铅笔鞭打解释：风险、影响和预防策略

铅笔鞭打 意味着  匆忙签署工作订单或其他尚未正确完成的任务。这可能会增加您的组织的设备故障、库存问题、安全隐患等风险。

一些受到铅笔鞭打的常见任务包括预防性维护 (PM)、库存检查、发货签收、安全检查和培训认证。

维护过程中发生铅笔鞭打的地方

这些是发生铅笔鞭打的常见维护活动，以及管理层应在这些区域减少铅笔鞭打的原因。

1。安全检查

安全检查特别容易受到铅笔鞭打的影响。这是因为它们是重复的并且频繁发生（通常每周甚至每天），因此技术人员可能会发现它们很乏味并渴望快速完成它们。当然，安全检查不当可能会造成重大危险。

2。预定检查

所有预定的检查都容易受到铅笔鞭的攻击。当员工定期使用设备且没有明显问题时，他们可能会认为设备会通过检查。这种假设可能会导致匆忙执行或跳过检查而走捷径。由于技术人员反复使用相同的设备，这些资产可能会持续数周或数月而没有真正接受适当的检查。

3。库存检查

仓库员工可能会发现库存表格很乏味、令人畏惧，或者两者兼而有之。无论是有意还是无意，团队成员的粗心行为都可能导致延误、影响预算并引发缺货。重复的错误计数可能会严重影响运营、客户满意度和 KPI，更不用说您公司的声誉了。

4。 Training Certifications

当经验丰富的新员工加入您的团队时，管理层是否要求他们接受他们已经知道如何执行的任务的培训认证？如果没有，你就是在破坏他们的训练。如果他们已经证明了自己的能力，这对管理者来说似乎是无害的，但合规评估员可能会不同意。绕过培训认证甚至可能会让您陷入法律麻烦。

警告标志和铅笔鞭示例

在维护部门，寻找以下模式：

• 检查速度异常。经验丰富的技术人员可能工作速度很快，但有些速度是不合理的。寻找在几分钟内完成的冗长清单。
• 相同的完成时间。一名技术人员是否完成了具有相同时间戳的四份工单？这表明有些事情不对劲。
• Skipped fields and checklist items.维护清单上的空白表明技术人员忽略了必要的步骤。
• 复制粘贴评论。当您在每个清单字段或多个清单中看到相同的注释时，这表明有人仓促检查或完全跳过了检查。
• 检查的资产反复出现问题。假设一项资产不断发生故障，但所有安全检查和检查似乎都是积极的。仔细检查工单以发现不准确之处。

为什么铅笔鞭打是一个问题？

Pencil whipping may seem harmless.但如果这种做法变得司空见惯，它就会像滚雪球一样越滚越大，给您的组织带来严重的问题。例如，检查不充分可能会导致意外且昂贵的维修、错过最后期限、低质量的产品和愤怒的客户。在最坏的情况下，鞭打铅笔甚至可能导致灾难性的设备故障，从而危及员工的安全。

如果不加以控制，铅笔鞭还会导致与监管合规性、终止雇佣关系、昂贵的罚款，甚至法律麻烦相关的问题。雇主可以对其​​行为导致严重伤害的雇员进行刑事起诉。受影响的第三方也可能寻求法律赔偿。这就是为什么检测和消除铅笔鞭打现象至关重要。

铅笔鞭打的原因是什么？

鞭打铅笔的原因有多种——通常，工人的懒惰不是其中之一。请继续阅读，了解鞭打铅笔的主要原因。

过度劳累的员工

当太少的员工被分配太多的任务时，他们通常会根据他们认为最重要的事情来确定优先顺序。这可能会导致他们认为低优先级或低风险的工作被铅笔鞭打。 工作订单软件是简化工作流程和自动化记录保存的绝佳方式，可以让您的员工腾出更多时间来完成所有计划的维护任务。

管理无效

参与预防性维护工作的技术人员和其他工人应该知道他们为什么要完成分配给他们的任务——并传达这一点是维护经理的责任。工作订单软件允许创建可自定义的模板，准确描述如何以及为何完成特定工作，帮助您的员工随时了解最新的优先事项变化，同时确保每个人都遵循通用标准。

指标改进的压力

员工可能会感到压力，需要达到他们认为无法实现的绩效指标或关键绩效指标 (KPI)，有时会导致用铅笔写下工单。借助工作订单软件，您的公司可以自动审核和分析所有维护活动，帮助您识别潜在的改进领域，并为您的维护团队设定切合实际且可实现的目标。

工作文化问题

不管是什么原因，如果用铅笔鞭打你的公司是一种常见的做法，它就会迅速蔓延，导致故障、生产力下降和金钱浪费。这就是为什么必须制定流程以确保您的员工拥有所需的工具来轻松完成和记录所有预防性维护工作。借助工作订单软件，员工可以快速提交电子签名、填写可定制的表格、跟踪其维护任务等等。

如何避免组织中的铅笔鞭子

防止铅笔鞭的最佳方法是鼓励所有员工的责任感、透明度和反馈。

当员工确切地知道对他们的期望是什么，拥有完成任务所需的资源，并拥有与管理层轻松沟通的工具时，他们的工作效率就会更高，感觉更有价值，并且不太可能采取铅笔鞭打的方式。

重新评估或删除配额

想象一下，您正试图通过奖金或加薪来完成工作订单的配额。你会花时间彻底完成每一项任务吗？或者你会有点匆忙——尤其是在一天结束时、一周结束时或接近配额截止时间时？

不切实际的配额可能会导致您的员工匆忙完成任务。有些人可能会故意跳过步骤以节省时间，而另一些人可能会无意中这样做。不幸的是，当涉及到安全和正常运行时间时，他们为什么跳过步骤并不重要。对于您的资产、设施、员工和第三方来说，后果是相同的。

向员工询问铅笔鞭

授权您的员工举报铅笔鞭打行为。您可以召开全体会议，创建匿名提示系统，或者与员工进行一对一交谈。您的工作场所文化将决定最佳方法。

对任何被发现用铅笔鞭打的员工要直接但要理解。给他们纠正行为和改进的机会。这向您的团队表明，只要您承担责任，犯错误是可以接受的。

进行随机检查

为了防止或尽早发现铅笔鞭打现象，请对设备和资产进行随机检查。调出最近的检查清单并将其与您的现场检查进行比较。最好的情况是，一切都匹配，并且您的设备是安全的。最坏的情况是，你发现了一些可以防止严重故障的东西。

相信您的 CMMS 软件

检查表可能会显示彻底的检查，但是当实时数据标记出潜在的故障时，您就知道有些地方不对劲。

强大的工作订单软件包含在 eMaint 等计算机化维护管理系统 (CMMS) 中，使管理您的维护团队变得轻而易举。通过从任何智能设备实时组织和访问所有信息，管理人员可以快速识别并解决当前维护实践中的潜在缺陷。

铅笔鞭打现象悄然出现，但您可以使用正确的 CMMS 软件来预防

借助工单软件对抗铅笔鞭将帮助您的组织快速、正确地执行关键的维护任务，从而最大限度地提高维护团队的生产力和效率。

此外，借助 eMaint CMMS 软件强大的报告功能，您可以放心，因为您拥有符合任何相关标准的准确、最新的记录。这是因为使用工单软件，每项活动都以电子方式记录并加盖时间戳，以便在审核时轻松检索。

通过增加资产正常运行时间、减少计划外停机时间、最大限度地减少维护费用以及自动化记录保存，工作订单软件可以快速收回成本。

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