12 个维护模板及其使用方法
Scott Britton 的维护团队被行政工作淹没了。
Rambler Metals &Mining 的运营总经理 Scott 说：“无论谁结束 12 小时轮班，都会为开始下一个轮班的人写几页笔记。”
在每个人轮班的开始和结束时，编写和审查这些笔记需要一个小时。更糟糕的是，维护请求会被写在便利贴或纸片上。维护团队将花费大量时间来整理大量笔记并确定工作的优先级。
真是一片混乱。虽然很明显更好的流程可以缓解压力，但这需要时间。这种在两个耗时项目之间的选择是常见的。它往往最终有利于现状。因此，您只能忍受破碎的流程和越来越多的挫败感。
在这里了解 Scott 的团队如何从繁重的管理工作中脱颖而出
幸运的是，有一种更简单的方法可以让您的维护团队从管理的地狱环境转变为运行良好的机器——模板。
从头开始创建新流程是很困难的。维护模板将工作量级别从 10 降低到 5。你仍然需要做出关键决定，但你有工作的基础。
本文重点介绍了 12 个维护模板（以及免费下载），它们将帮助您创建世界一流的策略、时间表、预算等。它还将为您提供有关如何使用这些模板的简短入门，并最终结束您的日常挫败感。
目录
- 设计资产管理策略
- 制定完美的维护策略
- 计算资产重要性
- 创建预防性维护清单
- 优先考虑您的维护积压
- 零件采购和管理清单
- 配件模板
- 制定维护预算
- 创建您的维护计划
- 宣传您的下一个大型维护项目
- 进行有效的根本原因分析
- 设计失效模式和影响分析
1。用于设计资产管理策略的模板
下载您的资产管理政策模板
这是什么模板？
资产管理政策提供了一套管理资产的指导原则、意图、目标和方法。这是让贵公司的每个人都对自己的选择和对设施的贡献充满信心的一种方式。
该政策提供了一个决策模板，以便人们在实现组织目标的同时，为每项任务实现可能的最佳结果。它不仅将资产管理嵌入到设施的文化中，而且还作为组织对公司外部人员对效率和可持续性的承诺的标志。资产管理政策包含：
- 关于资产管理的广泛原则
- 角色、职责和政策实施指南
- 资产管理如何整合到组织内的概要
- 目标、服务水平、库存指南和维护标准
政策声明
在管理属于（插入公司）的资产时，我们承诺：
- 采取措施连接适当的部门、职能和支持活动，以建立有效的工作关系并鼓励信息共享。
- 利用资产管理决策为客户创造最佳价值。
- 确保协同决策。确保决策考虑到所有生命周期阶段以及资产、运营和服务绩效之间的相互关系。
- 专注于识别资产系统相互关联性质的决策，以及关于一组资产的决策如何可能与受控资产相互作用或影响资产由其他部门和职能部门负责。
资产管理政策中的政策声明示例
如何使用这个模板
资产管理政策可以兼作大型维护、资产管理或可靠性项目的基础。范围、意图、角色和职责部分对于指导未来的项目特别有用。想要为跨多个站点的维护请求实施新系统吗？这不是一个小的变化。使用此框架来概述项目将帮助您衡量进度、防止混淆并阻止范围蔓延。
2.用于构建完美维护策略的模板
下载您的维护策略模板
这是什么模板？
维护团队有很多优势可以将他们的工作与公司的更大目标联系起来。此模板可帮助您建立这种联系。它概述了创建与整个组织正在完成的工作保持一致的维护策略的四步过程。这包括建立这些高级目标，弄清楚维护如何影响这个目标，然后创建有助于推动结果的指标和重点领域。
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如何使用这个模板
维护策略模板也可以帮助您设计更好的流程。例如，首先列出您的理想指标和策略。如果您没有合适的流程或系统来获取这些指标或执行这些策略，请制定计划以将它们落实到位。设计您的工单以收集您需要的数据或设置传感器和维护软件，以便您可以从基于日历的维护转变为基于条件的维护。
这样，您就有了两套维护计划——一套针对您的维护计划的当前状态，另一套是您正在努力实现的。展示这些变化如何帮助您为公司实现更大的目标，可以让您更好地获得实施计划所需的支持和预算。
3.计算资产重要性的模板
下载您的资产重要性模板
这是什么模板？
资产重要性模板可帮助您计算一件设备对您的组织的影响以及该设备故障的后果。评估资产重要性的方法有两种。首先是衡量失败的概率和失败的影响。每个评分从 1 到 6。将分数相乘以找到资产的风险优先级编号和相应的资产重要性级别。
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另一种方法是后果临界。该资产重要性框架仅考虑资产故障的影响。它衡量故障在三个方面的影响——健康与安全、环境和运营。每个区域都按 1 到 5 的等级评定。相乘后，您将获得资产的总重要性。数字越高，越重要。
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如何使用这个模板
资产重要性会影响您对维护计划做出的许多不同决定。最常见的情况是您正在制定预防性维护计划。但是在优化相同的时间表时它也很有帮助。
如果您在日常维护任务上花费了大量时间和/或金钱而没有看到结果（即发现故障、提高机器性能），您可能希望减少此任务的频率。这些图表可以帮助您确定减少维护的风险是否值得回报。例如，如果一项资产的 RPN 为 9，则可能值得冒险。如果 RPN 为 24，则可能不是。
另一方面，您可以使用重要性分析模板来计划紧急情况。例如，如果资产的关键性分数为 100，您可能会为该机器中的常见故障配备零件。如果确实发生了紧急情况，您可以更快地修复它，降低对运营的影响。
4.用于创建预防性维护清单的模板
下载您的预防性维护清单模板
这是什么模板？
平均维护团队每年管理超过 2,000 项计划任务。把所有的工作都写在纸上（或你的维护软件）可能需要你一段时间。该模板为您提供了一个用于创建预防性维护清单的框架。这使您可以在很短的时间内将流程正规化或标准化。它包括八个步骤，这些步骤对于大多数日常维护以及每个步骤所需的相应任务和用品都是通用的。它还提供了一些提示，帮助您向技术人员提供所有关键信息。
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如何使用这个模板
为了在填写此模板时获得极其准确的信息，请在经验丰富的技术人员完成任务时进行跟踪。记下他们执行的任务、执行顺序以及使用的用品。
如果您想帮助您的团队消除他们日常工作中的瓶颈，请在此模板上的每项任务旁边添加两个部分 - 预计完成时间和实际完成时间。一旦对这些信息进行了几个月的跟踪，您就可以回顾并确定任务中经常需要比预期更多时间来完成的任何步骤。然后探究原因。
也许你没有考虑到戴上安全装备所需的时间。或者可能很难在您的储藏室中找到零件，这会增加工作时间。这是发现运营效率低下并加以解决的好方法。
5.用于确定维护积压工作优先级的模板
下载您的维护积压工作模板
这是什么模板？
少量的维护积压是健康的。但是，一个小的积压和一个失控的积压之间有一条细线。此模板将帮助您确定延迟维护工作的优先级，以便您确定您的团队应该首先执行哪些任务。该框架摒弃了偏见和猜测，当你盯着一个巨大的待办事项列表并且只能选择几个项目来完成时，这通常会影响决策。
该模板平衡了任务的影响（使用重要性分析图表）与任务的延迟，以得出最终的优先级分数。得分最高的任务应该放在待办事项列表的顶部。
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如何使用这个模板
您通常没有时间和资源来处理积压工作中优先级最高的任务。你的积压工作一开始就膨胀是有原因的。如果您发现自己处于这种情况，请将来自该模板的数据与您可以从其他模板收集的信息结合起来，以确定需要采取的最少操作。
例如，查看您的 FMEA（模板 #12）中具有高优先级分数的资产。识别风险最高的组件并优先对这些组件进行维护。这可能意味着无法完成整个任务，但它可以让您降低该资产失败的风险。
6.零部件采购管理清单
下载您的 MRO 库存管理清单
这是什么模板？
如果您的许多库存管理流程都是不成文的类型，那么此模板适合您。它充满了帮助您创建和标准化库房流程的提示。它分为五个类别，包括：
- 零件采购
- 零件和工单
- 储藏室安全
- 组织和优化库存
- 接收零件
完成此模板后，您将拥有一份文档，您和您的团队可以随时参考有关零件采购、接收、使用或跟踪的问题。
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如何使用这个模板
首先，如果您无法回答此模板上的一个问题，请优先填写该空白。未知是最有可能混淆的点，并且伴随着最大的风险。
此模板还可以帮助您与维护团队建立反馈循环。反馈循环允许您收集团队对流程的输入，并不断对其进行改进。此模板的第一个版本是您的基线。与您的团队成员定期举行团队会议或一对一会议，并要求他们就本模板的每个方面提供反馈。
例如，由于您正在等待采购批准，零件多久会延迟？如果审批流程导致维护瓶颈，请重新审视您的采购流程并寻找消除延迟的方法。
7.配套零件的模板
下载您的零件配套模板
这是什么模板？
几乎没有什么比在忙碌的一天或关键维修中花费 10、20 或 30 分钟在储藏室中寻找零件更令人沮丧的了。此模板可帮助您将维护库存组织成零件套件，以便您减少为维护工作寻找耗材所花费的时间。更少的储藏室时间意味着更快的响应时间、更多的扳手时间、更少的维护成本和更健康的资产。
此模板按资产和事件对部件进行分组。假设有一个关键资产每两周更换一次。此模板允许您记录日常维护所需的零件，以便您可以为其构建零件套件。将所有部件集中在一个地方可能会使工作时间缩短 5 或 10 分钟。在一年的时间里，这节省了四个多小时。
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如何使用这个模板
装配零件并不是最困难的任务，但可能需要时间。如果您想优先考虑您的零件配套工作，请查看您的 FMEA（并查看 FMEA 框架的模板 #12）。识别代表三位一体危险的任何失败：
- 难以检测
- 很有可能发生
- 对运营有很大影响
您可以做很多事情来防止这些类型的故障。但是您可以采取一些措施来更快地应对这些故障并限制其影响。一种方法是使用零件套件。由于维修零件易于获取，您可以节省 5 到 10 分钟，这意味着每次机器出现故障时可以节省数千美元。
8.建立维护预算的模板
下载您的维护预算模板
这是什么模板？
创建和跟踪维护预算是一项充满压力的任务，尤其是在您的预算已被削减的情况下。然后总是存在一个问题，即您是否要在不超出预算的情况下实现目标。该模板不一定能缓解所有这些焦虑，但它为您提供了一个预测和跟踪成本的框架，从而让您在预算时间到来时少考虑一件事。
该模板按月将所有费用分解为功能领域和维护类型。例如，它可以帮助您通过紧急和日常维护以及资本项目跟踪您在材料上的花费。它还跟踪您的目标支出和实际支出，以便您可以密切关注您去过的任何领域。在月末、季度末和年末，您可以汇总并分析您在每个领域和维护类型上的支出。
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如何使用这个模板
除了跟踪成本和相应地分配资源外，此维护模板还可以帮助您做出许多其他决策。例如，如果您发现自己在一年中在承包商身上花费了更多，那么在您的团队中聘请具有这些承包商技能的人可能是值得的。从长远来看，这将为您节省时间和金钱。
同样，如果您的预算中的几个方面都用完了，您可能会希望通过培训或软件投资来抵消高昂的成本。假设管理任务的成本比您预期的要高得多。购买软件来自动化其中一些任务可能会帮助您减少全年和未来的管理支出。
9.用于制定维护计划的模板
下载您的维护计划模板
这是什么模板？
此维护计划模板可帮助您回答维护计划和团队日常工作的一些重要部分：
- 谁在工作，工作多长时间？
- 需要完成什么以及需要多长时间
- 一天发生了什么，这对一周/一个月的剩余时间意味着什么
该模板不仅可以帮助您分配工作。它还允许您跟踪已完成的工作，并让您有机会记下改进类似工作的想法。此维护计划模板最有价值的方面之一是它按优先级和维护类型划分工作。这可以让您的团队更快地开始工作，并为他们提供基本的指导，让他们在一天中遇到颠簸时应该优先考虑什么。
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如何使用这个模板
您可以从此维护计划模板中提取大量数据，以帮助您证明增加维护预算的合理性。最好的信息之一是您每天跟踪的积压工作时间。如果您现有员工的可用小时数始终低于完成所有任务所需的小时数，这有助于您为团队中额外雇用一个人建立强有力的论据。
您还可以使用计划中的历史数据来确定特定维护过程是否被破坏。例如，如果日常维护任务总是比预期花费更多的时间，这可能是有原因的，例如零件太难找到，或者说明很难理解。来自您的日程安排的数据可以为您指明正确的方向，以便您可以找到并修复这些损坏的流程。
10.用于推销下一个大型维护项目的模板
下载您的推介模板
这是什么模板？
您对如何改进维护计划充满了想法。其中一些想法很小，比如跟踪一两个额外的指标。其他想法也很重要，例如实施新软件或完全重组您的库存采购流程。但所有这些都需要两个要素：从你之上的人那里买进和匹配的预算。
为您的维护项目获得资金和支持并非易事。维护通常被视为成本中心或必要之恶。因此，投资它并不总是对商业领袖有吸引力。该模板将帮助您反击这种看法。这是一个框架，您可以用来创建演示文稿，让您的老板（和他们的老板）相信您的项目值得投入时间和金钱。它可以帮助您概述成功推介的以下要素：
- 问题及其成本
- 解决方案及其优势
- 您的项目如何与业务目标保持一致
- 您的项目的概念证明
- 项目计划
- 风险和减轻风险的方法
- 项目成本和投资回报
- 立即进行下一步
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如何使用这个模板
这个模板在数字和上下文的推动下效果最好。例如，在解释问题时，尝试对其进行量化并从更大的角度解释该数字的含义。不要停下来将问题解释为计划外停机时间过多，您可以采取以下一些后续步骤：
- 显示您遇到的停机时间
- 将您的停机时间数字与您的竞争对手或行业基准进行比较
- 突出显示停机时间同比增长了多少
- 描述每小时停机成本是多少以及这在您的维护预算中所占的百分比
- 了解您因停机而损失多少生产时间，以及这对公司的底线意味着什么
使用数字来描述问题的规模和严重程度，并讲述问题如何影响您和您的团队（即我几乎每周都必须在周日晚上进来），这是一个成功的组合。
同样的宣传也可以稍作调整，并用于获得整个组织（包括您的同事和团队）对变革的支持。
获取更多说服老板（和他们的老板）投资维护软件的技巧
11.进行有效根本原因分析的模板
下载您的 RCA 模板
这是什么模板？
根本原因分析是限制资产故障和尽可能长时间保持设备健康的关键工具。但 RCA 经常陷入其他最佳实践的陷阱——你知道你应该这样做，但你只是没有时间在你的一天。此根本原因分析模板为您的 RCA 提供了一个起点，因此您可以减少花在分析上的时间。
此模板遵循 5 个为什么的基本根本原因分析过程。该模板旨在帮助您提出和回答一系列问题，直到找到失败的根源。然后，它为您提供了概述解决方案和实施该解决方案的计划的部分。
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如何使用这个模板
一个问题并不总是有一种解决方案。这就是为什么将您的 RCA 调查范围缩小到一个途径或一系列问题很重要。将偏见和假设降至最低的一种方法是在此过程中包括不同的人群。这并不意味着一个大群体——只是一群对问题、原因和解决方案可能有不同看法的人。尝试将这个模板的一个版本提供给几个人，让他们分别填写以避免群体思维。开会讨论不同的方法，并确定哪种方法最适合当前情况。
12.失效模式和影响分析的模板
下载您的 FMEA 模板
这是什么模板？
设备故障在所难免。这只是一个何时发生以及何时发生的问题。这两个问题都可以通过失效模式和影响分析模板来回答。此模板将指导您完成为您的资产构建 FMEA 的步骤。这包括衡量故障的严重性和可能性、检测潜在故障的难易程度以及应该采取哪些措施来预防或应对故障。简而言之，这是您维护关键资产并为发生故障做好准备的游戏计划。
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如何使用这个模板
FMEA 是制定应急措施以处理关键设备故障的宝贵工具。
首先查看影响最大且发生频率最高的故障。从这个列表中，挑选出难以检测的故障模式。您将拥有一组难以发现并导致大混乱的故障模式。针对这些故障制定应急响应计划。
您的应急响应计划应包括任何可减少响应和修复时间的信息，包括：
- 装配零件以减少检索备件和个人防护设备所花费的时间
- 创建详细的任务列表或故障排除提示
- 将图表、手册、照片和其他视觉辅助工具附加到工作订单中
- 概述可以完成维修的技术人员或承包商名单
- 建立一种与技术人员快速沟通的方式，例如 CMMS 软件
设备保养维修