通过数据和故事讲述确保维护项目资金的成熟技术
在竞争激烈的环境中确保维护计划的预算感觉像是一场高风险的游戏。从高管到一线主管，每个人都看到了同样的新鲜资金。您的维护团队也不例外。
在资源有限的情况下，您必须证明您所要求的资金将带来切实的回报。这意味着脱颖而出并让业务领导者相信您的项目不仅仅是维护请求，而且是一项战略投资。
听起来令人生畏？本指南为您提供了一个经过验证的公式，它将两种强大的力量（硬数据和令人信服的叙述）结合起来，以赢得批准并确保您需要的预算。
请遵循以下六步框架。在每个阶段，我们将展示如何将数据和故事讲述编织成超越噪音的音调。
下载现成的宣传材料模板并使用以下提示填写。
第 1 步：提出问题
为什么有效
你的提议从根本上来说是一个改变。改变是不舒服的。为了获得认可，请表明不作为的成本高于变革的成本。确定您的项目将解决的明确问题，并从该痛点开始。
如何讲故事
用三个简单的动作讲述问题故事：
- 描述问题。
- 说明日常运营中出现的问题。
- 解释影响——时间、金钱、安全、质量或人员。
使用什么数据
尽可能量化问题。例如：
- 从库房取回零件的平均时间。
- 每月紧急零件申请数量。
- 与无组织的库存系统相关的停机时间。
需要一个模板来解决杂乱的储藏室问题吗？ 查看一下 .
量化问题的其他示例包括：
- 成本： 这个问题给您的团队带来了多少损失？
- 时间： 您在某项任务上花费的时间是否超出了应有的时间？是什么让你无法去做？
- 健康与安全： 审计合规任务是否达不到要求，或者未遂事件是否有所增加？
- 员工保留： 留住优秀人才难吗？ （如果是这样，阅读我们关于减少营业额的文章 .)
- 质量： 维护缺陷如何影响最终产品？ （不确定？了解维护如何影响生产 .)
第 2 步：概述您的解决方案
为什么有效
一旦你定义了恶棍——你的问题——你就可以介绍英雄：你的项目。当利益相关者看到他们担心的问题的明确答案时，他们不太可能指出潜在的缺陷。
如何讲故事
分三部分描述您的解决方案：
- 项目是什么。
- 它如何解决问题。
- 它将带来哪些好处和成果。
使用什么数据
用数字来支持你的主张。例如，如果技术人员不再花时间寻找零件，可以计算节省的工时。即使每小时节省的一小部分，如果乘以数周、数月或数年，也能积少成多。
考虑一下：每个技术人员每月减少 1 小时的搜索时间，可以节省 5 个额外的生产时间，这对组织来说是一个巨大的回报。
如何收集这些数据：
- 工单数据： 记录每个流程花费的时间或成本并分析趋势。 了解您还可以从工单中提取哪些内容 .
- 同行输入： 如果您不确定一小时的价值，请咨询生产团队或 OEM 指南。
- 对照实验： 在低风险资产上试用该解决方案，测量之前和之后，并在推介中使用结果（有关详细信息，请参阅第 4 步）。
第 3 步：使您的解决方案与业务目标保持一致
为什么有效
从首席执行官到一线技术人员，每个人都有绩效目标。当您的项目帮助利益相关者实现这些目标时，他们更有可能支持它。您将维护请求转变为业务需求，从而创造情感和财务投资。
如何讲故事
将对齐故事分为三个部分：
- 确定业务目标： 重点是降低成本、扩张、降低风险还是其他？
- 将目标与维护联系起来： 突出显示影响该高级目标的维护活动。
- 将项目与目标联系起来： 解释您的举措如何缩小差距或改进现有的维护计划。
使用此模板 将维护工作与公司目标联系起来。
使用什么数据
用具体的数字说明影响的大小：
- 成本效率： 聘请专家每年可以减少承包商支出 100,000 美元，并将生产时间缩短 8%。
- 扩展： 新的维护软件可以标准化流程，使新团队能够在 30 天而不是 60 天内启动。更多软件投资技巧 .
- 降低风险： 专门的库存经理可以预测零件使用情况，将紧急采购量减少 40%，并保护供应链。
第 4 步：证明项目可行
为什么有效
在预算讨论中，风险是一个很难推销的内容。通过证明类似的举措无论是在您的公司内部还是在更广泛的行业中都取得了成功，您可以消除未知并建立信心。
如何讲故事
选择以下角度之一：
- 展示其他公司取得出色成果的案例研究。
- 利用内部试点或并行项目并展示其积极成果。
- 进行小规模实验并直接报告结果。
使用什么数据
将外部结果转化为您的背景。如果另一家公司在全面部署传感器后发现故障率下降了 30%，请考虑对一些关键资产进行有针对性的试点是否会产生类似的效益。
示例：为期一个月的试点节省了 20 个管理时间，每年可以节省 240 个小时，占员工总时间的 12%。
第 5 步：识别风险
为什么有效
每个项目都有风险。主动解决潜在的陷阱表明您已经对实施进行了深思熟虑，并向决策者保证该计划得到了妥善管理。
如何讲故事
将每个风险与缓解计划配对。例如：
- 风险： 技术人员可能会抵制新软件。
计划： 让他们参与选择过程以建立认可。 - 风险： 新员工入职的时间比预期要长。
计划： 提供简洁、针对特定角色的教程，以缩短学习曲线。 - 风险： 实施过程中积压的工作不断增加。
计划： 使用轻量级分类系统确定优先级并完成积压的项目（参见模板）。 - 风险： 项目超支。
计划： 制定清晰的路线图并根据专用预算模板监控成本（在此处下载）。
使用什么数据
使用关键绩效指标 (KPI) 在危险信号成为问题之前发现它们。例如，监控软件采用率；低吸收率可能会引发额外的培训。
其他危险信号包括：
第 6 步：概述您的计划和要求
为什么有效
时间表、任务、利益相关者、资源和成功指标的清晰性表明您将快速有效地部署所请求的资源。
如何讲故事
不要列出详尽的列表，而是将项目分解为里程碑，并详细说明每个阶段需要什么。使用下面的框架：
- 时间表： 每个里程碑需要多长时间。如果一个阶段持续超过两个月，请将其分成更小的接触点。
- 任务： 里程碑的具体可交付成果。
- 利益相关者： 确定谁负责、负责、咨询和通知（请参阅 RACI 模型）。
- 资源和成本： 每项任务的人工、零件、软件和其他费用。
- KPI： 显示每个阶段的进展和影响的指标。
使用哪些数据
当成本成为焦点时，将项目费用与公司当前在没有解决方案的情况下花费或损失的费用进行比较。
示例：以每年 125,000 美元的价格聘请一名库房经理，而目前因停机和紧急备件而损失的费用为 250,000 美元。
对于成功指标，设置滚动平均值：
- 定义指标（例如检索零件的时间）。
- 建立基线（平均 20 分钟）。
- 跟踪 90 天的进度（例如，减少 33% 至 6.5 分钟）。
完美的宣传：数据+讲故事
决策者投资于问题、解决方案和结果——讲故事捕捉这些要素，数据量化风险。将两者结合起来，你就能获得关注和资金。
无论您是要改造维护系统还是要求承包商提供预算，这个框架都有效。下次您需要证明支出的合理性时，请记住，由可靠数据支持的令人信服的叙述是您最好的盟友。
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