掌握基础知识：维护工单

工单是您维护操作的引擎。它们为您的团队提供动力，并将工作从 A 点转移到 B 点。但是世界上有数以百万计的发动机，从生锈的哑弹到大功率螺柱。这篇文章是关于掌握维修工单，让您的操作像豪华跑车一样顺畅。

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目录

1. 什么是工单？
2. 什么是工单流程
3. 工单上应该有什么
4. 维护工单管理
5. 底线

什么是工单？

工单是一份提供有关维护任务的所有信息并概述完成该任务的过程的文档。工作订单可以包括有关谁授权该工作、范围、分配给谁以及预期内容的详细信息。

工单是您维护操作的引擎。他们为您的团队提供动力，并将工作从 A 点转移到 B 点。

工单对于组织的维护操作至关重要。他们帮助从维护经理到技术人员的每个人组织、分配、确定优先级、跟踪和完成关键任务。如果做得好，工单可让您捕获信息、共享信息并使用它来尽可能高效地完成工作。

虽然工作订单和工作请求听起来很相似，但它们有一些关键的区别。非维护人员使用工作请求使维护团队了解任务。例如，机器操作员可能会在设备发生故障时提交工作请求。工作请求由维护经理审核，他添加额外信息、安排任务并将其分配给技术人员。工作请求现在是工作订单。

如何通过六个步骤创建完美的工单

打造完美工单

工单流程

每个维护工单都有一个生命周期，包括创建、完成和记录三个主要阶段。这些阶段可以分解为几个步骤。了解每个步骤并拥有可靠的工单流程可确保任务不会卡在某个阶段并变成积压工作。

第 1 步：确定任务

维护任务分为两类，计划维护和计划外维护。计划内维护包括您提前知道的所有工作，例如例行检查，而计划外维护包括您无法预见的所有任务，例如意外故障。

第 2 步：创建维护请求

将作业的详细信息放在一起并提交给维护团队以进行进一步操作。例如，当机器发生故障时，操作员会创建工作请求并将其提交给维护人员。如果计划了任务，则会在适当的时间创建并触发工单。

第 3 步：对工作订单进行优先排序和安排

有些工作比其他工作对时间更敏感。烧坏的灯泡不需要立即修理，但损坏的传送带可能会。这就是为什么您需要对到达办公桌的每个工作订单进行优先级排序。

确定优先级之后，就该安排时间了。可以根据设定的截止日期、计划的维护触发器或专用时间块来安排工作订单。设定最后期限可以让每个人都负责并了解情况，因此不会有任何问题。

第 4 步：分配并完成工作

是时候将页面上的这些话转化为行动了。工单被分配给完成任务的技术人员。这可以是对设备的五分钟检查，也可以是需要几天时间的复杂维修工作。

第 5 步：关闭并记录工作订单

一旦完成工作订单的所有条款，就可以关闭它。经理可能需要在工作单上签字才能满足合规要求。一旦关闭，工作订单就会被归档。妥善组织的工单日志对于建立资产历史、审查过去的解决方案、准备审计等至关重要。

第 6 步：分析和/或返工工单

关闭的工单包含有价值的信息。他们可以深入了解您的流程和系统，可用于微调您的运营。拥有工作订单日志还可以让技术人员在问题再次爆发时快速发现任何遗漏的步骤或替代解决方案。

工单上应该包含什么？

工单就像您的工厂生产的任何其他东西一样——它们必须做得很好并且没有缺陷。如果流程的某一部分关闭，则可能会影响整条生产线。那么哪些信息构成了一份出色的工作订单？

• 资产 ：哪些设备需要工作？
• 问题描述 ： 有什么问题？在失败时或导致失败时，您听到、看到、闻到或感受到了什么？
• 工作范围 :完成工作需要什么工作？需要什么技能？
• 所需零件和工具 :是否有需要更换的部件或需要使用的特殊工具？
• 健康和安全注意事项 :需要什么安全程序和设备？在处理类似问题或资产时是否发生过任何事故或险情？
• 请求日期 ：工单是什么时候创建和提交的？
• 请求者姓名/部门/联系人 ：谁创建并提交了工单？
• 预计完成日期 ：这个工单应该什么时候完成？
• 实际完成日期 ：工单何时完成并关闭？
• 预计工作时间 ：完成工单需要多少小时？
• 实际工作时间 ：完成工单需要多少小时？
• 任务清单 ：是否有完成所需工作的分步指南？
• 优先权 :这个工单有多重要？高、中还是低？
• 分配给 :谁来做这项工作？需要多人吗？是否需要外部承包商？
• 相关文件 ：是否有可以帮助更有效地完成工作订单的资源，例如 SOP、手册、图表、视频、资产历史、采购订单或图像？
• 注意事项 ：是否有任何其他观察结果可能有助于完成工作订单或在工作订单关闭后对其进行审查，例如问题的频率、故障排除技术或达到的解决方案？

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维护工单管理

简单地创建一个伟大的工作订单并不能保证成功。该工单也必须得到妥善管理。用于管理工单生命周期的可靠系统可确保它从一个步骤顺利传递到下一个步骤。这有助于您避免各种问题，例如缺乏责任感、成本高、停机时间增加和积压过多。让我们来看看几个工单管理系统的优缺点以及它们如何衡量。

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笔和纸

从发明之日起，工单就一直是用纸笔管理的。书面工单既经济又熟悉。纸张是每个人都可以轻松使用的工具。几乎不需要任何培训，前期成本相当低，而且当您需要检查过去的工作时，有一份书面记录。

然而，这个系统有一些严重的缺陷。纸质文件很容易被错误归档、丢失或损坏。它们很麻烦，并且需要时间来查找、检索和排序。不准确的信息更有可能出现在工作订单中，因为细节通常是在事件发生后记录的。对工作请求的响应时间也较慢。这些因素加在一起会降低工作效率，并且可能会花费您大量资金。

有些工作比其他工作对时间更敏感。烧坏的灯泡不需要立即修理，但损坏的传送带可能会。这就是为什么您需要对到达办公桌的每个工作订单进行优先级排序。

白板

白板是维护部门的另一种旧备用设备。材料成本不会超出预算范围，而且在一个中心位置查看和更新​​所有工作订单当然很容易。

与笔和纸一样，白板也有一些严重的局限性。保存记录是一件非常头疼的事情，而且从您实际设法获得的任何记录中提取信息是极其困难的。这使得创建资产历史、准备审计和构建工单报告几乎不可能。由于操作员和技术人员需要到中心位置提交或查看工作请求，因此工单管理流程也会陷入困境。

Excel 电子表格

Excel 电子表格比笔、纸和白板更上一层楼。它使记录数字化，因此文件不太可能损坏或丢失。使用这些信息搜索信息和创建报告也更容易。

但是，虽然电子表格稍微提高了标准，但有一些因素使其成为管理维护工作订单的基础不稳固。一些电子表格被锁定在单台计算机中，这使得很难查看工单的最新信息。即使它们是基于云的，电子表格也不具备自动触发工单的能力，这使得预防性维护极难实现。输入数据和创建报告需要长时间使用计算机和专业知识。跟踪工单进度的能力也很有限，这让您落后了一步。

CMMS 软件

计算机化维护管理系统 (CMMS) 的最大优势之一是它们使用移动和云技术。这种维护工单软件允许维护中的每个人实时创建、跟踪、完成和分析任务，无论是在故障现场还是在夏威夷的海滩上。技术人员可以随身携带工作订单、资产历史、文档和图像。他们还会在提交或触发新工作订单后立即收到通知。报告挖掘维护工作订单中的数据，以了解成本、效率和其他指标。对于维护之外的人员，通过 CMMS 提交工作请求可以让他们对这项工作有更大的主人翁意识。他们可以跟踪他们的请求的状态并消除重复的工单。这是在您的设施中提高 TPM 并减少获取任务更新或说明的需要的关键方法。

虽然 CMMS 软件是未来的发展方向，但它的前期价格更高，需要特殊的培训和文化才能使系统成功，并且通常需要更先进的维护技术。尽管 CMMS 软件存在缺陷，但该系统的长期优势足以弥补任何最初的不足。

底线

工单是良好维护的支柱。如果管理得当，它们将为您的团队提供高效所需的稳定性和结构。完善的维护工单和工单流程可以更轻松地制定预防性维护计划并对计划外维护做出反应。角色被定义，工作流更顺畅，任务被跟踪，信息被充分记录。选择正确的工具和系统来管理工单是拼图的最后关键部分。当这一切结合在一起时，您的操作人员可以掌握维护的基础知识，并寻找新的发展和成功方法。