维护文档和世界上最大的蛋篮

维护文档是包含您可能需要完成维护任务和检查的信息的任何记录。它告诉您您拥有什么，向您展示如何维护它，并记录您过去的所有工作。

当然，有句老话是“永远不要把所有的鸡蛋都放在一个篮子里”，但是如果您想要准确、易于访问的维护文档，那正是您应该做的。

你只需要确保你选择了正确的篮子。

什么是维护文档？

在决定将它保存在哪里之前，值得花更多时间看看它是什么。

您可以将其视为您对有关您的运营的关键问题的答案的集合：我们有什么？我们如何照顾它？到目前为止，我们做了哪些工作，这些工作的结果是什么？

例如，设备操作员可能会提交与正在发出新的奇怪声音的印刷机相关的维护请求。该请求由维护负责人审查，然后由维护负责人使用它来生成工作订单，并附上说明和清单。从那里，他们优先考虑并将其分配给技术人员。一旦技术人员掌握了它，他们就会查找印刷机手册，以及最近关闭的一些工作订单。到达现场后，他们注意到一段管道有泄漏。它在泄漏，但看起来也很新，因此技术人员会检查保修以查看制造商是否有义务提供保修服务。不幸的是，他们不是，所以技术去库存并获得所需的零件和材料。完成工作后，他们会在填写对他们所做工作的描述后关闭工单。

在这种情况下，维护文档包括：

• 维护请求
• 分配的工单
• 设备手册
• 设备保修
• 已完成的工单

每一份文件在这个过程中都扮演着重要的角色。没有它，维护负责人不会知道有问题，技术人员不会知道如何解决它，后来，没人知道技术人员做了什么。

有哪些不同类型的维护文档？

尽管有许多类型，但它们都倾向于属于三大类之一：您拥有什么，您做什么以及如何做，以及您做了什么。

你有什么

在这里，您可以包含描述您的资产和设备的文件，包括：

• 序列号
• CAD 和 BIM 文件
• 示意图
• 图片
• 保证
• 保险政策

您还可以在此处包含所有告诉您维护团队成员的文件，包括培训证书和特定行业印章。

收集所有这些信息并将其编译成有用的东西可能是一项复杂的任务，但如果您试图从所有反应性维护转向更具预防性的维护，这是必要的。好消息是您可以在设施审核方面找到帮助。

你做什么，你怎么做

在这里，您拥有所有说明如何照顾您的资产的文件，包括：

• 原始设备制造商 (OEM) 手册
• 检查清单
• 分步说明
• 标准操作程序 (SOP)
• 一般政策和程序
• 预防性维护计划
• 因为安全是如此重要，所以它可以是它自己的子类别，包括：
• 特定于安全的政策和程序
• 锁定/标记政策
• 工作场所有害物质信息系统 (WHIMIS)
• OSHA 文档

根据您所在的位置，您还可以添加工伤赔偿文件。

许多部门的一个常见问题是，他们将所有这些信息都放在高级技术人员的头脑中。与其把它放在安全和可接近的地方，不如把它锁起来。一旦这些高级技术人员因为要搬到新公司或退休而走出家门，您就会失去所有关键的维护知识。

你做了什么

在这里，它是与维护团队以及任何第三方供应商完成的工作相关的所有文件。您可以包括：

• 维护请求
• 工单
• 维护指标
• 关键绩效指标
• 报告

工单中有许多文档，包括技术人员创建的注释和图像。

为什么维护文档很重要？

通过审核通常取决于您回答这些问题的能力：

• 你有适当的流程吗？
• 团队是否遵循您的流程？
• 如果他们跟着他们，他们什么时候做的工作？
• 如果您有 SOP 并且团队正在遵循它们，那么您最后一次更新它们是什么时候？

既然我们知道它是什么以及为什么它很重要，我们就可以回答下一个问题：保证它的安全并使其易于访问的最佳方法是什么？

为什么 CMMS 是世界上最大的鸡蛋篮？

回到鸡蛋和他们的篮子，我们脆弱的比喻。关于鸡蛋和其他任何你想保持安全的东西的想法是你不应该把它们都放在一个地方。但是对于维护文档，情况正好相反。

您只需要确保您拥有正确类型的篮子，即现代计算机化维护管理系统 (CMMS)。

使用传统的手动方法，您正在与成堆的文书工作和随机的电子表格文件作斗争。每次您需要连接两个文档时，它们很有可能是两种不同的格式。 PM 计划可能在电子表格中，但相关的保证都是纸质的。您刚刚分配的工单在纸上，但资产的原理图都是 PDF 文件。

借助现代 CMMS，您的所有文档都进入一个中央数据库，在那里它们都是安全、可访问和可连接的。 CMMS 提供商将所有 IT 重担从您的肩上卸下，他们负责确保您的数据在您需要时得到备份。他们还确保您的数据在您需要的任何地方，团队中的每个人都可以通过他们的互联网连接设备访问。

当您需要生成和分配工作订单时，一切都在软件内部的一个地方完成。当技术人员使用他们的移动设备实时访问信息时，他们还可以调出智能和安全工作所需的相关图像和 SOP。

接下来的步骤

Hippo 可以帮助您获得最适合您的解决方案，从回答您关于维护相关的所有问题到帮助您预订实时软件演示。

总结

维护文档是帮助您完成维护工作的记录集合。这就是您如何知道自己拥有什么，如何照顾它，以及到目前为止您完成了哪些工作。因此，第一类可以包括资产序列号、图像、CAD 和 BIM 文件、保修、保险单和有关您的维护团队的信息，包括证书和贸易印章。其次，您有 SOP、预防性维护计划、清单和手册。第三，有关闭的工单、报告和KPI。所有这些信息对您的运营至关重要，您可以将它们统称为一张地图，显示您去过哪里、现在在哪里以及如何实现目标。为确保您的文档既安全又可访问，您需要一个现代化的 CMMS 解决方案。因为一切都存在于中央数据库中，并且您的提供商负责所有备份和更新，所以您永远不必担心丢失或无法访问您的维护文档。