选择资产管理软件的7个技巧

复杂的企业资产管理 (EAM) 软件对于商业模式依赖于最大化昂贵和复杂资产的产出的公司来说是必不可少的。正确的 EAM 软件不仅可以帮助您通过查看执行必要的维护来确保资产可用性，还可以让高级管理层管理和保护他们的整体投资，无论是在海上钻井平台、核电站、制造设施、喷气式飞机还是其他资产。

本文中包含的七个技巧来自 IFS North America 和 IFS AB 的一些顶级 EAM 专家，旨在帮助确保您充分利用 EAM 软件，从而充分利用您的资产。

1) 考虑 PAS-55 并要求将其置于 EAM 上。
PAS-55 是来自英国标准协会的一项新的公开可用的资产管理标准，并且正在全球范围内迅速取得进展。 PAS-55 是向客户、股东、监管机构和客户等利益相关者证明您遵循最佳实践以确保可靠运营、控制成本和最大化资本资产回报的好方法。该标准仅对 EAM 软件进行了外围处理，但确实对用于管理资产数据的信息技术系统提出了一项主要要求，这应该会影响 EAM 软件的选择。

PAS 55 要求用于管理资产数据的 IT 系统允许在整个组织内共享信息和保留知识，特别关注外包活动。具体而言，EAM 必须解决资产生命周期的所有阶段，包括资产的规划和工程、资产的维护和运营以及资产的最终退役或退役过程。

为了促进遵守 PAS-55，EAM 和其他用于管理资产数据的软件需要提供所有资产信息的准确和一致的视图 - 一个版本的真相 - 确保政策、计划和行动基于准确理解资产基础设施的历史和当前状态。为了实现这一点，EAM 软件产品必须实际解决资产生命周期的所有阶段，而且很少有人这样做。它还必须为工程公司和维护承包商等外部各方提供使用该系统的门户或其他方法，以便接触该资产数据的每个人都实时与单个数据库进行交互。

底线： 无论您是否计划立即实施 PAS-55，在 EAM 软件选择周期中都应该寻找完整的资产生命周期支持。这是一种在管理资本资产生命周期方面具有可衡量和实际意义的最佳实践。而且您永远不知道 PAS-55 合规性何时会出现在您组织的议程上，也许是客户、投资者和其他利益相关者的遗赠。

2) 使用简单的技术向承包商开放您的系统。
PAS-55 合规性并不是向工程公司和维护承包商等供应商开放 EAM 应用程序的唯一原因。还有两个原因表明这是一个好主意。首先，在您计划未来几周的维护工作时，如果您的承包商通过您的 EAM 系统了解您的计划，他们可以了解即将进行的工作，安排他们的人员并确保他们拥有合适的工具和材料.如果他们看到滚动时间表，他们可以对您的需求做出更快的响应。这也减少了通过电话和电子邮件管理这些外部承包商所需的时间。

此外，如果承包商可以直接将他们的工作活动报告到您的系统中，您就可以获得已完成工作的实时更新。这消除了承包商在他们自己的系统中输入数据时导致的延迟，数据流经该承包商环境内的报告机制并返回制造维护团队，然后制造维护团队必须将该工作记录输入回 EAM，企业资源规划 (ERP) 或计算机化维护管理 (CMMS) 软件。重复输入是一种浪费，并增加了出错的可能性。实时数据还可以让承包商和内部维护人员之间或与处理该资产的其他承包商之间进行更紧密的协调。此外，实时数据可以更有效地利用资产，例如在承包商完成工作后立即恢复生产计划。

底线： 任何参与 EAM 选择过程的人都应该就如何将软件扩展到涉及资产生命周期各个阶段的供应商提出尖锐的问题。对于应该能够访问您的 EAM 系统的各种外部方，是否有不同的方法可以实现这一点？

3) 从宏观层面考虑项目管理的重要性。
如果您将资产的生命周期视为一个长期项目——一个可能持续长达 20 年或更长时间的项目——很明显，您真正关注的是一个开始于工程和施工过程。然后，该项目开始包括维护、运营和改装的成本，并最终做出明智的退役和更换资产的决定。在缺乏功能齐全、灵活且集成的 EAM 和 ALM 系统的情况下，管理资产从摇篮到坟墓的生命周期是一项挑战。

尽管资产管理技术近年来取得了巨大的飞跃，但在某些方面，30 年前管理主要资产可能比现在更容易。这是因为多年前，行业往往有自己的内部工程部门，负责设计重大改造和新建筑。

这对软件选择过程意味着 EAM 包支持工厂设计和工程的能力应该是一个主要因素。即使在绝大多数由外部工程团队负责设计的情况下，他们的活动也应该包含在资产生命周期中使用的 EAM 平台中，以便设计数据自然流入维护和运营系统资产在其生产寿命期间。

ALM、项目管理和核心EAM功能之间的紧密集成也是必要的。考虑一下每年停站进行大修的燃煤电厂的首席执行官兼维修主管所面临的情况。迫切需要满足项目时间表，因为每天的停机时间价值数百万美元，而且由于聘请外部承包商、租用设备以及可能增加额外的维护班次，项目的复杂程度很高。强大的项目管理功能与强大的 EAM 应用程序在非常精细的级别上集成，可以帮助管理在分配的时间内完成所需任务所需的资源。虽然能够按时完成任务是集成项目和 EAM 功能的一个有力论据，但项目和 EAM 功能可以实现更大的收益，并与总体资产生命周期管理 (ALM) 系统和总账相关联。从 ALM 和财务角度看待工厂停工的能力有助于确定引入额外的外部资源以缩短停机时间是否有意义。从中长期来看，雇用承包商和设备的外部成本会在多大程度上增加资产的总回报？

许多资产密集型公司没有适当的工具来有效优化与工厂停工相关的活动，当然也没有合适的工具来主动减少计划停机时间。

底线： 拥有合适的 EAM 工具并充分利用它们的资产管理主管将拥有更低的开销和更高的生产力，而他们的竞争对手则难以跟上。他们将能够对资产的生命周期做出更明智的决策，因为他们可以将其作为一个长期项目进行管理。

4) 在微观层面考虑项目管理的重要性。
在像资产密集型行业这样的大型项目环境中，跟踪资产运营和维护成本的工作取决于对数千个较小项目的有效成本跟踪。在这个微观层面上，集成项目、财务和 EAM 功能至关重要。在正确集成的企业应用程序中工作时，更容易构建维护项目以收集所有成本，包括用于收集技术人员时间的采购和工作订单。集成功能还将允许按不同的分解结构分析项目成本，并且可以为每个活动分配不同的资金线。

图 1. 在这个来自 IFS 应用程序的屏幕中，许多项目管理功能与企业的其他部分紧密集成。

此外，由于可以针对单个项目或整体跟踪许多不同的部门和职能活动，因此识别特定设备故障的周期性变得更加容易。当维护主管在资本预算过程中与高级管理层沟通时，这可能是非常宝贵的信息。有关特定资本设备运营成本的全面信息可以为改装或更换决策提供依据。

但是，当真正的维护成本因管理系统的低效而损失时，做出这些决定要困难得多。具体来说，哪些低效率会阻碍您的资产管理工作？考虑从事更复杂的维护项目的维护团队所面临的挑战，例如更换锅炉系统，而没有集成的 EAM、项目和工作订单功能。该项目可能涉及内部员工时间、承包商、库存零件和专门为该项目采购的材料。

如果这个团队使用独立的项目管理系统，他们至少需要重新培训他们的维护技术人员使用项目来捕获材料和时间，而不是使用技术人员通常用于其他工作的工单。即使您参与了这项再培训计划，项目成本报告能力也可能会受到影响，高级管理人员仍然无法清楚地了解项目成本。此外，迫使维护技术人员放弃他们熟悉的工作订单而转而使用项目管理软件可能会导致资产数据丢失。从前线的工作订单到管理级别的项目功能再到高级管理级别的 ALM 功能的集成降低了成本和低效率，这应该是 EAM 选择过程中需要寻找的东西。

底线： 一个维护部门每天都涉及多个项目。确保 EAM 软件能够充分管理和记录此项目数据应该是 EAM 选择的一个关键考虑因素。

5) 考虑劳动力老龄化/萎缩的影响。
世界人口统计数据表明，发达国家的高管应该计划在未来以更少的人来开展业务。美国劳动力中的 7800 万婴儿潮一代开始退休，他们将被仅 5000 万的一代人所取代。这造成了一个不容忽视的结构性差距。此外，年轻一代对生活、工作和技术的看法与长辈完全不同，他们对工作方式、地点和工具的期望要严格得多。劳动力老龄化挑战的另一个有趣方面是它实际上只适用于较发达国家。发展中国家的平均年龄仍然比发达国家年轻得多，年轻一代比年长一代要大。

虽然这一代际变化将需要更高效的 EAM 和 ERP 系统，但它也将产生对企业软件的真正需求，以记录即将退休的一代高管、经理和工人的隐性知识和集体智慧。这种非正式的、隐性的知识是一种企业资本，否则当这一代人离开劳动力市场时，它就会从公司中消失。

隐性知识可以由许多内容组成，包括针对某些情况的工作策略，例如计划在暑假旺季期间停工、对工程人员提出严格要求的复杂重新设计项目或对独特而复杂的故障排除和维修设备。年长的工人甚至可以根据机器在运行时发出的声音来诊断设备问题。这种类型的知识很难包含在企业应用程序中，但这正是企业软件必须做的，才能帮助公司成功应对这一代际转移。

由于多种原因，很难从老一代那里获取这些信息。一个原因是，许多人无论年龄大小，都将知识视为力量，并相信如果他们自由分享这些信息，他们对公司的价值就会降低。事实上，专有信息不应该在竞争激烈的市场中共享，但真正的竞争发生在公司外部而不是公司内部。当知识渊博的员工将信息保密时，您的公司将处于竞争劣势。像 EAM 这样的企业软件需要帮助建立一个人们愿意分享、愿意互相帮助并分享他们所知道的东西的环境。

许多资产密集型公司没有适当的工具来有效优化与工厂停工相关的活动，当然也没有合适的工具来主动减少计划停机时间。

底线： 拥有合适的 EAM 工具并充分利用它们的资产管理主管将拥有更低的开销和更高的生产力，而他们的竞争对手则难以跟上。他们将能够对资产的生命周期做出更明智的决策，因为他们可以将其作为一个长期项目进行管理。

图 2. 企业 2.0 功能（如 IFS 应用程序中的这个线程讨论板）可以从高级员工中提取隐性知识并将其保留在企业应用程序中。

从高级人员那里获取这些宝贵的隐性知识也很困难，因为他们处于那种无意识的能力状态。他们不知道自己有什么可以分享的，也不知道他们知道什么对他人有价值。如果你要求某人在他们退休之前，拿着一张白纸坐下来，写下他们所知道的所有事情，那是行不通的。然而，通过利用归类为 Web 2.0 和 Enterprise 2.0 的技术，我们可以让人们分享，因为他们正在响应对专业知识的有机、实时请求。维基、留言板甚至传统的线程讨论组等工具可以提示高级员工回复其他员工的查询，撰写有关重要主题的文章，并在集中式应用程序环境中捕获有价值的数据，从而使公司的发展受益。维基百科、流行论坛甚至 Facebook 都是信息技术平台促进协作和信息共享的例子。

底线： 因此，在评估 EAM 软件时，寻找 Enterprise 2.0 类型的功能来促进这种类型的开放、交流环境显然很重要。

6) 考虑可用性的重要性。
只有通过最少的培训和指导才能直观理解的 EAM 软件功能将提供比更深奥、更难理解和使用的软件更低的总拥有成本。简单且界面吸引人的EAM软件还会提示用户输入更多数据并更频繁地与系统交互，从而提高企业数据的质量。随着上述年轻一代在劳动力中发挥更大的影响力，从可用性的角度来看有意义的系统将变得更加重要。婴儿潮一代愿意使用企业软件系统，坦率地说，从可用性的角度来看，这些系统还有很多不足之处。他们认为有充分的理由在多个字段中输入相同的数据或在多个屏幕之间切换以完成单个过程。新一代意识到这只是糟糕的软件设计的结果，并且可能会抱怨或只是使用 EAM 环境之外的其他系统，从而导致数据碎片化和效率低下、流程不协调。

图 3. IFS 应用程序的这个屏幕创建了生产停止的可视化说明。

这可以说是所有企业软件。但在 EAM 的情况下，我们经常处理大量数据，特别是当 EAM 与 PLC 集成以实现自动故障报告时。这些非常大的数据存储包含——在大多数情况下——关于设备和过程的信息，这些信息完全在可接受的范围内。然而，这些数据中极少一部分具有至关重要的意义和意义，因为它与需要立即关注的设备有关。因此，EAM 软件必须允许管理人员将无聊的多数人与关键的少数人分开。许多用于表示数据的图形格式（包括树形图）都可以实现这一点。

图 4. 在这个来自 IFS Applications 的树图中，故障数量用大小表示，严重程度用颜色表示。用户可以在大红色方块中深入查找问题背后的原因。

底线： 因此，在选择 EAM 软件时，重要的是要寻找尖端的可用性改进，以简化企业中软件的采用，并提供增强的决策和管理支持，以建议在特定时间哪些维护任务最紧迫。

7) 通过集成 EAM 实现精益维护改进 使用 ERP。
虽然许多 EAM 包能够执行标准的维护计划和工作管理功能，但事实仍然是，大多数预防性维护计划的成功依赖于确保维护部门以外人员的参与和支持。这就是为什么 EAM 功能要么成为业务其他地方使用的企业软件系统的一部分，要么与公司范围内使用的 ERP 包紧密集成至关重要。

真正灵活的 EAM 解决方案既可以作为成熟的企业应用程序实施，包括财务、人力资源、制造和其他功能，也可以与现有的 ERP 工具集成。例如，IFS 应用程序中的 EAM 功能包括与 SAP、Oracle 应用程序和其他产品的标准接口。同时，同类最佳的“利基”EAM 供应商可能会提供与更广泛的 ERP 包的某种程度的集成，但库存管理和控制、人力资源、文档管理和采购功能与其他应用程序的联系并不紧密，因为EAM 工具中的底层功能并不那么健壮。

由于与公司内部使用的其他应用程序缺乏非常紧密的集成，EAM 包将创建非增值工作，因为某些数据必须手动从 EAM 系统传输到 ERP 系统。此外，当 EAM 软件不与其他功能（如 ERP 解决方案）集成时，在订购备件时会导致系统欠佳或冗余，因为大多数采购功能是在 EAM 系统之外进行的。维护库存备件的良好信息并避免过度购买组件是极其困难的，特别是如果要购买的某些物品同时用于制造过程和维护过程。人员调度也受到独立 EAM 工具的阻碍，因为同类最佳维护应用程序中的调度功能未与人力资源软件集成，其中包含有关假期、员工资格和其他数据的信息。

作为更广泛企业应用程序一部分的 EAM 解决方案可能非常强大，在某些情况下可以与同类最佳解决方案相媲美。他们将捕获故障数据、发出工单、安排人员和材料以及采购要求。但与独立的 EAM 系统不同，这些集成应用程序可以利用已经存在于 ERP 应用程序中的采购功能。当 EAM 功能与其他部门使用的企业应用程序功能集成时，当每个人都在同一个平台上和同一个数据上工作时，就会产生许多效率。而且由于每个人都在同一环境中处理相同的数据，因此与以可靠性为中心的维护 (RCM) 计划所依赖的其他人进行交流变得更加容易。

底线： 这对您来说意味着重要的是要考虑 EAM 软件将在多大程度上创建与企业其他部分分开的数据孤岛，这反过来又会创建非增值工作。另一方面，当 EAM 与企业的其他部分集成时，精益维护改进是可以实现的。

结论
虽然每家企业都略有不同，但我们 IFS 相信上述技巧在大多数情况下对大多数资产密集型组织都有用。贯穿所有这些技巧的基本思想是，EAM 应该被视为一种战略资产，如果正确选择、实施和使用，可以推动企业价值。

关于作者：
Patrick Zirnhelt 是 IFS 北美资产密集型行业的销售总监。他拥有超过 16 年的企业系统工作经验，包括软件开发、实施和销售。他是安大略省注册的专业工程师，拥有多伦多约克大学舒立克商学院管理信息系统专业工商管理硕士学位和安大略省金斯敦皇后大学机械工程理学学士学位。