办公室维护指南：创建高效的商业环境

我们一生中将近三分之一的时间都花在工作上。无论是带休息室和会议室的大型开放空间还是一堆紧凑的小隔间，办公室维护都是使工作场所更舒适并因此提高工作效率的关键因素。换句话说，办公室维护管理是组织长期成功的重要因素。

加入我们，探索办公室维护涵盖的内容，并概述将使您走上成功之路的最佳实践。

办公室维修服务范围

多年来，设施管理已经发生了很大的变化，从一个外围成本中心到现在被视为一个重要的业务推动者。作为设施管理和楼宇维护不可或缺的一部分，办公室管理是管理各种办公楼和工作场所的关键服务。

也就是说，办公室维护服务可能因办公室的规模、基础设施的复杂程度以及所用建筑系统和设备的范围而异。

为了让一般公司工作场所的一切正常运行，您可以期望在后台运行这些更常见的维护任务：

一般清洁/清洁服务
家具检查和维修
办公设备保养和维修（复印机、打印机、碎纸机、水冷却器等）
暖通空调检查和维护
IT 设备维护
消防系统检查和维护
水处理和供应服务
安全和物理访问控制

……等等。

在上述所有任务都得到适当执行的理想情况下，如果有的话，会对业务运营产生什么影响？让我们接下来看看。

办公室维护如何影响组织的成功

办公室维护可以通过三种主要方式和许多较小的方式提高您的利润。这是大的。

1) 提高员工工作效率

有许多小事情会影响员工的工作效率。光线不足、室内温度、办公设备故障、工作空间杂乱无章——这些都是对生产力产生负面影响的因素。

当雇主采取积极措施提供平衡的室内温度、照明和整洁的空间时，可以积极影响员工的情绪，最大限度地减少旷工并减少疲劳。

在这样的工作场所，人们可以专注于工作质量和对组织目标的贡献，而不会产生不必要的干扰。

2) 降低运营成本

国际建筑业主与经理人协会 (BOMA) 在其 2018 年的基准报告中指出，美国各地的私营部门办公楼每平方英尺平均花费 2.15 美元（或每平方米 23.24 美元） 关于维修和保养。

为了控制维护运营成本，组织需要避免三件事：

过于昂贵的承包商 .
未进行任何预防性维护 设备和基础设施，这会导致后期不必要的支出。
维护过多 ，这会造成备件、时间和劳动力的浪费。

简单地说，要控制运营成本，您首先需要能够跟踪和控制您的维护成本。

3) 更好的商业信誉和品牌形象

他们说你永远不会有第二次机会给人留下良好的第一印象。想象一下，一个客户或合作伙伴走进办公室，跨过一个用来接漏空调的水桶，然后不得不坐在一张吱吱作响的椅子上，一直想知道那种奇怪的气味是从哪里来的。

我们不知道它传达了什么信息，但它肯定不能说明您的企业已经井然有序并准备好迎接新的挑战。

您应该外包办公室维护还是内部处理？

在您确保每项办公室维护任务正确按时完成的过程中，您将需要做出几个重要的决定。主要问题之一是您是将办公室维护外包给设施维护专业人员还是尝试自己完成。

请记住，即使拥有一支由维护专业人员组成的小型内部团队，您仍需要与一些承包商和服务提供商合作来处理管道或电气工作等专业任务。

两种途径各有优缺点。

外包办公室维护

优点：

更好的维护服务交付质量。
与技术娴熟的 FM 公司合作可提供增长机会、更好的市场渗透率和竞争力。
访问专门的办公室维护资源和行业最佳实践。
提高效率。
更好地专注于核心业务。
您不必考虑维护人员配备问题。

缺点：

减少操作控制。
安全漏洞和保密问题的风险增加。
外包公司所犯的错误会对客户的声誉产生负面影响。
可能比建立一个小型内部团队的成本更高。

内部办公室维护

优点：

最大限度地控制流程和程序。
更深入地了解您的维护成本和优化选项。
可以更快地处理设备问题。
更深入地了解您的设备和基础设施的整体状态。

缺点：

建立一个内部团队来处理您知之甚少的事情需要时间和精力。
较小的组织根本没有足够的工作来证明聘请全职设施经理和维护人员是合理的。
如果您计划将部分维护职责转移给现有员工，可能会导致一系列不同的组织和生产力问题。

大型组织将更有动力将大部分维护工作留在内部。在下一节中，我们将简要描述他们如何构建有效的维护管理框架。

在内部管理基本的办公室维护任务

设立维修部门需要时间。虽然办公室维护不像工业维护那么复杂，但提前计划仍然值得。

1) 了解您的维护需求

如果目前没有，请创建一个全面的实物资产登记册，包括您所有的办公设备和电器。您可以通过使用简单的资产库存管理软件来做到这一点。这将帮助您了解所有设备/库存，并更轻松地跟踪其位置。

之后，您需要查看您的实际维护需求。换句话说，您的哪些设备将受益于主动维护。浏览您刚刚制作的清单并标记该设备。

大型组织将拥有处理 IT 设备的 IT 支持。如果你只是租用地板或办公空间，业主通常会有一个公司或一个团队进行物业管理，包括照顾电梯、管道、消防安全系统和电气工作等核心建筑系统，以及其他东西比如场地维护。

通常，您的企业需要有人专注于以下任务：

清除垃圾和清洁服务
维护暖通空调（定期检查、更换过滤器等）
偶尔检查办公家具、设备和电器（PAT 测试）
帮助安装新设备或家具
清洁地毯和室内装潢
外部和/或内部窗户清洁
在办公室周围进行小修

无论您是通过维修承包商、聘请全职/兼职勤杂工、让您的员工参与其中，还是以上所有方式，都取决于您。

无论如何，制定维护计划并没有什么坏处。

2) 制定预防性维护计划

预防性维护计划可确保按时执行重要的日常维护任务。由于您正在计划工作，因此您应该有足够的时间来分配执行这些任务所需的必要工具、更换零件和劳动力。

如果您有很多预防性工作需要安排，我们强烈建议您阅读我们关于如何制定预防性维护计划的指南。

3) 使用移动 CMMS 支持您的维护工作

调度工作只是难题的一部分。

如果工作由内部团队成员执行，他们将需要拥有必要的工具、替换零件和安全设备。在某些情况下，此人可能还需要访问维护清单、操作手册、SOP 和其他文件。

对于零件和工具，您将需要某种储藏室。对于文档，最好的办法是将它们存储在 Limble 等 CMMS 软件中。

您可以使用 Limble CMMS 作为您的资产库存管理软件。您将设备输入到其数据库中。对于每件设备，您可以添加详细信息，例如品牌和型号、手册、故障排除清单、供应商详细信息、它使用的备件等。

以下是 Limble 为简化办公室维护而可以做的其他一些巧妙的事情：

维护团队有问题？工作订单轻而易举：您的任何员工都可以直接跳转到我们的在线工作请求门户，提交带有问题描述的工单，并添加图片（如果有意义的话）。他们将通过电子邮件收到有关其票务进度的通知。
Limble 的拖放式维护日历可帮助您计划和组织任何类型的维护工作。
使用我们内置的二维码生成器为每项资产生成唯一的代码。打印出来贴在设备上。任何有权访问 Limble 的人都可以通过手机扫描条形码快速识别资产。
依靠我们的备件库存模块来跟踪您的备件库存并准确预测接下来的季度。
利用我们的供应商管理功能与外部承包商共享维护票并跟踪他们执行的工作。

除了提到的所有内容之外，与每个基于云的解决方案一样，Limble 提供了一个强大的报告系统，因此您可以详细了解资产的性能、维护团队的性能、维护供应商的性能以及上述每个类别的详细成本明细。