采购经理必知的5大支出分析核心指标

若您刚入职新组织或转岗直接相关采购角色，可能不知从何入手。即使在岗一段时间，日常事务漩涡也可能分散您对组织与供应基地关系的整体视野。

有数百有价值指标助您更好理解公司供应链。但像任何专业人士，您时间有限，报告请求会分散团队关键活动。若您在采购且试图更好理解被分配品类，理解数字对良好开局至关重要。

以下是五大支出分析指标，连同定义、来源、对公司影响：

供应商总支出

从开始，您需要可信来源追踪供应商总支出（不含员工薪酬等）及允许报告一致的日期。跑已批采购订单报告很诱人，但可能不包含不同支付方式，如采购卡、作为交易一部分支付的供应商、未付发票。

与财务伙伴接洽，确定公司视为供应商费用的标准，将您的数字与总账日期类别对齐。注意多系统与公司结构，留意近期并购。这是您必须扎实掌握的数字，尤其若要在高管面前提及。此基础规则应适用于以下所有支出分析指标。

有了供应商总支出，自问：饼有多大？覆盖多少公司、多少记录系统？获取难度如何？

这些答案帮您理解采购为达成目标必须导航的复杂性、对组织施行政策有多难。

若想真正令人印象深刻，还应知此数字占组织收入百分比、与行业标准对比如何。

直接与间接支出

简单说，直接支出指直接纳入公司产品的采购，间接指非直接。制造零售广泛理解，但服务等其他行业较难定义。若公司通过分包履行客户义务、或供应商产品直接转售给客户，应视为直接支出。直接支出须更审慎采购，与产品设计师紧密合作，但考虑供应链时蕴含巨大机会（精益/六西格玛常出佳果）。采购采购团队理解其决策对提供给客户产品质量的影响至关重要。

间接支出是您可承担实质性节约挑战之处——公司为支持运营采购的东西。这常少行业特异性，利用市场机制成熟可节约。别只盯着战略支出，也看报表底部的尾部支出——通常分散在80%供应商身上的20%支出。

底线：您应理解直接间接支出占比，并能为两者细分所有以下指标。

可影响与受管理支出

可影响支出指采购有能力通过谈判、选不同供应商、改变需求来改变的支出。这主要是组织决策，因公司领导层差异显著。贷款、租金、员工报销、慈善捐款、邮资、税收等可能被领导层标记为采购“禁区”。有时这是令人惊讶的对话，假设可能代价高昂。

受管理支出是采购实际掌控的支出。通常定义为合同下支出，实质上代表采购参与采购或谈判的任何交易。

战略供应商

战略供应商是您最高支出供应商与公司依赖其向客户交付产品服务的供应商的组合。您应熟悉其总支出、提供品类、采购部门数量、最重要：其对公司运营构成的风险。这些是其绩效真正关系运营、安全、声誉的供应商。

至少审查提供80%采购额的供应商。您可能惊讶于数量之少。从此着手，与风险或业务连续性伙伴接洽，理解他们如何思考供应商风险、谁被视为各组织或业务单元最关键供应商。

尾部支出

战略供应商数据另一面是尾部。这些采购仅占支出20%，但常占供应商数80%以上。尾部既是生产力杀手也是省钱好去处。您是否有更好方式自动化尾部支出管理、整合供应商？尾部是寻找自动化机会的好地方。

自问：公司目前如何管理？用目录吗？若用，真降成本了吗？花多少时间“推纸”管理这些小额交易？

良好数据助公司节省高达12%尾部支出。但无论支出领域，理解顶级支出分析指标将让您做更明智采购决策、规避风险。

Erin McFarlane是Fairmarkit战略执行负责人。