如何确定和编写维护策略

政策这个词经常被误用和误解，是一个通用术语。然而，它在业务管理和维护治理中的应用和有效性是毫无疑问的。请继续阅读以了解什么是维护政策，以及它如何适用于和支持高效且有效的维护策略。

什么是维护政策？

维护政策是由高级管理层制作、拥有和管理的文件。在业务治理的层次结构中，所有政策都源自并低于公司的愿景、使命和价值观。

作为意图的事实陈述，维护政策是一份正式文件。它确定了高层管理人员对维护部门的期望。维护政策的内容必须支持并实现使命、价值观和业务目标。

您会发现政策与战略之间存在混淆，所以让我们澄清一下。维护策略低于业务策略 – 但高于维护部门策略 和战略维护计划。

为什么需要维护策略？

维护策略为维护策略的制定设定了界限。将其视为维护部门的使命和价值观。通过设定明确、客观和可量化的维护预期，该政策将维护部门的行动集中在必要和期望的结果上，例如使业务流程具有成本效益、降低维护成本、减少计划外停机和故障等。

编写维护策略的过程需要进行大量分析。它强制决定风险分析、合规的预期程度、维护成本和支出承诺以及劳动力安全的程度 .这样的过程结合了高级管理人员和维护人员之间的思考、达成共识和协作。

这也是所有者或高级团队的明确、可审计的承诺。当维护工程师或其他维护专家编写维护策略时，他们的文档必须传达维护策略要求的意图和承诺。基本上，他们被政策追究。

谁编写维护政策文件？

编写维护策略文档的行为不如制定它的人重要。

至少，您可以期望人力资源总监、运营总监和工程总监在场。这个高级团队应该根据他们对他们部门的影响来制定所有政策。团队通常由 CEO 或董事总经理领导。

写作通常会传递给工程经理或维护经理。提交给高级管理团队进行审查和挑战，待一切完善并达成一致后，CEO 和维护部门负责人将在文件上签字。

角色之间的确切职责分工将取决于您的组织和维护部门的规模。

什么定义了良好的维护策略？

解释一个好的维护策略是什么样子的最简单的方法是查看其所需的特征。我们确定了其中的六个。

1.与公司价值观的一致性

如果公司价值观说到所有员工每天下班后安全回家的权利，那么不强调维护部门的健康和安全期望就是疏忽。

在重视可持续性和环境问题的地方，对废物处理的高水平期望是合适的，从而推动维护经理更加环保。

失去员工支持的最好方法就是言行不一致。

2.适合目的

根据公司规模和活动设计您的政策，并牢记适当的维护。一个六人维护组织可能有 4 或 5 个一页的政策，涵盖人力资源、运营、健康与安全以及财务。大型多站点制造商的政策将有一套全面的文件。

制定政策以支持明确的指导、良好的决策，并宣传贵公司在维护方面的位置。编写它们以告知并包含现实的指导方针。

3.清晰度

维护政策必须阐明维护的作用和目标，以及它如何支持公司愿景。它应该设定明确的界限，维修部门不得超过该界限。它还将明确阐明更广泛的组织对维护部门的义务和支持。

4.通过外部参与形成

CEO 编写政策文件作为监管员工的方式的日子已经一去不复返了。与将受到影响的人讨论政策，并考虑他们的意见和担忧。 一个不切实际的策略将被忽略，不知道为什么要写它 .

5.可访问性和适用性

政策不是枯燥的、尘土飞扬的文件，每两年写一次以取悦审计师。它们的存在是为了通知和指导日常决策。所有人员都应该能够访问和阅读公司的任何政策文件。

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Limble CMMS 用户可以选择创建数字资产并将新编写/更新的维护策略附加到它。这样，任何拥有 Limble 用户帐户的员工都可以在任何 PC 或移动设备上快速访问文档。为什么这很重要？因为很难找到的文档只会停止使用。

公司规模、战略或实践将在其整个生命周期中发生变化。维护政策应定期更新，以确保适用于当前操作。这样，它类似于标准操作程序。

6.承诺声明

该政策必须得到 CEO 和部门负责人的签署和支持，表明责任人的正式承诺。随着个人角色的变化，新任职者应审查和签署文件。

典型的维护政策包含哪些内容？

您阅读的每项维护政策都会有所不同，但好的政策应解决以下方面的问题：

1.简介

简介是为没有维护知识的人提供的一般、简短、高级的概述。它讨论了维护是什么、为什么要维护以及它给组织带来的好处。

它应该解释维护如何帮助公司实现其愿景、使命和目的，解决适当的维护、预防性维护和所有其他维护活动。

2.政策目的

目的解释了编写文档背后的意图。也许您希望为员工和机器操作员提供一个安全健康的环境。您可能希望最大限度地延长设备正常运行时间，以确保有效和高效地使用资产。也许组件或服务质量是您所做工作不可或缺的一部分，并且您希望保持卓越的产品。

有效的库存管理可能是您关注的一部分，或者可能是减少返工。如果您使用的设备是资本密集型的​​，您可能希望尽可能降低总运营成本。

本段应阐明规定这些维护期望的原因。

3.意向声明

这部分政策是公司的承诺。它应该以明确的陈述开始。这里没有更多的高级蓬松语言。这个政策要做什么？示例包括：

• 我们的维护政策将……
• 这项政策将确保……
• 公司的维护方法是……

在此声明之后，将有一个以行动词开头的承诺项目符号列表：维护、实施、确保、预防、协助、促进、提供 .这句话不能有歧义，不能有曲解的余地。

4.维护政策和程序的范围

本段描述了实施和维护综合维护管理过程的第一级。它概述了与贵公司维护相关的活动的规划和发展，至少应包括：

• 制定维护策略
• 分配维护标准
• 编写战略维护计划
• 制定和编写维护程序

5.政策要求

需求章节是维护政策文件的核心，更具战术性而非战略性。在这里，你写下简短的段落，解释公司或部门处理重要问题的方法。基本上，您可以通过规定所需的维护任务来概述所需的维护工作范围。常见的话题有：

• 有关 EHS 法规、质量保证、风险管理和财务管理的义务。
• 准备解决计划内和计划外维护的维护策略。
• 编写并定期审查解决公司短期、中期和长期维护需求的战略管理计划 (SMP)。
• 制定预算，以确保达到规定的维护标准。
• 利用原始设备制造商 (OEM) 数据、在役经验和历史数据开发维护管理系统。
• 根据行业标准实施、监控和持续审查维护绩效。
• 建立维护数据的捕获、安全保留和利用流程，以满足公司和监管报告要求。
• 采购维护承包商和维护服务。

政策要求段落是对需要公司或部门遵守的问题的广泛而深入的解释。其他部门参与此阶段的开发是有利的，值得推荐。

6.职责分配

虽然简短，但您可以在此处确定受此政策影响或对此政策负责的角色。谁将为此承担责任？必须进行哪些协商，与谁协商？谁会被告知其内容？

为避免不断更新此部分，请使用角色而不是名称。解决维护要求并概述维护团队的职责。

7.相关文件

列出以某种方式影响维护策略的所有文档。这些可能是外部立法或其他内部政策。

包括由于此政策而存在的内部文件。示例包括维护策略文档、战略管理计划、维护管理系统和维护标准。

在文档层次结构中仅向下一层：您不需要 列出低于标准的所有程序、指导说明或安全工作实践。

不知道从哪里开始？查看一些维护策略示例

以下是公共领域中针对不同行业的维护政策文件和指南的一些链接。这些示例不一定包含所有推荐的组件；尽管如此，它们足以作为实际示例。

请记住，拿走这些并逐字复制它们对您没有帮助。您的维护政策必须反映您的公司价值观、您所在的行业、技术水平和二手设备 .

相反，请使用这些示例来关注所包含内容的格式和类型：

• 医疗设备维护政策 #1
• 医疗设备维护政策 #2
• 信息安全系统维护政策
• 建筑维护政策

自上而下的维护方法

强有力的维护政策是组织优化维护支出、延长设备正常运行时间以及使维护策略和程序与公司使命和价值观保持一致的第一步。

通过设定客观和可量化的维护预期，维护政策将工程和维护部门的重点放在交付维护政策要求的意图和承诺上。如果起草和传达正确，预计将最大限度地减少生产损失和故障，提高产品质量，并优化维护设备、备件和人员。

一个连贯的、可审计的自上而下的维护管理方法始于清晰易懂的维护政策，该政策与贵公司的目标一致并得到高级管理层的支持。