数字资产管理策略

想象一下，或者你不必想象，你的任务是建立一个企业替换资产的情况。为了构建业务案例，您需要了解资产的使用年限、原始项目成本以及最近对安全系统进行的一些审核，以查看其是否符合现行规范。

您检查计算机化维护管理系统（CMMS），发现资产成本字段为空白，资产是 1991 年安装的。您搜索 CMMS，但找不到审计报告。您决定首先解决成本问题。您联系财务部门，他们向您提供了一些信息，表明该资产于 1984 年入账，成本为 150 万美元。

现在，您的年龄和财务部门的美元数字相互矛盾，但您觉得有些不对劲。因此，您前往项目工程部并要求他们提供原始项目文件。由于团队中的大多数人都是新人，因此只有一个人记得那个项目。他翻阅了他个人的文件库存。经过一番搜索，他找到了项目文件。您打开项目文件，发现成本记录为 120 万美元，实际安装日期为 1983 年。

此时，您想知道哪些信息是正确的？为什么它们之间存在差异？您决定深入研究差异以整理所有内容并根据数据构建业务案例，这正是公司的要求。

经过大量调查后，您会发现差异。在CMMS中，1991年是CMMS实施的年份，因为认为转换现有CMMS中的所有数据成本太高，而原始CMMS没有成本。

该项目实际上是在 1983 年完成的，但当时财务正在经历重组，直到 1984 年底才创建资产。在推动 1984 年创建资产并迎头赶上的过程中，财务决定在许多项目中加入辅助系统。资产，这就解释了财务分类账中的高成本。

现在你终于有了正确的成本和年龄，但是那个报告呢？领导该计划的工程师离开了公司，并且从未在公司的共享驱动器上保存任何内容。当他离开时，他的电脑上的所有相关文件都被清除干净了。

对开发该报告的咨询工程师的电话产生了这些信息。因此，不是能够在几分钟内收集所需的数据，而是花了将近三天的时间。当数据不可用时，组织应该如何做出数据驱动的决策？

这就是数字资产管理策略的用武之地。数字资产管理策略是管理组织数字资产和信息的基础。是的，文档、图像和信息是组织的资产，需要深思熟虑的方法。

这种方法将指明如何处理、存储、使用和处置数字资产和信息，从而形成一个信息存储库，所有功能都具有单一的真实来源。数字资产管理策略是数据驱动决策的先决条件，它是整体资产管理的关键推动因素，甚至在 ISO 55001 中也有所提及。

究竟什么是数字资产管理策略？它是一种管理组织将用于实施和执行其资产管理系统的所有数据和信息的系统方法。数字资产管理策略将指定其范围内包含哪些数据，可能包括但不限于：

• 图片
• 手册（操作、维护等）
• 图纸（机械、电气、土木等）
• 证书（安全、操作、检查等）
• 报告（审计、检查、工程等）
• 项目文件（业务案例、项目计划、调试文件等）
• 资产信息（铭牌数据、年龄数据、成本数据、运营数据等）
• 操作信息（过程数据、维护记录、风险登记册等）
• 市场需求信息（生产预测、利益相关者分析等）

需要大量数据才能就资产在其整个生命周期中的管理方式做出明智的决策。为了使数据可用，必须对其进行控制。数字资产管理策略还将指定谁有权修改数据、谁可以查看数据以及保留多长时间。

此外，数字资产管理策略将指定如何存储所有数据以及如何集成不同的系统。通过控制集成，将存在单一事实来源，并最大限度地减少可能导致错误的数据重复输入。有了单一的事实来源，合规报告也变得更加容易，因为可以轻松获得正确的信息。

数字资产管理策略的结构应使数字景观能够反映现实世界。这实质上意味着对于每个物理文档，都应该有一个链接到资产数字记录的数字副本。数字资产管理战略还规定了组织将如何为工业 4.0 和工业物联网 (IIoT) 做好准备，无论是现在还是将来实施。精心设计的数字环境可确保所有相关数据和信息不仅可用，而且在资产管理中使用的不同系统之间完全集成。

不幸的是，在开发和部署资产管理系统时通常不会考虑数字资产，这导致对存储数据采取临时方法或在事后争先恐后地建立适当的系统。下面将解释如何制定数字资产管理策略，以确保您的组织在正确的时间拥有正确的信息。

制定数字资产管理策略

为了制定数字资产管理战略，组织将需要投资于其内部系统。数字资产管理策略不仅仅是一个软件包或文档的命名约定。它是一个完整的业务系统，包括业务流程、系统、标准等。

要制定数字资产管理战略，需要有组织高层支持的跨职能协作。这并不意味着如果没有组织的其他部分，维护部门就不能把他们的房子整理好。然而，要实现数字资产管理战略的全部价值，它必须是组织范围的。

创建数字资产管理战略的第一步是建立一个指导委员会，该委员会应包括所有职能，如维护、工程、财务、信息技术 (IT)、运营等。这将确保组织内的所有职能都了解数字资产管理策略背后的目的以及所有与数据相关的问题都将得到解决，例如哪个系统是真实的。

成立指导委员会后，必须创建数字资产管理策略和数据的愿景。这将用于提供数据的高级目标及其使用方式。愿景不仅应考虑当前状态，还应考虑任何涉及 IIoT 的未来目标。通过考虑未来的 IIoT 目标，可以做出决定以适应数据的涌入，并防止未来成本高昂的返工或新软件实施。数字资产管理战略的基础是支持卓越资产管理的 IT 基础架构。

指导委员会还必须做出一些艰难的决定。其中包括定义哪些数据和信息将属于数字资产管理策略的范围，哪些数据将不包括在内。这很重要，因为管理和治理数据需要成本。如果组织试图管理一切，这将是一项艰巨的任务，可能无法提供那么多价值。

但如果指导委员会决定专注于关键数据和信息，将需要更少的资源，数字资产管理战略的价值将增加。请记住，收集和管理的数据必须有目的和明确的用途。收集没有用或不会用的数据是没有意义的。

指导委员会必须克服的另一个障碍是安全许可。这些是必不可少的，因为它们控制谁可以创建、编辑和查看数据。创建和编辑数据可能归结为组织内的特定角色或更大组织中的数据治理团队。

全局字段可由数据治理团队控制，而本地字段可由站点级别的特定功能编辑。这称为治理过程。它确保现有数据和所有新数据满足数字资产管理策略和各种标准中规定的要求。

数字资产管理策略将参考组织将用于管理数字资产的其他文件。这些通常包括数字资产标准、工程文件命名标准、项目移交标准和各种其他标准。数字资产管理策略还将指定将存储所有文档并集成到各种系统中的文档管理系统，以及谁负责管理 IT 系统、控制这些更改并使指导委员会能够对决策进行输入

最后，数字资产管理策略是允许组织部署移动解决方案的关键推动因素，因为所有信息都经过组织且易于访问。如果没有数据结构，移动解决方案将不会产生预期的收益。一旦制定了数字资产管理策略，就可以确保组织可以随时获得所有相关信息，从而使维护和资产规划过程变得更加容易。

数字资产标准

数字资产标准是有关所需数据、格式和存储字段的所有信息的首选场所。数字资产标准在定义所需数据的细节方面发挥着关键作用。它将包括数据质量定义和指南，指定如何测量和监控数据。数据质量的常见指标包括：

所需的数据质量目标可能因数据类型（资产、材料或故障数据）而异，这通常基于没有特定数据点的风险。

根据组织的不同，数字资产标准可能包括完整的数据字典或参考其他各种标准，例如资产主数据标准、物料主数据标准、维护和故障数据标准、或过程和运行数据标准。

资产主数据标准详细说明了资产层次结构的构建方式，以及资产的命名和分类方式。该标准还将定义资产边界以及每项资产需要哪些数据点。通常，数据点是分类、属性和操作。

分类是将设备分成逻辑分组的能力。在分类中，您可以定义设备类别（例如阀门）和类型（例如闸门）。

属性是设备的具体设计特性。这可能包括制造它的材料、性能规格、制造商、型号、序列号等。

操作数据包括基于设备安装位置和使用方式的设备特定特性。在运营数据中，您会发现关键性和位置。

物料主数据标准包含有关如何命名和分类零件以及需要哪些其他数据点（例如属性、提前期和定价）的信息。

维护和故障数据标准包含如何捕获和记录故障、纠正和主动任务等维护活动的要求。数据点可能包括总工时、计划停机时间、计划外停机时间、故障代码等。

过程和操作数据标准详细说明了对所有过程和操作数据的要求，例如流量、压力、速度和所有状态监测数据。该标准指出了各种系统将如何集成和链接到资产。他们可以选择利用CMMS中现有的数据字段，例如状态监测数据的测量值和计数器。

这些标准中的每一个都将说明数据点、记录的字段、数据是强制性的还是可选的，以及任何特定的格式要求，例如日期（DD-MM-YYYY 或 MM-DD-YYYY） .

工程文件标准

工程文档标准不像数字资产标准那样关注特定的数据点，而是关注文档、手册、图纸、图像等的识别和组织。该标准的目的是定义创建和维护的指南维护和工程文档库。鉴于工程和维护文档的复杂性和多样性，本文档在最大程度上提供了一个标准化系统。

传统上，本文档将解释如何命名文档的方法。它基于多个标准，例如文档类型、文档名称、与其相关的资产以及唯一标识符。

例如，工程文件的命名可能是：类型——项目文件描述——资产编号——量词。这确保可以根据各种信息快速找到所有文档。文档类型是从如下列表中预定义的：

当文档类型与命名标准的其余部分结合时，组织将拥有所有文档，例如：

• MTC – 离心机维护手册 – 865732 – 01
• PTG – 轴损坏 – 865732-01
• PTG – 轴损坏 – 865732-02

此外，工程文件标准将指定文件的存放位置，无论是电子版还是硬拷贝。例如，电子工程文件可以在 CMMS 内通过批准的文件管理系统链接到适当的设备、功能位置或材料。

硬拷贝工程文档可以保存在现场库中，以确保从库中删除的所有文档都将被签入和签出。图书馆也可以指定一个所有者，并建立一个组织系统，以方便快速访问文档。图书馆中保存的所有文件甚至可能包含在文件登记簿中。

有了工程文档标准，组织就可以放心，在需要时可以找到其文档和手册。

文件管理系统

文档管理系统是数字资产管理策略的关键部分。该数字图书馆是承载所有文档并与CMMS、CAD系统等各种系统集成的平台。

文档管理系统至关重要，因为它可以以有组织的方式存储所有文档和数字资产。该系统还提供跟踪、管理和存储文档以及减少纸张的功能。大多数系统都能够记录不同用户创建和修改的各种版本（历史跟踪），同时还提供了一种更改控制和编辑限制的方法。

尽管许多企业资源规划 (ERP) 系统都有内置的文档管理系统，但它们通常缺乏组织所需的一些关键功能。因此，有许多可用的选项，其中一些更常见的系统是 OpenText、EQMS 和 eFileCabinet。

在文档管理系统中寻找的关键要素是能够与资产管理系统中使用的各种系统集成，以及变更控制、移动应用程序支持和记录保留支持。

虽然这是一个 IT 系统，但它应该由跨职能指导委员会选择，因为每个职能都有必须考虑的独特需求，否则组织将面临某些职能不使用它的风险。

项目交接标准

该标准是数字资产管理战略持续维持中最重要的部分之一。项目移交标准指明了作为项目的一部分将收集、清理和上传到各种系统的信息。这可确保在正确捕获和验证数据和信息之前无法关闭项目。该标准甚至可能要求供应商或承包商负责数据工作，并且在数据被接受之前不会为项目支付费用。

项目移交标准将列出必须收集、验证、上传和批准到各个系统的信息和文件。它还将提供一种方式，允许运营、维护、财务、健康和安全以及任何其他必需的功能签署接受完整的数据和信息。

项目移交后，收集所有这些数据不是规划人员的工作。在项目移交运维之前，必须在项目过程中收集数据，清理并上传到各个系统。

实施数字资产管理策略

一旦组织制定了数字资产管理战略以及支持文件、标准和系统，它将如何实施？除了所有常见的变更管理活动外，组织还应考虑一些关键事项。

应该考虑的第一项是内容审核。此审核将根据记录的标准评估数据的当前状态，并确定所有缺失或怀疑不正确或不完整的数据和信息。这将使组织能够建立一个切合实际的时间框架和资源需求来缩小差距。

在制定收集丢失数据的项目计划时，组织必须考虑收集丢失数据的成本与其带来的价值。必须有一个商业案例并了解没有这些数据的风险。有时，最好将遗留数据保持原样，并将标准应用于从某个时间点向前移动的数据。

此外，分阶段开始实施数字资产管理策略可能是有意义的。从试点区域开始，收集数据、清理数据并上传。这将确定收集和清理数据的更好方法，最重要的是，向所有相关人员展示拥有正确数据和信息的价值。

数字资产管理战略的未来

如果没有数字资产管理战略，组织就会落后于采用最新趋势，例如工业 4.0、数字化转型、人工智能和 IIoT。尽管目前这可能不是一个主要问题，但它会将那些可以利用数据、做出最具成本效益的决策并蓬勃发展的组织与那些会错失做出数据驱动型决策机会的组织区分开来。

通过捕获适当的数据和信息，组织可以充分利用和充分利用生命周期成本计算、资本规划和基于风险的检查等工具。通过掌握所有信息，组织可以真正评估资本计划并证明资本延期和维护决策的合理性。这在组织与其股东、利益相关者和监管者之间提供了一个新的清晰度和信任度。

数字资产管理策略的进一步探索

对于那些有兴趣了解有关数字资产管理策略各个组成部分的更多信息的读者，可以使用大量参考资料和资源。数字资产管理策略和支持文件的结构非常理想，可确保满足 ISO 55001 的所有要求。为此，您必须查看全球维护与资产管理论坛 (GFMAM) 资产管理格局文件。它提供了企业数字资产管理战略所需的大纲和各种支持文件，同时满足 ISO 55001 要求。

参考文献

树液。 (2016)。 资产管理的数字化转型。 SAP。

本文先前发表于 Reliable Plant 2019 会议论文集。