在家工作彻底颠覆了 IT 采购

COVID-19 大流行带来了远程工作订单，以符合社交距离要求。大流行带来的变化将持续存在，并将体现为后大流行世界的新常态。

在这场危机中，采购职能一直备受关注。公司希望他们的采购团队在他们的供应链中建立弹性并加强与员工和其他利益相关者的协作。

大流行期间，IT行业受到了重大影响。随着全球劳动力一夜之间转向远程工作订单，IT 行业的支出成本在 2020 年以约 4.323% 的复合年增长率增长。

IT 行业的采购职能主要是间接的，负责采购日常运营所需的用品。

由于大流行购买了远程工作订单，采购职能在 IT 行业中的作用进一步增强。采购团队负责确保所有办公室设备齐全以执行日常运营后，负责支持组织的内部客户并使他们能够在家工作。

长期变化

IT 公司完全转向远程工作模式已经一年多了。从那时起，这些公司的采购团队已经克服了远程工作对采购产生的大部分负面影响。短期影响包括采购流程的延长和处理每个采购订单和采购请求的时间延迟。

然而，IT 公司为应对远程工作造成的复杂性而采取的长期变化将继续存在，其中一些是：

品类转移。 远程工单导致采购团队从采购办公用品到远程接收员工请求的类别发生重大转变。

传统的采购实践无法应对远程为员工提供所需用品的复杂挑战。例如，在大流行前的世界中，如果员工向 IT 部门报告其笔记本电脑出现故障，则 IT 部门会将维修笔记本电脑所需用品的需求订单转发给采购部门，采购团队会检查库存中的可用性并向供应商的联系人发出采购订单。

电脑在两天或更短的时间内就修好了。远程工作订单后，笔记本电脑的相同问题就变成了一个复杂的问题。

例如，根据在家工作的订单，微软的采购团队不得不重新构想之前手动完成的间接采购功能，以处理来自 168,000 人的员工请求数量的显着激增。

为了解决这个问题，微软使用自动化采购功能为员工设立家庭办公室，处理 20 个不同国家 70% 的员工请求。

支出重新排序。 在全球范围内，即使在大流行高峰之后，企业仍因投资优先事项而遭受需求低迷之苦。对于可能需要通过有效的现金流管理实践获得最佳解决方案的公司而言，其影响将包括减少流动性。

采购团队必须重新构想他们的采购职能，通过投资于文档功能和数字签名等技术来实现支出的重新排序。他们面临着越来越多的挑战，特别是在保持现金流入、应对供应链功能的变化以及不可预测的需求预测方面。

即使在大流行缓解之后，需求可能仍会受到抑制，企业可能不得不面临流动性不足的问题。因此，在发票处理等采购功能数字化方面负责任地重新确定投资优先级，可以在大流行等情况下提供便利。

未来几个月 IT 公司采购团队的主要目标将是通过增强的自动化和技术提高员工的工作效率。采购团队应在采用零基预算的同时优化营运资金和流动性。

自动化。 大流行的远程工作订单加速了采购负责人已经在考虑的自动化采购解决方案的采用。随着在家工作成为新常态，数字化是组织不同职能之间沟通与协作的重要推动因素。

对于远程工作订单，手动处理数百名员工的供应请求几乎是不可能的。自动化采购解决方案可以提高数据可见性，并在组织和扩展的供应网络中实现更大的敏捷性。

高绩效的采购部门很可能是采购自动化的早期采用者。据德勤称，表现最好的 CPO 使用云采购解决方案的可能性高 18 倍，采用机器人流程自动化 (RPA) 解决方案的可能性高 10 倍。

采购团队可以使用云采购解决方案来构建端到端解决方案，该解决方案将接收员工请求，将其与可用物品库存相匹配，并自动生成和批准采购订单。

采购自动化还可用于开发支持系统，帮助远程工作的员工和供应商提高员工满意度，这将对提高远程工作订单期间的生产力发挥关​​键作用。此外，自动化云还可以帮助管理人员方便地管理供应商并消除欺诈行为。

流程变更

随着远程工作订单成为新常态，IT 公司的网络安全风险显着增加。

公司必须确定必须留在现场的关键功能。必须重新构想采购政策和流程，以支持 IT 公司的新运营结构。采购团队应利用自动化工具进行必要的流程更改，以便他们促进现场工作并使其他员工能够在家工作。

采购政策必须重新调整以更加以人为本，因为致力于提高集体福祉有助于增强公司供应链的弹性，从而帮助员工远程工作，从整体上确保业务连续性。

以前用于配备员工家庭办公室的自动化采购功能现在也可用于为员工调动支持结构，并通过为供应商提供相同的支持结构来确保生态系统的弹性。

Mohammed Kafil 是 Kissflow Procurement Cloud 的采购顾问。