如何简化采购流程，从寻找供应商到付款

采购过程由共生的活动部分组成。当组件无法有效通信时，供应链就会中断，从而导致代价高昂的错误、时间损失和机会错失。

高层管理人员面临着自上而下简化这一流程的艰巨任务，并且必须实施对采购商和供应商都有利的政策和流程。这两种职能之间存在的二分法会使谈判变得乏味，并且难以找到共同点。

这在审查供应商在合同、差异和付款方面的合规性时尤其明显，强调了建立共同目标以降低采购成本和促进增长的重要性。简化此流程的挑战需要问一个问题：即使有勤奋的领导和制定适当的政策，采购流程能否简化？

分手很难

没有人希望因政策变化和战略计划的实施而失去供应商。相反，没有一家公司愿意在诸如核对发票、解决差异和执行特殊处理以按时付款等琐碎任务上浪费时间和金钱。然而，简化采购流程说起来容易做起来难，必须全力以赴才能使其发挥作用。

精简的障碍始于缺乏一致性和偏离标准操作程序。例如，可能占所有发票的 10% 的 Jane Vendor 拒绝遵守标准合同、发票和付款流程，并且不喜欢冗长的信用条款。因此，在核对来自 Jane 的非合同发票时几乎没有折扣或零折扣时会涉及额外的劳动力。这导致内部流程缺乏结构，并允许由于采购、采购和付款流程中的多个接触点而导致人为错误。

在另一个示例中，负责所有发票 8% 的 Jack Vendor 已同意遵守公司范围内的标准化合同和付款条款，并已加入电子发票渠道以发送附在采购文件中的发票。此外，杰克签署了无购买订单无付款政策，从而消除了错误付款。对于不想精简的供应商，风险收益分析可以帮助决定是续签还是终止合同。每个合同都有一个结束日期；如果可以从其他供应商处获得更好的定价条款，则可能是时候切断联系并继续签订符合所需供应商概况的新合同。

一些供应商是不可替代的，并且具有很强的议价能力，这已经不是什么秘密了。精简流程从识别这些供应商和谈判合同利益开始。不可替代性可能是由于数量、供需或长期关系，但底线是这些供应商对持续运营至关重要，必须非常谨慎地处理合同谈判。理想情况下，他们将获得有利的付款条件和明确规定期望的合同。

眼见为实

在非结构化的采购过程中，沟通困难、及时且成本高昂。合同可能存在也可能不存在，并且可以作为打印副本存储在数英里之外的文件柜中。精简的一个主要目标是具有实时透明度。采购订单匹配、电子发票和错误发票的自动拒绝是允许供应商和采购商完全同步的工具。预先确定的批准允许在没有下游审查和授权的情况下处理发票。在简化的流程中，采购商和供应商可以轻松监控绩效。如果未达到预期，高层管理人员可以获得可衡量的数据，以便进行战略干预。

与任何关系一样，采购是流动的，通过沟通解决问题是关键。领导层必须监督静态和动态折扣实践，尽可能多地获得收益以获得最佳回报。如果这种关系与大量供应商存在，则对组织的好处是持续且可靠的。对于喜欢打野的人来说，动态折扣可能是一个选择。

不去爱的种种？当供应商和采购商发现付款是互利的时，就会有行动和兴奋。在具有最大可见性的简化流程中，由于能够轻松选择将最大化回报的目标供应商，同时淘汰那些不保证妥协的供应商，因此可以从动态折扣中受益。

坦率地说，全员参与计划中最困难的部分是全员参与。入职供应商和全面标准化付款条件是熟练的上层管理人员的任务。这是一项由领导力推动的举措，必须以最大的努力来处理。与任何组织变革项目一样，有一个过程：

• 确定对组织成功至关重要的大批量供应商。 进行支出分析以识别付款和发票处理中存在的任何差距。与现有供应商保持关系的决定取决于对组织的利益。如果在条款、可靠性和透明度方面没有看到这种好处，那么可能是时候寻找一家不仅可以取代合同而且还允许合并的供应商。
• 转向电子发票和供应商。 如果规模较小、频率较低的供应商不愿意或无法参与，请务必制定政策来帮助他们。继续使用临时供应商的决定必须取决于他们的整体价值。
• 制定采购计划以减少业务流程和合同编写的变化。 每笔付款都应与每个采购交易的合法采购订单相关联。来自已入职供应商的完善合同是黄金，可减少不必要的审批流程。
• 带来折扣机会。 建立统一条款允许提前付款，从而产生静态和动态折扣的前景。
• 转向“无采购订单，无报酬”政策。 如果它没有被请求或收到，它就不会被支付。这再次从认真的合同建立开始，并允许将采购文件附加到该合同中。条款清晰可见。
• 建立容忍限度和自动拒绝标准。 分析将揭示趋势并确认数据有用。没有在时间和准确性方面进行削减的供应商很容易在简化的流程中被挑选出来。
• 对与采购订单不匹配的发票实施审批流程。 即使有严格的政策和流程，也不能保证完美。做好准备。

完成上述步骤是一项由领导力驱动的计划，其目标只有一个：获得报酬。 支付流程的开发是向简化流程迈进的最后一步。手动削减支票会给错误留下空间，增加成本并延长付款流程。电子支付方式比比皆是，如果不使用，将退税。

每个组织都必须选择与其内部流程相辅相成的支付流程。电子支付是标准的，但有很多变化。如果使用得当，它们有助于减少未清偿的支票，从而减少无人认领的财产。第三方主机因其承担责任和更新银行信息的可靠性而受到欢迎；然而，虚拟卡处理的使用正在成为具有回扣潜力的最用户友好的选项。预设付款金额和到期日期的附加安全性与完美匹配的采购订单完美搭配。

从此幸福快乐

根据定义，精简是更改项目以使其更简单或更高效的行为。在采购中，精简包括复杂的基于领导的举措，这些举措必须在整个组织中是可衡量和透明的。对这些流程的审计可能成本高昂，但对于确保增值采购流程达到预期结果是必要的。应分配所有权以评估各个流程，并由高层管理人员在预先确定的一致基础上对这些所有者进行适当监督。

与审核内部流程同样重要的是持续监控供应商对协商合同条款的遵守情况。这些合同是采购关系的基础，必须承认未能满足所有可交付成果的预期，以确保实现战略目标。

采购是一个必须受到监控的流动过程。 2021 年，由于全球大流行，供应供应受到前所未有的影响。短缺会导致更多的短缺。这种涓滴效应会影响制造商、分销商和消费者。在这个竞争激烈的时代，容错率为零。

简化供应链流程是在降低运营成本的同时最大限度地增加收入的途径。最后，以身作则的领导和细致的监督都是必不可少的，并且必须持续进行。

Megha Gupta 是首席系统分析师，曾与甲骨文、IBM、亚马逊和星巴克等公司合作。

采购过程由共生的活动部分组成。当组件无法有效通信时，供应链就会中断，从而导致代价高昂的错误、时间损失和机会错失。

高层管理人员面临着自上而下简化这一流程的艰巨任务，并且必须实施对采购商和供应商都有利的政策和流程。这两种职能之间存在的二分法会使谈判变得乏味，并且难以找到共同点。

这在审查供应商在合同、差异和付款方面的合规性时尤其明显，强调了建立共同目标以降低采购成本和促进增长的重要性。简化此流程的挑战需要问一个问题：即使有勤奋的领导和制定适当的政策，采购流程能否简化？

分手很难

没有人希望因政策变化和战略计划的实施而失去供应商。相反，没有一家公司愿意在诸如核对发票、解决差异和执行特殊处理以按时付款等琐碎任务上浪费时间和金钱。然而，简化采购流程说起来容易做起来难，必须全力以赴才能使其发挥作用。

精简的障碍始于缺乏一致性和偏离标准操作程序。例如，可能占所有发票的 10% 的 Jane Vendor 拒绝遵守标准合同、发票和付款流程，并且不喜欢冗长的信用条款。因此，在核对来自 Jane 的非合同发票时几乎没有折扣或零折扣时会涉及额外的劳动力。这导致内部流程缺乏结构，并允许由于采购、采购和付款流程中的多个接触点而导致人为错误。

在另一个示例中，负责所有发票 8% 的 Jack Vendor 已同意遵守公司范围内的标准化合同和付款条款，并已加入电子发票渠道以发送附在采购文件中的发票。此外，杰克签署了无购买订单无付款政策，从而消除了错误付款。对于不想精简的供应商，风险收益分析可以帮助决定是续签还是终止合同。每个合同都有一个结束日期；如果可以从其他供应商处获得更好的定价条款，则可能是时候切断联系并继续签订符合所需供应商概况的新合同。

一些供应商是不可替代的，并且具有很强的议价能力，这已经不是什么秘密了。精简流程从识别这些供应商和谈判合同利益开始。不可替代性可能是由于数量、供需或长期关系，但底线是这些供应商对持续运营至关重要，必须非常谨慎地处理合同谈判。理想情况下，他们将获得有利的付款条件和明确规定期望的合同。

眼见为实

在非结构化的采购过程中，沟通困难、及时且成本高昂。合同可能存在也可能不存在，并且可以作为打印副本存储在数英里之外的文件柜中。精简的一个主要目标是具有实时透明度。采购订单匹配、电子发票和错误发票的自动拒绝是允许供应商和采购商完全同步的工具。预先确定的批准允许在没有下游审查和授权的情况下处理发票。在简化的流程中，采购商和供应商可以轻松监控绩效。如果未达到预期，高层管理人员可以获得可衡量的数据，以便进行战略干预。

与任何关系一样，采购是流动的，通过沟通解决问题是关键。领导层必须监督静态和动态折扣实践，尽可能多地获得收益以获得最佳回报。如果这种关系与大量供应商存在，则对组织的好处是持续且可靠的。对于喜欢打野的人来说，动态折扣可能是一个选择。

不去爱的种种？当供应商和采购商发现付款是互利的时，就会有行动和兴奋。在具有最大可见性的简化流程中，由于能够轻松选择将最大化回报的目标供应商，同时淘汰那些不保证妥协的供应商，因此可以从动态折扣中受益。

坦率地说，全员参与计划中最困难的部分是全员参与。入职供应商和全面标准化付款条件是熟练的上层管理人员的任务。这是一项由领导力推动的举措，必须以最大的努力来处理。与任何组织变革项目一样，有一个过程：

• 确定对组织成功至关重要的大批量供应商。 进行支出分析以识别付款和发票处理中存在的任何差距。与现有供应商保持关系的决定取决于对组织的利益。如果在条款、可靠性和透明度方面没有看到这种好处，那么可能是时候寻找一家不仅可以取代合同而且还允许合并的供应商。
• 转向电子发票和供应商。 如果规模较小、频率较低的供应商不愿意或无法参与，请务必制定政策来帮助他们。继续使用临时供应商的决定必须取决于他们的整体价值。
• 制定采购计划以减少业务流程和合同编写的变化。 每笔付款都应与每个采购交易的合法采购订单相关联。来自已入职供应商的完善合同是黄金，可减少不必要的审批流程。
• 带来折扣机会。 建立统一条款允许提前付款，从而产生静态和动态折扣的前景。
• 转向“无采购订单，无报酬”政策。 如果它没有被请求或收到，它就不会被支付。这再次从认真的合同建立开始，并允许将采购文件附加到该合同中。条款清晰可见。
• 建立容忍限度和自动拒绝标准。 分析将揭示趋势并确认数据有用。没有在时间和准确性方面进行削减的供应商很容易在简化的流程中被挑选出来。
• 对与采购订单不匹配的发票实施审批流程。 即使有严格的政策和流程，也不能保证完美。做好准备。

完成上述步骤是一项由领导力驱动的计划，其目标只有一个：获得报酬。 支付流程的开发是向简化流程迈进的最后一步。手动削减支票会给错误留下空间，增加成本并延长付款流程。电子支付方式比比皆是，如果不使用，将退税。

每个组织都必须选择与其内部流程相辅相成的支付流程。电子支付是标准的，但有很多变化。如果使用得当，它们有助于减少未清偿的支票，从而减少无人认领的财产。第三方主机因其承担责任和更新银行信息的可靠性而受到欢迎；然而，虚拟卡处理的使用正在成为具有回扣潜力的最用户友好的选项。预设付款金额和到期日期的附加安全性与完美匹配的采购订单完美搭配。

从此幸福快乐

根据定义，精简是更改项目以使其更简单或更高效的行为。在采购中，精简包括复杂的基于领导的举措，这些举措必须在整个组织中是可衡量和透明的。对这些流程的审计可能成本高昂，但对于确保增值采购流程达到预期结果是必要的。应分配所有权以评估各个流程，并由高层管理人员在预先确定的一致基础上对这些所有者进行适当监督。

与审核内部流程同样重要的是持续监控供应商对协商合同条款的遵守情况。这些合同是采购关系的基础，必须承认未能满足所有可交付成果的预期，以确保实现战略目标。

采购是一个必须受到监控的流动过程。 2021 年，由于全球大流行，供应供应受到前所未有的影响。短缺会导致更多的短缺。这种涓滴效应会影响制造商、分销商和消费者。在这个竞争激烈的时代，容错率为零。

简化供应链流程是在降低运营成本的同时最大限度地增加收入的途径。最后，以身作则的领导和细致的监督都是必不可少的，并且必须持续进行。

Megha Gupta 是首席系统分析师，曾与甲骨文、IBM、亚马逊和星巴克等公司合作。