如何利用组织的规模来选择最佳 CMMS 软件

由于组织规模通常决定了 CMMS 软件选择过程中的功能需求，因此 CEO 可以通过考虑他们的设施和劳动力数量来更有效地制定他们的需求列表。

通过电子邮件发送此邮件

同时，在所有行业和规模中，CMMS 软件都有通用的用例。

较大的组织通常专注于以下资产管理功能。

使用 CMMS 软件进行更好的整体跟踪

更大意味着更多的活动部件，推动了对项目、员工和库存的可靠跟踪的需求。

彼得德鲁克说得最好：“如果你不能衡量它，你就不能改进它。”

跟踪库存，甚至跨多个设施

糟糕的库存控制总是涉及因变质、收缩和可避免的运输成本而增加的成本。

CMMS 软件通过使您的库存水平保持最新来降低库存成本。一旦维护部门达到可定制的标准水平，软件就会发出警报，以便该部门可以订购所需的零件和材料。由于您已将交货时间与标准水平考虑在内，因此您可以使用最具成本效益的方法运送所有物品，避免昂贵的最后一分钟紧急交付。

在站点和团队之间对维护指标进行基准测试

正确的 CMMS 解决方案可以向您展示哪些有效，哪些无效，从而创造机会将良好实践从一个设施或团队推广到另一个设施或团队。该过程从简单的自动数据捕获开始，到包含关键指标的自动报告结束，例如预防性维护工作订单完成率。

仅预防性维护就可以比被动工作订单节省 12% 到 18%

其他关键指标可能包括劳动力成本和计划外停机时间。

在选择过程中，寻找可以轻松利用数据的软件。理想情况下，该软件应该使用您的原始数据来构建描绘维护大图的丰富图形报告，这对于维护经理以及需要跟踪成本和投资回报的其他部门来说至关重要。

使用 CMMS 软件提高数据安全性

CMMS 软件可以轻松捕获和使用数据，但组织需要一个 CMMS 提供商，该提供商还可以确保其数据保持安全可靠，免受外部和内部的损坏或丢失以及恶意行为者的影响。

扩展单点登录

尽管从表面上看方便，单点登录还通过减少：

• 密码疲劳
• 浪费时间为每个平台输入密码
• 由于密码恢复票证导致的 IT 瓶颈

当用户需要创建和记住多个密码时，他们通常会养成可能导致安全漏洞的不良习惯，包括使用简单、易于猜测的密码以及跨账户使用相同的密码。因为单点登录意味着人们只需要记住一个，它鼓励他们使用强密码。因为他们只需登录一次，用户可以节省时间，而 IT 部门将更少的资源用于与密码相关的工单。

在选择过程中，询问 SSO 以及 CMMS 如何以及是否可以与您现有的计划相结合。

维护活动日志

透明度和问责制归结为能够快速可靠地回答两个问题：“谁做的？” “他们什么时候做的？”

活动日志记录用户在软件中所做的一切。好处之一是它可以阻止心怀不满的员工的恶意行为。任何人都不可能在不留下数字指纹的情况下登录软件，然后删除或随机更改关键数据。

第二个好处与合规性有关，组织需要按时完成工作并加以证明。活动日志为各种类型的责任提供了额外的保护。

关于软件和合规性的快速说明

对于许多行业和政府标准，软件不可能符合要求。相反，该软件使您的组织能够创建和执行使其合规的流程。

安全带可以是一个松散的类比。在大多数地方，有一条法律规定开车时必须系安全带，开车时系好安全带就是遵守法律。但是安全带呢？问它是否遵守法律是没有意义的。它就在那里，以便您可以遵守法律。

同时，有直接适用于软件的行业和政府标准，无论您如何使用它，软件都可能符合或不符合要求。在审查影响您所在行业的标准时，请务必询问潜在供应商的具体问题。

使用 CMMS 软件的小型组织的长期可扩展性

尽管较小的机构目前可能不需要许多吸引大型组织的功能，但它们需要定位自己以适应未来的增长。

在选择过程中，寻找已经准备好随着您的组织发展和您的需求发展而继续与您合作的供应商。在最基本的层面上，该软件应该可以轻松添加资产、用户甚至设施。对于功能集，提供商应提供其平台的分层版本，每个级别都引入额外的功能。当提供商可以通过简单地将您移至更高级别来满足不断扩大的需求时，他们将为您节省时间、成本和转换提供商不可避免地带来的不确定性。

在某些情况下，组织完全超出了软件平台的规模，供应商不能简单地将它们提升一个层次。在这里，供应商可能不得不将组织转移到他们更强大的平台，这确实涉及额外的入职和培训。但仍有连续性优势。您正在与同一个提供商合作，从而减轻了变化带来的许多不确定性；请记住，80% 的实施都失败了，因此您希望消除不确定性并尽可能降低风险。

但支持跨行业、超越规模的CMMS软件需求

尽管组织规模和软件功能需求之间的关系存在一些总体趋势，但也有许多例外和异常值。例如，国防工业中较小的公司可能有严格的数据安全要求。大公司的维护团队可能不需要单点登录。

不管有什么变化，一个共同的特点是支持。各种规模的组织都需要仔细检查潜在提供商的支持团队，然后问自己：“这家 CMMS 提供商为客户的长期成功投入了多少资金？”

入职和培训

支持从入职开始，重要的是要找到具有灵活基础架构并提供多种选择的提供商。根据您的组织在资产数据和维护策略方面所处的位置，您可能需要一些帮助，从将数据加载到数据库中，到对您的设施、资产和设备进行完整的现场审计。一个好的供应商可以评估您的需求并填补任何技能或劳动力缺口。

您的团队使用该软件的次数越多，您的投资回报率就越大。量身定制的培训让每个人都能站稳脚跟。确保提供者可以通过文档、视频和一对一会话来容纳不同类型的学习者。

持续支持

实施后，您需要一个能够提供可靠、称职、多方面支持的提供商。

在选择过程中，询问支持团队的工作时间以及有多少不同的方式可以联系到他们。都是基于电子邮件的吗？你可以打电话给他们，还是一切都在网上完成？

您还希望有涵盖新功能和最新改进的文档、视频和网络研讨会。这不仅证明了提供商希望客户充分利用他们的软件，而且还表明他们正在不断改进它。

接下来的步骤

无论您当前的规模如何，正确的 CMMS 软件都可以帮助您通过简化的工作流程、更好的跟踪和维护操作的全局视图来控制成本。尽管您的组织规模会影响您需要寻找哪些功能，但支持仍然是维护管理软件的通用用例。

如果您没有，或者您所拥有的未能兑现您的承诺，那么是时候联系并开始与供应商交谈了。一旦他们了解您的具体目标以及您在此过程中所处的位置，他们就可以帮助您了解您的选择。