企业改善工单管理的10条提示

在过去的三年中，公司运营管理有了很大的发展。波动的经济状况、日益激烈的市场竞争以及向计算机技术的发展，在很大程度上促使各行各业的公司采用“更智能”的运营方式。为了保持盈利和竞争力，公司认识到需要通过节省资源、材料和时间来提高业务效率。有效运营管理的一个关键方面是有效的工单管理。以下是改进该流程的十个技巧：

1. 考虑从基于纸张的运营管理方法转向数字格式。

电子表格为每月处理少于 20 个工单的中小型企业提供了出色的工单维护管理解决方案。使用 Microsoft Excel 或 Lotus 1-2-3 等计算机程序创建电子表格。使用电子表格软件时，可以捕获、显示和操作数据，这些数据按列和行排列。电子表格旨在保存数字数据和短文本字符串以及以图形方式显示数据关系。另一方面，对于管理超过 20 个每月工单的大型设施，像计算机维护管理软件 (CMMS) 这样的工单跟踪软件是更佳的选择，因为这些系统可以跟踪工单，快速生成准确的报告，并立即确定哪些资产需要预防性维护或维修。该软件的最新创新包括基于云的安全界面、通过智能手机和平板电脑进行移动访问以及完全无纸化，使这些系统对企业更具吸引力。

2. 区分反应性维护和预防性维护

当一件设备发生意外故障时，会进行反应性维护。在这种情况下，操作将停止，直到设备被修复。有时，如果所需零件没有库存，则可能需要订购该零件。另一方面，预防性维护包括在设备仍在工作时检查设备，目的是进行调整和更换小部件，以防止意外故障和故障。由于可以在操作停机期间安排预防性维护，并且当必要的部件在手时，可以最大限度地减少操作中断并延长设备使用寿命。

3. 实施预防性维护计划

制定预防性维护计划以减少计划外的反应性维护非常重要。这样做可以降低成本，更好地分配资源，并提高时间管理效率。通过安排预防性维护，设施管理人员可以根据低使用时间和设施位置部署技术人员来处理设备部件，以便可以同时维护多个部件。

4. 将工单关联到资产

在计划预防性维护计划时，然后在查看所有维护历史记录时，将工作订单链接到资产可能是一种有益的策略。这涉及将建筑物和位置与其设备（即屋顶单元，如排气扇、空气处理器、空调）相关联。通过建立这些关联，管理人员可以减少技术人员的时间，还可以根据设备在维护历史报告中的位置来识别设备。

5.建立和使用模板和标准操作程序

由于效率和盈利能力是主要目标，因此维护经理实施有助于此过程的程序是有意义的。为维护创建检查清单模板和协议可以消除技术人员的猜测工作，并确保他们符合每台设备的操作标准。标准化的工单维护模板减少了错误和混乱，同时增加了按应有的方式处理它们的可能性。

6. 使用移动设备管理工单

移动设备通过为任务添加节省时间的便携性，成为出色的工单维护管理工具。使用工单应用程序，维护经理可以在现场提交工单，而无需等待返回他们的台式计算机来执行此操作。换句话说，可以随时随地发送工作订单，从而缩短响应时间。使用 CMMS 时，技术人员可以直接通过手机或平板电脑创建、修改或更新工单。此外，这些系统还集成了摄像头和条形码功能，可减少错误并再次节省订购零件的时间。通过移动访问条码扫描，不再需要使用关键字和过滤器搜索设备制造商数据库以获取手册。相反，当使用智能手机或平板电脑轻松扫描条形码时，可以准确地创建工作订单。

7. 设定切合实际的截止日期

因为时间就是金钱，所以设置现实的维修时间至关重要。通过准确估计一台设备停止服务的时间量，维护经理能够制定替代调度计划，以维持整体运营。

8. 尽可能将工作分配给内部技术人员

由于维修费用可能很高，因此最好寻求最具成本效益的方式来完成维修。拥有大量资产的大公司可能会发现，就节省时间和总体成本而言，拥有自己的内部技术人员是最实惠的解决方案。内部技术人员随时可用，从而最大限度地减少设备停机时间。使用这种方法，维护经理能够管理责任、监控完成时间、记录劳动力成本以及观察维修趋势和未来计划。对于小型操作，使用第三方技术人员可能比雇用内部服务提供商更具成本效益。通过同时维修多台设备（使用预防性维护计划时），分包服务成为最佳选择。

9. 跟踪供应商和供应商的外部费用

为了评估是否需要内部维修技术人员，跟踪供应商和供应商的外部费用以及设备停机成本可能会有所帮助。当使用第三方维修服务（包括购买他们的零件）的成本超过雇用技术人员的成本时，解决方案就变得清晰了。

10. 跟踪和记录所有成本、零件、用品、人工、外部承包商

在评估总体运营成本时，与供应、劳动力和外部承包商相关的成本是需要考虑的重要因素。通过跨时间跟踪这些成本，维护经理能够就如何在未来最好地分配资金和资源做出明智的决定。

结论

保持公司设备高效运行可能是维护经理最重要的目标。简化和加快工单是实现该目标的一种手段。了解设施的资产及其位置、制定计划的预防性维护计划、创建标准化的工单模板并结合移动设备技术可以最大限度地减少错误和不必要的设备停机时间。此外，这些策略有助于延长设备寿命并改善时间管理和劳动力利用率，并最终降低总体成本并提高利润率。找到最佳的工单工具，无论是电子表格还是工单软件，都是实现运营效率的重要第一步。