如何结合数据和讲故事来让您的维护项目获得批准
争夺金钱和资源可能是残酷的。每个人都想要刚刚开放的预算。这包括维护团队。您可能会想到用一点额外的钱做一千件事。你知道他们都会有所作为。
但是你需要让掌握预算关键的人相信这笔钱会花在你的手中。这需要您从人群中脱颖而出，并让商业领袖认同您对维护项目的愿景。
如果看起来攀登珠穆朗玛峰比获得支持更容易，那么这篇文章就是为您准备的。它为您提供了一个公式，可以在项目批准的斗争中结合两种强大的力量：数据和讲故事。
为您的维护项目建立完美的间距有六个步骤。在每个阶段，您都会了解如何使用数据和讲故事来提升您的要求，以便您的项目和预算获得批准。
下载完整的音高模板并使用以下提示填写
第 1 步：提出问题
为什么有效
你的项目是一个变化。改变是痛苦的。这就是为什么你需要证明什么都不做的痛苦（也就是你目前的情况）比改变的痛苦更糟糕。找到您的项目解决的问题并以此为导向。
如何讲故事
讲述您的问题需要三个步骤：
- 描述问题
- 显示问题的样子
- 解释问题的影响
使用什么数据
尽最大努力量化您的问题。在上面的例子中，你可能会谈到：
- 从库房取回零件的平均时间
- 每月需要的应急零件数量
- 与杂乱无章的储藏室相关的停机时间
说到库存问题，这个模板可以帮助你修复杂乱无章的储藏室
量化问题的其他一些示例包括：
- 成本 ：这个问题给您的团队造成了多少损失？
- 时间 ：您是否在某项任务上花费的时间超出了应有的时间？是什么让您无法做其他事情？
- 健康与安全 ：审计合规性任务是否没有完成，或者未遂事件越来越多？
- 员工保留 :很难留住优秀的团队成员吗？ （Psst，如果这对您来说是个问题，请查看这篇减少营业额的文章）
- 质量 ：您的团队的缺陷如何影响最终产品？ （不确定？请查看这篇关于维护如何影响生产的文章）
第 2 步：概述您的解决方案
为什么有效
现在你的故事中有一个反派（问题），是时候介绍英雄（你的项目）了。人们喜欢在项目中挖洞，因为这是向未知领域的飞跃。但是当项目是他们担心的问题的答案时，他们不太可能这样做。
如何讲故事
用三步法描述您的解决方案：
- 描述您的解决方案/项目
- 解释它是如何解决问题的
- 概述结果/好处
使用什么数据
在您的声明中附加数字将有助于他们产生共鸣。例如，找出如果技术人员不需要花时间寻找零件，您可以节省多少工时。这似乎是一个很小的数字。但是，如果将其乘以周、月或年，则可以快速加起来。
所有这些好处都不是凭空存在的。如果您每月花五个小时进行维修，而不是在储藏室里翻来覆去，这可能意味着要多花五个小时的生产时间，这对您的组织来说可能是巨大的。
您可以通过多种方式获取此数据：
- 工单数据 ：如果您想改进某个流程，请在您的工单上将其分解，并让技术人员记录他们在该流程上花费的时间或金钱（了解您在工单数据中还发现了什么）
- 你的同伴 ：如果您不知道一个小时对制作团队的价值，请询问他们或查阅资产的 OEM 指南
- 进行对照实验 ：在小型、低风险的资产或流程上测试您的解决方案，并衡量前后的结果（这也有助于您在第 4 步中进行）。
第 3 步：使您的解决方案与业务目标保持一致
为什么有效
每个人，从 CEO 到初级技术人员，都有一个要实现的目标。如果您的项目让人们更接近于实现目标，您就更有可能获得他们的支持。它将您的项目从维护部门想做的事情转变为业务必须做的事情。它创造了对想法的情感投资，可以迅速转变为财务投资。
如何讲故事
这个故事分为三个部分：
- 确定业务目标 ：这可以是从降低成本到在世界各地开设新网站的任何事情
- 将该目标与维护工作联系起来 ：强调维护团队正在做什么以及这如何影响更高级别的目标
- 将工作与项目联系起来 ：解释您的项目如何缩小差距或改进您已经在维护计划中所做的事情
这个方便的模板可以帮助您将维护工作与业务目标保持一致
使用什么数据
您已经确定了维护项目对业务目标的影响。现在是时候回答这个问题了，“多少？”以下是将维护项目与使用数据的公司计划联系起来的几个示例：
- 成本效益 ：聘请专家将使我们每年可以将承包商成本降低 100,000 美元，并将生产时间每年增加 8%
- 扩展 ：购买维护软件使我们能够标准化维护流程，因此我们可以在 30 天而不是 60 天内建立新的维护团队（本指南提供了更多说服老板投资软件的技巧）
- 降低风险 ：专门的库存经理将跟踪和预测零件使用情况，以便我们为供应链中断做好准备并将紧急采购量减少 40%
第 4 步：证明项目可行
为什么有效
人们讨厌未知。风险是一个肮脏的词，尤其是在预算讨论中。这就是为什么证明您的项目可行对于获得批准及其预算至关重要的原因。如果你能证明你的想法可以并且已经完成，那么对你的计划的很多怀疑就会消失。
如何讲故事
您可以从几个不同的角度来证明您的项目是确定的：
- 查找其他公司完成相同项目并取得良好成果的示例。如果是竞争对手或知名公司，则加分。
- 看看贵公司的其他团队或站点是否已经完成了类似的项目，以及取得了哪些积极成果。例如，其他站点的维护团队是如何处理您试图解决的问题的？
- 对您的想法进行小型实验或试点，并展示结果。如果您试用免费维护软件，就可以展示付费版本将如何带来投资回报。
使用什么数据
从案例研究或试点项目中收集数据只是成功的一半。最强的推销会采用这些结果并将其转化为适合您的团队和项目规模。例如，另一家公司在所有机器上安装传感器后，故障率可能减少了 30%。但是，如果您只监控少数资产的传感器读数是现实的呢？它会产生相同的结果吗？
再举一个例子：假设一个为期一个月的试点项目帮助您节省了 20 个小时的行政工作。如果您全职执行此项目，每年将节省 240 小时。换句话说，它可以节省您 12% 的时间。
第 5 步：识别风险
为什么有效
每个项目都有其风险。这不是秘密。忽略潜在的陷阱会很快让你的项目进入“好得令人难以置信”的领域。预计这些减速带表明您已准备好在不花费太多时间或金钱的情况下绕过它们。这会让你的老板（和他们的老板）对这个项目更满意。
如何讲故事
秘诀是将您确定的每个风险与克服它的计划配对，例如以下示例：
- 风险 ：技术人员不会使用我们推出的软件
计划 ：让他们参与选择过程，让他们对系统感到满意（就像这个组织所做的那样） - 风险 ：新员工入职所需的时间比我们想象的要长
计划 ：记录日常任务的简短教程以缩短学习曲线 - 风险 ：在我们实施项目
计划的同时，我们的积压工作会越来越多 ：开发一个系统来确定和完成积压工作的优先级以降低风险（使用此模板，您可以在几分钟内完成） - 风险 ：我们会在项目上超支
计划 ：创建定义明确的项目路线图，以防止范围蔓延和超支（并下载此预算模板以跟踪您的所有成本）
使用什么数据
风险预防是关于发现地平线上的危险信号。就像高强度振动可能预示即将发生故障一样，有数据可以帮助您找到对项目的威胁并阻止它。在您的推介期间展示这些 KPI 将表明您没有根据预感来衡量风险。
例如，如果您正在实施新软件，您可以衡量采用率。如果采用率较低，您可以进行更多培训，让您的团队熟悉该系统。
危险信号数据的其他示例包括：
第 6 步：概述您的计划和要求
为什么有效
此步骤是关于填写您的计划的细节，以便每个人都了解它在未来几周或几个月内将如何影响您、您的团队和组织的其他成员。它还表明，您需要的资源和支持将得到快速有效的使用，从而更快地产生可靠的结果。
如何讲故事
避免大量列出您计划完成的所有事情以及您需要的资源。将您的项目分解为里程碑。然后弄清楚您需要什么以及如何使用此框架衡量每个步骤的成功：
- 时间线 :项目的这一步需要多长时间？专业提示：如果需要的时间超过几个月，请考虑将此步骤分解为更小的接触点。
- 任务 :在项目的这一步你会完成什么？如果此步骤的最终目标是完成对所有每周计划维护的审核，您的任务之一可能是检查所有任务列表的准确性。
- 利益相关者 ：确定谁将参与项目的每个步骤。专业提示：突出每个利益相关者的参与程度。例如，谁负责、负责、咨询和通知谁？ （详细了解 RACI 模型）
- 资源和成本 ：您需要哪些资源来完成每项任务？它们的成本是多少？这可以从人工和零件成本到软件订阅。
- 关键绩效指标 ：您将如何衡量每个阶段的成功。这可以是从您已完成的工作（即审核 50% 的工作订单）到其影响（即过去 90 天内的扳手时间）的任何内容。
使用什么数据
在此步骤中，很多重点将放在成本上。减轻打击的最佳方法是将项目成本与公司在没有您的解决方案的情况下花费（或损失）的成本进行比较。
例如，聘请一名库房经理并创建一个库存计划每年将花费大约 125,000 美元。该公司目前每年在损失的生产时间和紧急零件采购上花费约 250,000 美元。
在衡量成功指标时，请查看滚动平均值以标记进度。像这样设置您的指标：
- 定义您的成功指标。 IE。是时候取回零件了
- 设定基准。 IE。取回零件平均需要 20 分钟
- 跟踪 90 天的进度。 IE。在过去 90 天内，检索零件的平均时间缩短了 33%（6.5 分钟）
完美的音调结合了数据和讲故事
人们不投资于项目。他们投资于问题、解决方案和结果。引起他们注意的最好方法是故事。在其中散布一些数据，可以了解这些问题、解决方案和结果的规模、规模和影响。
你不需要一个突破性的想法来使用这个框架。它既适用于对您的维护系统进行大规模检修，也适用于为承包商获得额外收入。因此，下次您需要证明预算合理性、提出想法或只是想要对新流程投下信任票时，请记住，讲故事和数据是您最好的朋友。
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