MRO 材料管理中的质量保证

你听说过有人烧毁了一个全新的旋转设备，因为它安装时没有油吗？当适当的润滑成本低于 100 美元时，这个小小的疏忽需要花费 80,000 美元来更换。那些从原材料进料线中切下一段，然后发现替换件太短而无法放入间隙的人怎么样？这个错误导致计划外维修损失数千美元，并可能造成数十万美元的生产损失！

工程师、买家和其他人经常不遗余力地设计和购买新设备、关键备件或其他关键维护、维修和运营 (MRO) 材料。然而很多时候，采购流程的一个关键要素——质量保证——被忽视或未得到优化。

当然，接收人员会对许多进料进行粗略检查，但这主要是为了验证计数、核对文书工作或确保如果某件物品应该是 kafloogle，那么它实际上是 kafloogle——或者至少看起来像一个。通常，这不足以确保安全可靠地安装、操作和维护您的资产。此外，即使需要某种形式的采购材料检验 (PMI)，内部实践和系统基础设施也往往不足以在整个过程中执行有效的检验和跟踪材料。

本文概述了一些需要考虑的步骤，以确保您为 MRO 材料制定有效的质量保证 (QA) 流程。

清楚地识别受影响的项目
说起来容易做起来难。公司和/或现场政策和程序有时会根据关键程度或其他标准提供有关要检查的项目类型的一般指导。但此信息可能不完整或已过时，并且通常无法确定受影响的具体部件号。工程也是项目材料和新备件等项目技术规范的主要来源。制造商和供应商还可能需要在运输特定材料之前测试质量的某些方面，并提供证明它们符合规格的文件。在许多情况下，如果没有要求，建议在接受来料之前审查甚至独立验证此文档。

无论您最终确定需要检查的项目还是 1,000，最好管理PMI的方法是在零件级别的计算机化维护管理系统（CMMS）或企业资产管理（EAM）系统中清楚地标记它们中的每一个，以便每个人都知道哪些需要在到达时检查。

与采购、供应商和收货沟通
PMI 要求应在任何采购申请中描述并传递到相关的采购订单。这是买方可能需要在报价请求 (RFQ) 或什至确认采购订单中包含的关键信息，以便供应商在发货前确切地知道对它的期望，或者至少是您将要寻找的收据。简单地传递一个“需要检查”标志或什至是来自您的 CMMS/EAM 的某种检查代码可能就足够了，或者至少对内部有帮助。但是，无论是否有此信息，最好在采购订单正文的某处明确说明将执行的 PMI 类型（例如尺寸检查、材料验证、化学分析、文件检查等）作为决定材料是否可接受的具体参数和公差。

最重要的是确保当物品到达您的码头时，您的接收人员可以轻松确定它是否需要一些种检查。这将消除问题，最大程度地减少处理延迟，并确保采购的材料在入库、交付或最重要的安装之前满足进货检验要求。

使用熟练的检查员
许多操作中的一个常见缺陷是依赖日益流行的“最终用户检查”来保证质量。虽然这种做法可能适用于日常用品，但它并不能保证质量 - 或其他任何东西，就此而言 - 并且不鼓励用于 MRO 材料。无法确定“最终用户”是否是执行检查的合适人选，该人是否知道要查找的内容，或者他们是否对材料进行过任何检查。

另一种常见做法是将检查进料的责任直接放在接收部门的肩上。虽然这提高了在材料发布之前进行一些检查的机会，但它也不能保证正确的人正在查看正确的东西。例如，经过适当培训的接收人员应该能够使用千分尺进行基本测量或验证供应商/制造商提供的文档。但有些项目可能需要由工程师或熟练的维护人员进行实验室分析或评估，以确定它们是否符合规范。

而不是将整个负担都放在接收以识别和完成所需的检查（在许多情况下）情况充其量是不公平的，最坏的情况是危险的），更合适的是通过采购订单和/或 CMMS/EAM 简单地提醒接收人员有人（可能接收，也可能不接收）需要采取额外措施来验证规格在它被接受之前的项目。谁是合适的人选取决于所需的检查类型和不同个人的技能，并应在 PMI 程序中详细说明。

不要让通过/失败的决定靠运气
明确检验要求。我们在检查什么？需要什么工具？需要哪些额外信息？所有这些都应该在开始检查之前详细说明。

确保规定了任何允许的公差。如果一件物品的长度应该是一英尺，那么 11.5 英寸是否足够长？ 12.25 英寸是不是太多了？是否有标准或通过/不通过仪表可以比较？一个项目是否符合可接受的标准应该是毫无疑问的。

最重要的是，确保所有检查信息都包含在具有适当内容和修订控制的书面文件中。确保所有采购订单都参考将用作检验基础的特定文件（按标题、日期和修订版）。

记录不符合项
任何不符合规定的质量标准的项目都应予以解决和处置，并应立即记录不符之处。如果决定拒绝该材料，则应通过最佳实践“退回供应商”流程将其退回给供应商。如果材料不顾质量问题仍被接受，则应通知供应商。应发布不符合项记录，说明材料有什么问题，为什么被接受以及不符合项可能对下游产生的潜在影响（如果有的话）。

在整个过程中跟踪材料
一些 CMMS/EAM 系统提供了通过 PMI 流程跟踪材料的能力。在理想的世界中，该系统将能够在接收、进出检查、进入库房或到达其最终目的地的过程中跟踪材料，而不会失去对它的可见性。它还允许进行破坏性测试的可能性，考虑到在检查过程本身中消耗的一部分材料。这并不总是可行的，所以至少，系统应该防止 PMI 材料显示为可用库存，直到检查完成并被认为是可以接受的。

衡量流程的有效性
PMI 的主要目的是确保您的材料可用。但是，强大的 PMI 流程还将提供衡量和管理供应商绩效的能力。如果您发现有供应商不断向您发送不合格材料，也许您应该考虑替代供应商。如果您发现某个特定供应商始终或始终符合规格，则您可能不需要经常检查他们的材料。

不要吝啬和愚蠢
当然，也许没有太多 MRO 项目需要这种关注。但是那些通常很昂贵，可能是定制的，交货时间很长，如果处理不当，它们会对您的运营产生重大的负面影响，如上面引用的例子所证明的那样。不要假设您没有适用于此的材料。仔细评估您的所有 MRO 项目，即使其中一个项目需要某种进货质量保证，也值得花时间、精力和费用预先建立一个健全的流程，而不是遭受毫无准备的后果。

本文首次出现在生命周期工程的 RxToday 4 月版中。

关于作者：
Doug Wallace 是生命周期工程 (LCE) 的材料管理主题专家，LCE 是一家位于南卡罗来纳州查尔斯顿的咨询公司 Doug 在半导体行业拥有 20 多年的实际供应链管理经验，包括生产控制、运输/接收等职位、进货检验、成品和备件仓库管理、物料规划、客户服务、全球产能规划和全球生产规划。在过去的八年中，Doug 为各种不同行业的客户提供了材料管理教育、培训和咨询服务。可以通过 [email protected] 联系道格。如需更多信息，请访问 www.LCE.com 或致电 843-744-7110。