机器人流程自动化革新采购：大幅提升效率与准确性

人类对自动化的着迷由来已久，可追溯至黑暗时代。人类历史上迈向自动化的第一大步是轮子的发明，它以此前不可想象的方式改变了运输。快进至今，运营、制造、金融和营销领域的自动化已实现生产力的显著跃升。那么技术将向何处去？机器人流程自动化（RPA）给出了答案。

RPA：打通供应链系统的关键

现代组织的供应链由执行专门功能的专用软件应用组合构成。确保它们顺畅交互是常见痛点。RPA可助力企业在企业资源规划（ERP）、运输管理、仓储管理、计划、采购和产品管理等关键应用间实现无接触协作。

采购用户与这些系统频繁交互，引用外部数据点以就产品数量、价格和位置做出明智决策。采购团队常投入大量时间收集分析数据，直接影响流程周期。Gartner 2019年采购、采购和供应商管理调查显示，技术采购关键议题包括直接（即时）成本节约、业务成果影响、有效谈判、成本规避和处理时长。RPA可在所有这些领域显著化解采购挑战。

Gartner 2020年IT成本优化报告指出，引入或增强自动化可助组织在持续IT服务项目成本上实现10%-15%的净节约。组织可保留现有IT架构，同时通过RPA获得生产力提升。该技术能通过优化产品策略，维持现有数字产品的投资回报率改善。

通过RPA进行库存对账，可助跨国公司将对账周期缩短70%以上。例如，某全球大型物流公司实施RPA实现运营转型，达成供应链卓越。

RPA通过推动供应链职能快速数字化转型，证明是生产力提升最关键的工具之一。据Fortune Business Insights预测，全球RPA市场规模将大幅增长，2027年达61亿美元。在现代组织供应链中，RPA可通过转型采购职能大部分流程挖掘隐性价值。以下是组织可立即获益的关键领域。

RPA在采购中的六大核心应用场景

自主支出分析

支出收集与品类分析是RPA大显身手的关键领域，可自动从多源汇聚数据。组织层面，RPA能从ERP应用及手工文件（PDF、Excel表格）生成详细报表。RPA还能整合企业自研的本地采购执行工具。凭借支出数据自动收集，“机器人”还可基于既定策略实现详细的自动支出机会评估。

市场分析与优化现货采购

机器人可轻松从多个网站和文档采集信息，这些数据由第三方提供商按月或周更新。市场分析仪表盘可直接利用采集信息，无需更新或核查源数据。采购经理甚至可用机器人下达现货采购订单，基于市场调研识别最优卖家和价格。RPA能大幅减少搜索互联网及其他来源的工作量。

自动基准化与无接触绩效监控

RPA可自动采集数据填充关键绩效指标（KPI）仪表盘，支持企业无人工干预开展基准化练习。还能自动从多个应用（含电子邮件）采集数据。若用户欲通过邮件提供数据，RPA可整合邮件输入至KPI仪表盘，改善采购体验和利益相关者满意度。

采购申请（PR）与采购订单（PO）管理及供应商识别

机器人可从PR收集数据并搜索产品目录。若物料缺货，机器人可在网上搜索供应商并推荐潜在供应商匹配。RPA甚至可主动发起对话，通过邮件或短信向多家供应商询价查询产品可用性。机器人可管理产品识别、市场调研和供应商关系管理全流程，为采购经理释放大量时间。除ERP常规PR/PO启动通知报外，RPA还可按品类或产品层级创建定制报表。

供应商自动入库与供应商主数据创建

供应商准入和主数据创建在许多组织中是耗时的人工任务。有了RPA机器人，自动供应商创建流程可无人工干预执行。机器人可随时向企业应用添加主数据。

定制供应商审计

机器人可为特定供应商生成定制报表，监控在履合同、索赔追踪和合同合规。基于既定策略，机器人可定期通过邮件或短信自动向特定供应商发送提醒。具备邮件能力的机器人还可对任何设定标准或异常情况，直接在邮箱或短信中提供自动更新。

自动化程度与局限性对照表

*数据估算基于TCS流程卓越框架第3、4阶段成熟度组织

RPA正迅速成为采购组织的核心组成，并将持续演进成熟。一旦与业务战略对齐，RPA能在短周期内交付卓越且可持续的成果。

Bakul Sharma和Mudit Bansal是塔塔咨询服务全球供应链实践顾问。