些新工具，防止供应链中断的最佳保护措施是分配时间和资源来主动解决拒绝问题。查看被拒绝的内容以及原因。确定是否将正确的信息传送给承运人，并帮助其了解该信息的重要性。确保您的员工、供应商和其他利益相关者在使用您的运营商网络时遵守您的协议。

避免运费支付头疼

随着需求达到多年来的最高水平，托运人正在以指数级更高的速度适应可用容量不足的情况。成为“首选托运人”的回调正变得越来越重要，这说明托运人及其第三方提供商为承运人后台流程带来的价值。运营商重视在流程设计、数据要求和异常解决方面考虑双方的协作努力。未能认识到这种转变可能是有害的。

发票拒收是货运审计流程的必要组成部分，但它们不需要成为令人头疼的问题。明智的规则、明确的指令以及对快速解决拒绝问题的计划重点使财务和实体供应链保持不间断。

Roberta Tamburrino 是货运审计和支付总裁，Chet Richardson 是 LTL 总裁，以及 AFS Logistics。