采购经理的前五项支出分析措施

如果您最近加入了一个组织或担任与采购直接相关的新角色，那么知道从哪里开始可能具有挑战性。即使您担任该职位已有一段时间，日常活动的旋风也会分散您对组织与供应基地关系的全面了解的注意力。

有数百个有价值的指标可帮助您更好地了解公司的供应链。但与任何专业人士一样，您的时间有限，报告请求可能会分散您的团队对关键活动的注意力。如果您正在采购并试图更好地了解分配给您的商品或类别，那么了解数字对于取得良好的开端尤为重要。

以下是排名前五的支出分析指标，以及如何定义它们、在哪里找到它们以及它们对贵公司的影响：

供应商总支出

从一开始，您就需要一个可信赖的来源来跟踪供应商总支出（不包括员工付款之类的内容）和一个让您与报告保持一致的日期。仅针对已批准的采购订单运行报告可能很诱人，但这可能不包括不同的付款方式，例如作为交易的一部分付款的采购卡和供应商 - 更不用说可能尚未付款的发票。

与您的财务合作伙伴合作，确定考虑供应商费用的公司标准，并将您的数字与公司的总账日期和类别保持一致。一定要考虑到多个系统和公司结构，密切关注最近的合并或收购。这是一个您需要牢记的数字，尤其是当您要在高管团队中提及时。作为基本规则，这应适用于以下所有支出分析指标。

对于供应商总支出，您需要问自己：馅饼有多大？它涵盖了多少家公司，以及多少个记录系统？获得有多难？

这些答案将帮助您了解采购为实现其目标而必须导航的复杂性，以及对组织应用政策可能会有多困难。

如果您想真正给人留下深刻印象，您还应该知道这个数字在贵组织收入中的占比如何，以及与行业标准相比如何。

直接支出与间接支出

简单来说，直接支出是指直接包含在贵公司产品中的购买，而间接购买则是那些没有包含的购买。它在制造业和零售业中被广泛理解，但在其他行业可能更难定义，尤其是服务业。如果您的公司通过分包履行其客户义务，或者如果供应商产品直接转售给您的客户，您应该将其视为直接费用。必须与产品设计师密切合作，更加谨慎地采购直接支出，但在考虑供应链时，它可能代表着巨大的机会。 （精益/六西格码方法通常会产生很好的结果）。您的采购和采购团队了解他们的决策对您提供给客户的产品质量的影响非常重要。

间接支出是您可以应对大量储蓄挑战的地方 - 您的公司购买的东西以支持其运营。如果您利用市场，这通常不是特定于行业的，并且可以节省成本。尽量不要只关注战略支出，还要从报告中一直向下查看您的尾部支出——这 20% 的支出通常分布在 80% 的供应商中。

最重要的是，您应该了解直接和间接支出的百分比，并能够分解以下所有指标。

有影响力的管理支出

有影响的支出是采购有能力改变的支出，无论是通过谈判、选择不同的供应商还是改变需求。这主要是一项组织决策，在公司和领导层之间存在显着差异。贷款付款、租金或租赁付款、员工报销、慈善捐赠、邮资、税收等可能属于领导层标记为“超出采购范围”的领域。有时这是一个令人惊讶的对话，其中假设可能代价高昂。

管理支出是采购实际掌握的支出金额。这通常被定义为合同支出，但实际上它代表了采购参与采购或谈判的任何交易。

战略供应商

战略供应商是您的支出最高的供应商和您的公司向其客户提供产品或服务所依赖的供应商的组合。您应该熟悉总支出、提供的商品、从供应商处采购的部门数量，以及最重要的是，这些供应商对您公司的运营构成的风险。这些供应商的绩效对您组织的运营、安全和声誉非常重要。

至少，审查提供您 80% 采购的供应商。您可能会惊讶于数量如此之少。然后，与您的风险或业务连续性合作伙伴接触，了解他们如何看待供应商风险，以及他们认为谁是每个组织或业务部门最关键的供应商。

尾部支出

战略供应商数据的另一面是尾部。这些采购仅占您支出的 20%，但通常占供应商数量的 80% 或更多。尾巴既可以是生产力杀手，也是省钱的好方法。有什么方法可以让您更好地自动化尾部支出管理并整合供应商？尾部支出是寻找自动化机会的好地方。

要问自己的问题：您的公司目前如何管理这个问题？它是否使用目录，如果是，它们是否真的降低了成本？花多少时间“推纸”来管理这些小额美元交易？

良好的数据可以帮助公司节省多达 12% 的尾部支出。但无论您的支出领域是什么，了解最高支出分析和指标都可以让您做出更明智的购买决策并降低风险。

Erin McFarlane 是 Fairmarkit 的战略和执行主管。