简单的资产跟踪：电子表格、条形码、笔和纸……它们适合您吗？

有一个古老的假设，即写作艺术的发明是为了记录商品的买卖并跟踪帐户。虽然现代社会显然已经远远超出了旧的泥板或羽毛笔和墨水，但简单的资产跟踪电子表格、条形码解决方案和/或好的笔和纸在某种程度上都是当代的等价物。

随着文字的出现，古代商人和企业发现的第一件事就是很难跟上库存。为了生存和发展，他们需要销售记录，因此，分类帐诞生了。

我们将介绍一些完成工作的基本方法 - 特别是如果您刚刚开始或预算不足。然而，值得注意的是，这些方法都不能直接解决户外资产跟踪问题。

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从羽毛笔和墨水到笔和纸

尽管我们的世界与过去大不相同，但我们需要记录和维护的东西实际上并没有。

过去和现在，企业都采用越来越复杂的方法来测量和管理进货、原材料和投入、成品、工具和设备以及其他宝贵资源。但这一切都回到了最简单的工具：笔和纸。

几个世纪以来，这个基本工具包在各种类型和规模的企业的资产和库存控制方面发挥了重要作用——从威尼斯和汉堡的贸易公司到工业时代的制造业务。事实上，在数据自动化出现之前，这是唯一可用的选择。

企业可以输入结果，但计数都是手动进行的。同样，在控制用于构建各种类型和规模的资本货物的资源方面，这种方法已经绰绰有余。

尽管我们通常不认为笔和纸是一种技术，但根据定义，鉴于其在跟踪库存方面的实际应用，在经过培训的勤奋员工的帮助下，可以监控和准确记录每笔交易。

但在大多数情况下，纸笔方法不仅耗时且难以扩展，还容易出现简单的错误。鉴于如今制作事物的速度令人难以置信，纸质记录根本无法跟上。例如，一个 650 平方英尺的房屋可以在 24 小时内进行 3-D 打印！

此外，笔和纸资产跟踪在更大范围内变得越来越笨拙。计算一家小杂货店的商品数量当然是可能的，但是五家小杂货店，或者 50 或 1,000 家呢？

工业制造工厂的仓库，每天接收零件和材料呢？保留它们的库存以满足预期的制造需求；并且还每天向工厂发送货物？

你可以用笔和纸，但是你必须每天整理所有的来龙去脉，同时对数字进行两次和三次检查以确保它们是正确的。毋庸置疑，在当今的商业环境中，规模、数据完整性、实时准确性和距离等问题将立即变得势不可挡。

所以效率在很大程度上“写”了这种方法不存在。

接下来是什么？ 条码资产追踪

下一个大型资产库存管理系统在杂货店推出，因为他们从笔和纸过渡到条形码解决方案。

信不信由你，条码是在 1949 年发明的。第一个一维条码是细线和粗线的组合，代表视觉扫描仪可以解读的数字。而且，起初，这些跟踪邮票是圆形的。这是原始专利申请的片段。

尽管存在笔和纸的挑战，但仅杂货店就花了 20 多年时间才采用条形码。但没过多久，它们就在杂货制造领域无处不在，成为自动化资产识别技术的第一种形式。

条码库存系统一经建立，便迅速进入制造、物流、仓储和零售的主流。结合将资产数据存储在计算机可访问文件中的能力，条形码在可扩展性、效率和准确性方面远远优于笔和纸。

工人不再需要通过视觉了解每一个项目。更重要的是，与笔和纸方法不同，条形码避免了人为错误的无意错误，例如计数错误或转录错误。它们可以很容易地贴在任何需要识别号的东西上。

然后是资产和 设备跟踪电子表格

随着更复杂的电子表格和互联网的引入，使用用于库存管理和资产跟踪的条形码创建的数据支持实时库存和资产定位。

如果物品在进出库存系统时被扫描，条形码可以提供准确及时的跟踪信息。此外，随着时间的推移，条形码变得更加先进，从原始的线条配置转变为今天的二维码，能够传递数百倍的信息。

UPS 或 FedEx 递送的每个包裹都有一个条形码版本，用于标记其从递送过程的一个阶段到另一个阶段的过渡。这些操作中的每一个都被输入到一个数据库中，然后可以将其视为资产跟踪电子表格。

这些电子表格可以实时更新所有新条目，如果在线存储，任何人都可以从任何地方查看系统中的最新数据。附带说明一下，如果您使用电子表格，那么您将进入物联网资产管理领域数字化转型的第 2 阶段。

在钢笔彻底改变了羽毛笔（并最终使它们过时）的地方，电子表格对于预算很少或没有预算的公司来说是非常陈旧的传统分类账。这种情况下资产跟踪的好处是：

1. 免费资产跟踪

几乎每个人都有一台计算机，几乎每台计算机都可以访问免费或低成本的电子表格应用程序，例如 OpenOffice、Google Sheets 或 Office 365。因此，只要您可以相对准确地键入，就可以使用电子表格进行免费资产跟踪。

2.超快速可视化和其他数学

电子表格非常擅长制作和以图形方式显示即使是最复杂的计算。实际上，您可以使用电子表格做很多创造性的事情，例如绘制特定项目的订单随时间变化的图表。

借助周到的计划和当今越来越复杂的电子表格工具之一，您可以使用丰富可靠的可视化功能（也称为图表和图形）来显示趋势和模式，快速统计和捕获适量的有价值数据。

3.基本集成

您还可以将这些图表和图形集成到其他应用程序中，或使用第三方应用程序来处理您的数据。例如，您可以开发一个系统，用于在电子表格中添加新行时发​​送通知。

如果您使用扫描仪进行固定资产跟踪，则可以将有关资产的基本识别数据直接提取到电子表格中。

自然，电子表格、条形码和二维码的下一个进化步骤是将读取设备的位置与资产最后一次进入电子表格的日期和时间戳相关联的能力。

例如，智能手机很适合扫描二维码，因为读取设备可以在那个准确的时间记录资产的位置，从而提高资产跟踪数据的丰富性。因此，您不仅知道资产已进入或离开设施，还知道此交易发生的地点和时间。

当然，与笔和纸一样，扫描设备——无论是手持式还是安装式——都容易出现人为错误。客户和员工都可能无意中跳过扫描、错过扫描、忘记扫描或多次扫描。人工引导的数据输入在库存和数据输入过程中的每个连续的手动步骤中都容易出错；以及从运输到接收，或从一家公司到另一家公司的每项资产转移。

相反，自动化和资产跟踪技术的每一项进步都旨在减少错误、加快数据创建以及实现实时数据输入和处理。最先进的资产跟踪解决方案结合了数据访问和分析，以实现无错误数据收集和保留的下一个重要步骤。

这些技术使得无需借助固定条码阅读器等机器即可确定资产本身的身份及其位置和状况。它们还消除了使用条形码扫描仪或智能手机手动收集数据的需要。

相反，资产使用资产跟踪标签进行监控，并且无需任何额外的人工操作即可自动生成位置数据。有无数可用的标签选项，因成本和/或应用而异。

一旦公司达到该实时阈值，基础数据和分析（POS 报告、销售速度、库存水平和阈值、库存订单的自动触发等）就会显着提高效率并降低成本。

可以肯定的是，库存控制技术领域在不断发展，有多种选择，从资产跟踪电子表格应用程序和条形码，到复杂的实时资产跟踪软件，再到旧的备用笔和纸。

每家公司的需求都不同，这完全取决于它需要的价值和可用的资源 - 无论是人力还是财力。

因此，如果您对哪种技术适合您有疑问，请给我们留言。