如何正确格式化资产标签：监管标准和其他注意事项

资产标签是跟踪和管理昂贵资产的企业的重要工具。虽然资产标签有多种格式选项，但最适合一家公司的资产标签的特定格式可能不适合另一家公司。最佳格式取决于几个因素，例如被跟踪资产的类型、用于跟踪其他公司资产的编号顺序和/或条形码符号（如果其他资产已被跟踪）以及其他考虑因素。

监管标准

此外，一些行业还制定了规范如何标记资产和实物库存的标准，以确保一致性并简化组织之间的资产或数据转换过程。例如，GS1 为零售行业以及制造商和供应商发布标准，包括通用标准和专注于识别、数据采集、共享和使用的特定标准，以改善全球协作。
食品和药物管理局 (FDA) 将健康行业条形码供应商标签标准 (HIBC SLS) 确定为唯一设备标识 (UDI) 的数据标准，UDI 是由健康行业商业通信委员会 (HIBCC) 制定的标准。 FDA 法规要求设备标有产品标识符和标签标识符，例如 HIBC LIC。联邦公路管理局 (FHWA)、环境保护署 (EPA)、汽车工业行动组织 (AIAG) 和各种其他实体也发布了针对各种行业资产所需的格式和识别程序的行业特定标准。
因此，为资产标签确定适当格式的第一步是熟悉所有适用的行业标准，特别是规定所需资产识别程序或标签格式的标准。
除了任何适用的行业要求，资产标签有几个格式化选项需要考虑：

• 标题（标题或标题）
• 文本字符限制
• 字体
• 顺序编号
• 颜色编码
• 条形码
• 公司标志

请继续阅读以了解以下各种格式选项。

标题（标题或标题）

许多资产标签使用标题或标题说明“财产”，尽管在许多情况下，这是不必要的元素，特别是如果公司的名称或徽标印在标签的其他地方。不过，资产标签也经常使用其他的标题，例如：

• 请勿删除
• 危险！
• 出租方
• 安装者
• 保修标签
• 服务电话
• 销售电话
• 注册#
• 批号#
• 服务日期

对于可能丢失或被盗的高价值资产，“Reward If Found”或“If Found Call”等标题以及“请勿移除”等标题可能很有用。对于需要定期维护的资产，诸如“安装者”和“服务呼叫”之类的标题可能是有用的信息，使员工更容易联系正确的公司并提供正确的信息以安排服务并使资产恢复正常工作状态尽快。

文本字符限制

大多数资产标签的文本字符限制约为 24 个字符，这是由于可用空间有限。资产标签通常采用 1.5 x 0.75 英寸到 2 英寸 x 1 英寸的标准尺寸。如果您需要额外的字符，可以通过减小字体大小来实现；但是，较小的字体会妨碍可读性。或者，您可以考虑使用更大的自定义资产标签以留出足够的空间。

字体

格式化资产标签时，可读性是一个重要的考虑因素。除了字体的大小，字体样式也会对可读性产生重大影响。大多数资产标签使用 Arial 或 Helvetica 字体，但如果需要自定义设计，也可以使用其他字体选项。

顺序编号

资产标签用于识别和跟踪资产，这意味着每个资产都应该有一个唯一的标识号。有多种编号系统选项，从简单的数字顺序编号系统到更复杂的公式，包括用于标识公司、部门、制造商甚至制造日期或资产类型的前缀。

颜色编码

使用颜色编码可以进行额外的资产标签定制。可以使用颜色编码代替前缀来标识部门或资产类型，或者以其他方式表示对组织识别和跟踪资产有用的任何变量。

条形码

许多资产标签包括条形码标签，允许扫描资产标签而不是手动读取标签和记录信息。这可以显着减少人为错误导致的文档错误，还可以显着加快流程。有多种符号体系可用于条形码，包括一维和二维条形码符号体系。条码可能是纯数字或字母数字，具体取决于公司现有的条码系统和要求。对于受到严格监管的行业，可能需要根据行业标准使用特定的条形码符号。

公司标志

在资产标签上印上公司标志可以即时识别所有权，因此配备这些标签的资产不太可能被盗或篡改，从而提高安全性。如前所述，在资产标签上打印公司徽标还无需使用标题或标题空间来识别公司是资产的所有者或承租人，从而为其他重要资产信息腾出宝贵的空间。
虽然有有多种选择需要考虑，资产标签的格式没有单一的正确或错误方式，但有一些最佳实践可以让资产标签更加有用和实用，甚至降低盗窃风险并增强安全性。此规则的例外情况是公司受行业法规和标准的约束，这些法规和标准可能规定资产标签上必须出现的特定格式和元素。最好的做法是咨询经验丰富的资产跟踪解决方案提供商，其专业知识可指导您设计符合所有适用标准和法规的自定义资产标签解决方案，同时利用已建立的最佳实践确保您获得从您的投资中获得最大可能的里程数。