应付账款自动化：打击欺诈一次付款

自动化应付账款让会计师对欺诈风险高枕无忧，并简化了从购买决策开始的整个流程使用体验中包含的电子支付开具发票批准

说出“会计”这个词可以迅速清理一个房间，或者让你的听众减少沉默的耳朵。尽管几乎所有公司都存在付款和发票，但会计流程通常很少有兴趣和创新。自动化和技术变革使财务软件和在线工具焕然一新，然而，应付账款等标准会计程序仍然非常繁琐和手动。随着欺诈性支付的增加——63% 的企业在 2018 年遭受的欺诈和损失比以往任何时候都多——应付账款自动化正迅速成为应对现代犯罪分子复杂性的唯一方法。这使企业在自动化支付流程时能够实现全新的监督水平。方法如下：

控制用户凭据和访问权限

控制，更重要的是知道谁可以请求和付款是解决欺诈问题的第一步。应付账款自动化为此提供了一个简单的解决方案，因为每个发票和付款请求都会立即通过预先建立的渠道进行审批。在大多数 AP 自动化解决方案中，员工用户访问权限也受到严格控制，允许管理员根据工作角色或其他因素自定义用户凭据。

据法新社报道，超过三分之一的付款欺诈实际上是内部的，涉及受雇的员工。在手动应付账款系统中，任何员工都可以授权付款并且不会被发现。因此，自动化应付账款只允许某些员工访问以电子方式存储的数据，这些解决方案甚至可以建立一个内部制衡系统。

按需报告和通知

注册欺诈审查员协会 (ACFE) 估计在检测到欺诈计划之前的中位数为 16 个月。采用应付账款自动化将消除这种搜索，因为它提供问责制，每笔付款都记录在数字系统中，立即创建审计跟踪。如果企业怀疑存在欺诈活动，这不仅可以有效地找到交易细节，而且可能有助于完全阻止它。自动化的欺诈检测工具（例如付款确认）也可以设置为使用应付账款自动化来应对欺诈和网络钓鱼诈骗。

应付账款自动化解决方案通常可以跟踪价格变化、跟踪增加的发票数量、识别丢失的发票，并通过即时通知标记任何修改或未经验证的活动。一些解决方案提供按需报告以及发票和付款审计跟踪，使管理员能够随时准确了解对任何发票采取了哪些操作。额外的通知措施也可以增强安全性。例如，当供应商信息发生变化时，可以向支付管理员发送即时电子邮件通知。

设置工作流程和流程

应付账款流程可能会产生大量的文书工作和批准。使系统自动化可以减轻这一数量，但也可以设置标准化的工作流程和最佳实践。这包括所有活动的集中化，并坚持通过每个阶段的批准和付款的分步措施。

手动支付很容易落空，但当在云中自动化时，整个审批和工作流程可以在任何地方完成。这套工作流程可能包括确保计费金额正确、通知所有相关方或以适当的时间间隔批准费用。

对于财务专业人士来说，应付账款可能是一个令人沮丧且耗时的部分。自动化应付账款让会计师对欺诈风险高枕无忧，并且还简化了整个流程，从购买决策到发票批准，体验中包含电子支付。这是数字化转型如何节省组织时间和资源的又一个例子，在这种情况下，有助于防止欺诈造成的损失。

Catherine Dahl 是领先的应付账款自动化解决方案 Beanworks 的首席执行官。 Catherine 是一名特许专业会计师 (CPA) 和注册管理会计师 (CMA)，拥有超过 25 年的运营会计和管理经验，她对整个会计行业保持着独特的视角。在过去的五年里，她利用这种专家洞察力来指导 Beanworks，并建立了一家拥有快速成长、积极进取的员工的蓬勃发展的公司。