建立更好的出口控制系统的5种方法

为您的组织建立有效的出口管制系统需要不同政府机构及其相邻实体之间的伙伴关系和合作。由于需要考虑众多法规和定义，因此拥有一个有组织的合规系统来解决所有法规细节非常重要。尽管有很多关于该主题的指南和提示，但请记住，每个组织都有责任建立自己的计划。阅读以下建议，了解入门提示。

出口管制制度的定义

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美国商务部通过工业和安全局 (BIS) 要求所有公司维持出口管理和合规计划 (EMCP)，以规范跨境商品、软件和技术的转移。 BIS发布的指南由以下9个部分组成：

• 管理层承诺
• 风险评估
• 书面 EMCP
• 合规培训
• 从摇篮到坟墓出口合规安全与筛选
• 记录保存
• 审核/评估
• 报告和上报
• 纠正措施

创建此文档是为了帮助公司建立自己的内部合规计划，这些计划是其业务计划和行动所独有的。

以下五种重要方法可确保您的出口管制系统在创建时考虑到最佳实践，以适应未来的要求：

1。明确角色和职责

围绕现有业务流程构建出口控制系统很重要；有效地做到这一点的最佳方法是从您的执行团队和员工开始。为了确保关键的管理承诺，任命一名高级出口官员来监督合规计划并确保所有组件都得到遵守。在从事出口管制工作的人员之间建立明确的角色，以阐明如何管理和维护该计划也很重要。借助您组织中最重要的利益相关者之间新发现的透明度，您现在可以专注于执行计划的必要细节。

2。识别和控制技术数据

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拥有贵公司使用的所有应用程序、服务器、云软件和文件存储服务的完整列表是确定应控制哪些技术数据的重要第一步。有两组法规定义了技术数据的出口管制：出口管理条例 (EAR) 和国际武器贸易条例 (ITAR)。根据您产品的出口管制分类号 (ECCN)，必须控制的技术数据类型在每种情况下都是唯一的。因此，彻底审查与产品相关的任何相关数据，例如设计、生产、运营和维护，就显得尤为重要。

在您的出口控制系统中，还必须设置适当的安全验证以限制对受控技术数据的访问。这些通常最好组织为技术控制计划 (TCP)，该计划全面概述了用于管理数据访问的数字和物理控制方法。在出口合规方面，数据通常会被忽视，但它与设备、包装和其他硬件一样重要。

3。建立网站访问控制和标签

您应该正确标记您的受控物品，包括技术数据、带有敏感信息的外部存储设备以及所有相关设备、零件和存储容器。如果有外部合作伙伴参与操作，则可能需要在项目和您的设施内附加标志和标签。对于设备标签，请使用永久性 UID 标签、持久耐用的解决方案，旨在满足国防部规定的需求。您的站点安全计划应根据存在的受控物品为需要保护的区域提供全面的访问控制。员工的任何物品或数据的旅行或运输也必须受到严格控制。

4。明确您的出口文件和记录保存

我们已经介绍了数据和设备，但文件控制也是建立强大的出口合规系统的重要方面。由于要跟踪的表格、程序和记录如此之多，因此最好查看 EMCP 指南中维护的文档信息。

出口法规很复杂，涉及不断变化的法规和您的团队必须了解的许多重要术语。培训齐头并进，因此，除了简单的培训记录之外，还有许多机会可以加强角色和责任，同时将出口合规系统放在首位。

5。从一开始就保持强大的审计流程

为外部监督和审计做准备的最佳方式是创建强大的内部审计，作为合规控制计划的一部分。通过安排合理频繁地审查您的系统、文档和程序，您可以确保及时纠正任何问题。您的出口控制系统是您保护货物、财产和内部信息的主要手段。

合规的出口管制系统的基础是适当的标签。在此处了解有关 Camcode 专业 UID 标签注册和安装服务的更多信息。