设施审核是否适合您的 CMMS 设置？

Hippo 的交钥匙入职和实施解决方案确保您可以尽可能顺利地启动和运行计算机化维护管理软件 (CMMS)。该过程的一个重要部分可以是完整的设施审核。

但什么是设施审核，贵公司是否应该进行审核？

实施专家 Mike Sokulski 和 Tyler Syrowitz 周游世界，帮助公司将资产纳入 Hippo 的 CMMS。迈克已经完成了所有审计，包括航空母舰内的博物馆、小岛社区，甚至监狱。 Tyler 曾与加拿大和美国的客户合作，包括樱桃加工厂和将稻草变成纸和包装的设施。在这里，他们分享了他们对设施审计的见解以及公司如何为成功做好准备。

但首先，让我们看一下一般的审计。

什么是设施审核？

一般而言，审计是全面的审查，可帮助您建立现有的基线，包括资产、设备和库存以及流程和程序。这是一种捕获所有信息的方法，从您拥有的东西到您拥有的东西来照顾它。您还可以按执行者对审核进行分类。因此，有内部审计和外部审计。

这是一个一般定义。还有更具体的审计类型，每种类型都有自己的流程和目标。

什么是设施管理审核？

在这里，您将尽可能完整地列出您拥有的所有资产和设备，并确保包含有关其当前状况的信息。您还需要包含有关您已用于维护和维修的系统的信息。

目标是帮助维护或设施经理就实施哪些主动计划、何时维修或更换资产以及如何为这一切制定预算做出最佳决策。

设施管理审核可以包括：

• 暖通空调系统
• 照明
• 电气
• 水暖
• 机械
• 车辆
• 标牌

因为它着眼于您为维护设施而制定的计划和流程，所以审计还可以包括工具和 MRO 库存。

什么是设施安全审核？

在这里，您不是查看资产，而是查看您的健康和安全管理计划的有效性。在美国，这些审计的很大一部分涉及检查是否符合 OSHA 标准，这些标准范围很广，可能包括：

• 工作站人体工学
• 听力保护
• 灭火
• 物料搬运

在流程的最后阶段，来自整个组织的利益相关者可以共同制作审计报告，这在许多方面只是一个建议列表。在某些情况下，它可能就像添加额外的标牌或更换更好的防滑垫一样简单。在其他情况下，您可能会发现自己正在开发新的标准操作程序。例如，新的锁定/标记 SOP。

快速但重要的提示：在帮助组织建立 CMMS 数据库时，Hippo 会进行设施管理审计。 Hippo 不提供安全审核。

设施审核清单的作用是什么？

尽管清单中包含的内容可能取决于您的行业和设施，但清单的总体目标始终相同：确保您不会忘记任何事情。

当您进行设施管理审核时，您可以为每个区域创建新的清单。稍后，当您拥有所有资产和设备的主清单时，您可以创建额外的清单来帮助您收集所有相关文档。例如，对于生产线中的每台设备，您可以创建一个清单，以确保您拥有 O&M 手册、保修、相关维护和维修工单以及示意图和图像。

这是一般的审计。但是，Hippo 的审计具体是做什么的呢？

什么是 Hippo CMMS 设施审核？

Mike 解释说，审计是需要进入数据库的所有资产信息如何进入数据库的。一名实施专家到现场为设施的资产进行分类，包括机械、电气、管道和生产。一般分为三个阶段。

第一阶段：资产现场编目

首先，实施专家到达现场对资产进行分类。他们带着相机和平板电脑在设施周围走动，拍照，在数字平面图上绘制位置，并收集信息。 Mike 说他为每项资产收集了很多信息，包括“序列号、型号、它与哪个电气面板相连以防你需要关闭它，以及一些更大的资产，甚至是电机信息。”

每家公司都会根据自己的情况进行审计，但通常 Mike 或 Tyler 会在现场待两到三天。在极少数情况下，当看起来可能需要一个多星期的时间时，Hippo 会开始考虑同时发送两者。

一个新趋势是公司要求条形码。 “在我们进行审计时，我们将条形码附加到资产上......很多公司都喜欢它。他们喜欢有一个可以参考的数字，”迈克说。该公司的好处是，以后的技术人员可以使用移动设备扫描条形码标签以访问所有资产的信息。在迈克和泰勒的最后，条形码增加了一些额外的步骤。他们需要为重型标签找到合适的位置，然后将其与条形码一起添加到资产信息中。

第二阶段：异地建库

回到 Hippo 的办公室，迈克和泰勒开始整理一切。 “我们收集了所有这些信息，这些信息很多，基本上我们正在梳理这些信息并建立您的数据库，”迈克说。 Tyler 说，时间因数据库的大小而异，但 Hippo 通常估计需要四到六周才能加载所有内容。

第三阶段：预防性维护调度

一切都取决于已经制定了多少预防性维护计划。在某些情况下，公司只需要将他们的信息添加到 CMMS。在其他情况下，迈克和泰勒帮助公司制定时间表。 “我们尝试对设备进行一些研究，并提出行业标准的 PM。” Hippo 手头已经掌握了大量此类信息，但 Mike 和 Tyler 有时需要查找手册并直接联系设备制造商。

贵公司应该接受设施审核吗？

Mike 建议公司仔细考虑以下问题：

• 您是否有一份准确完整的所有资产清单？
• 您是否有员工可以将所有内容加载到数据库中，并且您能否负担得起将他们从常规任务中带走的费用？
• 您的资产是否紧密相连？或者，信息会来自不同的位置和来源吗？

迈克说，如果一家公司对上述任何一项的回答是否定的，它就应该认真考虑审计。或者，公司可以通过问自己一个问题来决定：您想要一个交钥匙解决方案吗？如果答案是肯定的，那么审计就是要走的路。

泰勒有一个不同的问题，公司可以问自己：你想提高效率吗？泰勒知道在审计方面经验是值得的。最近，他与一家公司合作，该公司认为它有数千项资产需要输入 CMMS。当泰勒到达现场时，他意识到这个数字实际上是数百个。该公司一直将每个部件都视为资产，而它通常只需要查看相互关联的部件组。 “想想你的笔记本电脑，”泰勒说。 “你可以有十个资产或一个资产。你会说它是一个屏幕加键盘加鼠标吗？实际上，对于维护来说，它是一个资产。”他建议，如果它中断并且您正在编写工单，那么您可以更具体地确定需要注意的部分。

泰勒在审计期间为该公司节省了时间和精力。他还使维护部门免于长期受挫。他的工作防止公司膨胀他们的数据库，使工作订单生成和预防性维护计划更加困难。 “让我们来这里需要花钱，但我们正在为他们省钱，”他解释道。

实施专家如何为设施审核做准备？

首先，迈克和泰勒联系了公司，因为他们需要了解公司的时间表以及维护部门在整个流程中的进度。然后，他们需要敲定后勤工作，例如设定到达和离开日期、审查安全要求以及确定谁将担任现场联络人。在一些设施中，Mike 和 Tyler 被安排短暂参观，并被要求观看安全视频，然后独自完成他们的工作。在其他情况下，维护部门的经理或成员始终与他们在一起。

为了帮助他们计划审计，实施专家要求：

• 易于阅读的数字平面图，通常为 PDF 或 CAD 格式
• 现有资产列表
• 当前的 PM 时间表
• 管道和仪表图 (P&ID)

如果一家公司需要条形码，Hippo 更愿意提前知道，这样标签就可以直接运送到现场。

公司应如何准备设施审核？

公司在审计前做的准备越多，它的运行就越好。拥有所有要求的文件，尤其是干净的数字平面图，可以更快地查找和编目资产。

除了好的地图之外，泰勒还鼓励公司提供好的指南。拥有熟悉该设施的公司人员有助于更好地访问数据库。具体来说，泰勒希望他的向导知道技术人员是否对任何资产有特殊名称。使用这些完全不同的名称，可确保技术人员和数据库使用相同的语言。

知识渊博的指南还确保准确性。尽管 Mike 和 Tyler 对许多不同行业的设施进行了审计，并且看到了各种资产，但他们有时会遇到一些新事物。 Tyler 审核了一个设施，里面装满了从意大利进口的高度专业化的樱桃分拣和包装机器，他的指导在帮助将正确的信息输入 CMMS 方面发挥了不可估量的作用。

Mike 还鼓励公司按重要性对资产进行排序，以便最重要的资产首先完成。如果在审计结束时有时间，他就可以进入第二个“好东西”列表。

设施审计有哪些好处？

Mike 说，一些公司对 Hippo 的 CMMS 如何使培训新员工更容易感到惊讶。新的技术人员不必被告知所有东西在哪里，而是可以访问信息丰富的数字平面图。他们无需进行常见的维修，而是可以查看资产的历史数据或遵循可定制的清单。

Tyler 将审计视为维护部门了解 Hippo 关心程度并传播对实施新设施管理软件的兴奋的机会。任何新项目都需要员工的一定程度的支持才能成功，而审计有助于引入技术并让每个人都参与进来。

后续步骤

Hippo 可帮助您获得最适合您的解决方案，包括回答您有关审计的问题并帮助您预订实时软件演示。

CEO总结

如果您的组织还没有准确的资产清单，设施审计是实施过程的重要组成部分。通过设施管理，审计人员收集有关您所有资产和设备的信息，以及现有的维护和维修计划。关注当前状况，目标是帮助维护或设施经理设置更好的主动维护和预测未来成本。通过设施安全审计，重点转移到安全上，审计人员系统地收集有关安全合规问题的数据。在决定是否要从 Hippo 聘请现场审计员时，您需要查看您当前的记录有多好，您的资产彼此之间的距离有多近，以及您是否有能力让技术人员收集并将所有内容打入新的数据库。最后，最好的决定方式是直接咨询您的 CMMS 提供商的实施团队。