转向电子发票的三个理由
随着供应链流程变得更加自动化，许多组织都有将订单到现金周期数字化的愿景。该流程通常分为三个数字化步骤：采购、收货、入库发票和付款。
许多公司已经开始了这一旅程，但在完成它的努力中却停滞不前。相互竞争的三方成员很难带来组织变革。有三到四名高级副总裁或 C 级高管参与该计划的情况并不少见。
停滞不前的数字化努力往往源于相互冲突的优先事项。一家公司可能更重视收入增长，而不是优化现金流或降低总体费用。但是对于那些追求最后两个目标的人来说，电子发票可以带来巨大的好处。
收到纸质发票是有问题的。它通常以多种格式到达，例如通过电子邮件发送的 PDF 文件、传真或邮寄的纸张。将信息输入到企业资源规划 (ERP) 系统中的行为可能成本高昂、耗时且容易出错。相比之下，通过 EDI 或 XML 将数据从数字发票传输到 ERP 中无需人工交互，避免输入错误，并加快发票审批和付款。
入库发票数字化后还有其他三个重要好处：
能够利用供应商折扣。 利用供应商折扣的公司可以加速现金流并减少运营费用。但许多人无法做到这一点，因为将发票输入 ERP 并随后获得批准的过程占用了太多时间。将入库发票数字化可加快输入过程并清理不良数据。这项工作消除了 ERP 拒绝发票的可能性，因为发票缺乏唯一的识别号，并且无法在特定时间范围内处理。
发票匹配自动化。 一旦数据被数字化，大多数 ERP 系统都能够自动进行双向或三向匹配。但是那些拥有多个系统的人通常无法在内部系统之间自动交换数据。尚未投资 ERP 且仍在使用会计软件的公司将难以实现匹配流程的数字化。
好消息是，使用云集成公司的数字化订单到现金流程可以在云中提供自动化的双向或三向匹配，而无需依赖 ERP 来实现该功能。双向匹配可以将发票与采购订单进行比较，而三向匹配则添加收货。任何数量或产品的差异都可以在付款前快速识别和突出显示。因此，公司不会为“无效”发票付款。
减少人工费用。 除了将发票输入 ERP 或会计系统的费用外，还有与寻求发票批准和付款状态的供应商相关的隐藏成本。通过支付一张发票而接到供应商的多个电话的情况并不少见。如果流程数字化，则可以更轻松地生成显示发票状态和付款日期的供应商特定仪表板。此类数字仪表板消除了与供应商通过通常对他们隐藏的流程进行沟通的隐藏成本。
将入库发票流程数字化提供了许多潜在的好处，其中一些是显而易见的，而另一些则没有得到充分理解。如果减少开支、优化现金流和改进订单到现金流程对您的业务很重要，请研究将入库发票数字化。
Steve Scala 是 DiCentral 的企业发展执行副总裁，DiCentral 是一家全球企业对企业集成 (B2Bi) 托管服务提供商。
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