标准操作程序：防故障 SOP 的秘密

没有人会声称麦当劳是世界上最好的汉堡。那为什么它一天能卖出 5000 万美元的汉堡呢？因为它每次都可以在任何地方提供相同的汉堡。这就是标准操作程序 (SOP) 的神奇之处，它适用于任何正确使用它的公司。
在本文中，您将了解到：

• 什么是标准操作程序？
• SOP 有哪些好处？
• 为什么这么多部门未能从 SOP 中获得价值？
• 几乎可以保证您成功的一件事。
• 还有哪些常见的 SOP 格式？

如果您的团队准确而快速地执行每项任务，您的部门将如何发展？无论您是在小型企业还是大型企业工作，请继续阅读以了解如何将这一愿景变为现实。

什么是标准操作程序？

定义

标准操作程序 (SOP) 是一份官方文件，其中包含概述如何执行特定任务的详细说明 .

组织使用它来帮助他们的员工完成一致的工作。

当橡胶遇到路面

标准的操作程序可以让您的团队确切地知道要做什么、何时做以及如何做。

这不是一个高级程序文件。 SOP 通过特定步骤解决了工作的具体细节（有时是字面意思），几乎没有解释或错误的余地 .

谁使用标准操作程序？

SOP 可用于任何垂直行业。它们对于需要反复完成任务的企业尤为重要 .在这些情况下，精简会降低成本和提高产量。标准操作程序常见于：

• 制造
• 维护
• 食品服务
• 呼叫中心
• 军事
• 还有更多。

您应该认真考虑在之前为特定程序创建 SOP 如果您想保持高质量，就可以发展您的业务。

标准操作程序的好处

避免愚蠢的错误

任由他们自己的设备，您的工作人员几乎不可能像您一样完成任务。定义“正确”的方式 尽一切努力，让每位员工像您最好的员工一样工作 .

领先一步

SOP 引导团队预防问题而不是做出反应 给他们。他们确保裂缝之间没有任何东西。

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交付您应该交付的东西

标准操作程序是一种自然的质量管理体系，可确保您的团队每次工作都达到标准。这有助于您避免延误和重复工作。

让每个人都在同一页面上

沟通不畅可能以两种方式发生：

• 说话的人可能用错了词。
• 倾听的人可能会误解。

这意味着只需提供单一的、经过审查的信息来源就可以将错误减少一半 .这样可以节省大量时间和资源。

捂住你的屁股

即使在运行良好的设施中，也会出现问题。 不要把责任推到你身上 通过证明您有 SOP——并且遵守这些 SOP。它还可以保护整个公司免受罚款和诉讼。

最重要的是，在详细的 SOP 中为您的团队提供他们需要的所有信息首先防止事故发生 .这就引出了我们的下一点。

不留任何机会

在忙碌的日子里分配任务时很容易忘记提及细节。 当这些细节是健康警告、安全措施或环境危害时，这就变得很重要了。

为确保您每次都记住所有相关细节，SOP 是您写下一次的方式 并轻松附加它们 分配给作业 .

提供更好的培训

通过标准操作程序，您可以开始有序地让新员工入职。由于 SOP 随时触手可及，新员工可以 早点独立工作 ，让经验丰富的专业人员可以专注于自己的工作量。

事半功倍

现在，您的员工一次又一次地浪费时间跟踪相同的信息 .相反，您的团队可以将精力用于完成工作。通过为作业提供完整、详细的说明，标准化可以释放资源。

小变化，大影响

建立标准后，您可以测试新方法并进行改进 .

当所有员工开始以同样的方式做同样的工作时，他们肯定会想出更好的方法，他们会让你知道。如果你没有这种实验心态，这听起来像是在抱怨。相反，如果您有一种简单的方法来根据他们的建议采取行动，您可以将精力用于积极的事情 .通常，这些小的变化加起来很快。

做好准备

一个没有标准操作程序的部门会在关键员工辞职或退休，甚至休假的那一天发现自己遇到了大麻烦。当每个人都知道如何在一个地方时，团队会更加灵活 （通常称为“单一事实来源”。）无论发生什么变化，他们都可以交叉训练和适应。

假人的法规遵从性

最重要的指示是法律。如果法规被误解或不遵守，可能会给整个公司带来灾难。 SOP 确保每位员工都知道他们需要遵守以及如何遵守 .

为自己取个名字

高效和有效的经理领导可以在没有成长烦恼的情况下成长的部门。优秀的公司赋予他们更好的机会。 您处于有利地位，可以爬上阶梯 当您的日常运营已知且可靠时。

快乐的团队

SOP 可以帮助您的团队成员取得成功。

• 期望： 他们完全了解自己应该做什么。
• 支持： 他们知道在哪里可以找到他们需要的资源。
• 致谢： 您会听取他们的要求和改进建议并采取行动。
• 独立性： 您无需进行微观管理。
• 影响： 他们看到自己的工作推动部门向前发展，而不是被浪费。

为什么有些部门无法从他们的标准操作程序中获得价值？

此时，您可能会想，“如果我们能够以更少的错误、事故和风险更快地完成更好的工作，为什么我们不已经使用标准操作程序？！”

好问题！ SOP 是非常宝贵的工具，但就像任何工具一样，您可能会错误地使用它们。以下是阻止团队释放价值的常见错误：

太忙了

这是大多数团队失败的最大原因。 他们忙于工作，没有时间记录 ，尽管从长远来看，这会让他们的工作变得更加简单。最终，紧迫的短期需求会阻碍长期规划。

不过不要气馁。在下面的示例中，我们将向您展示如何将 SOP 写入您的管理例程。

过时的信息

SOP 确实会产生一些额外的工作：您必须维护它们。 不正确、不完整或过时的说明 总比没有说明好不了多少。

错误的时间，错误的地点

如果没有可用的说明，即使是完美的说明也无济于事。很多时候，写得很好的 SOP 最终在办公室的活页夹里，而需要它们的员工却在外地 .将 SOP 变成物理形式使得它很难在正确的时间出现在正确的地点。部门可能不会从创建它的努力中受益。

使用起来很痛苦

如果您的 SOP 不好用，则根本不会使用。 SOP 的格式必须使用它们 简单—— 甚至令人愉快 .

如果说明是写出来的，它们可能需要一个清晰的目录、颜色编码的标签以及大量的标题、副标题和要点。

您还可以将 SOP 构建到工作场所本身中。例如：

• 在设备旁边悬挂“操作方法”海报。
• 在清单上，添加链接到提供有用信息的网站的二维码。

事实上，这种集成原则非常重要，您会发现它在创建防故障 SOP 中起着关键作用。我们将在下面对此进行深入探讨。

缺乏实地问责

改变习惯需要精力，人们通常只有在知道会有后果的情况下才会这样做。每个 SOP 都应包含一个部分，说明如何以及何时评估与 SOP 相关的工作。

缺乏管理层的支持

要让员工认真对待标准操作程序，您必须确保 SOP 实际上是管理层在评估工作时使用的衡量标准 .如果管理层对出色完成工作的期望与 SOP 的内容不一致，则意味着以下两种情况之一：

• SOP 不正确。
• 管理层不了解工作环境的细微差别。

幸运的是，将精心编写的 SOP 交给管理层，让他们更容易将其默认为他们选择的评估工具，而不是创建自己的评估工具。

一成不变

您部门的需求在不断变化。如果您以一种需要花费大量精力来更新的方式编写标准操作程序，那么您创建的工作可能比保存的还多。

不灵活的 SOP 示例包括：

• 物理副本： 必须跟踪和换出的打印页面
• 页面格式： 完全完整、密集的内容，其中向一个页面添加信息会影响所有后续页面的布局（而不是替换单个页面）
• 内容格式： “文字墙”措辞（与图形相反 - 稍后会详细介绍）使细微的变化难以看到
• 未宣布： 任何未在会议中宣布和培训的变更
• 凭记忆： 执行工作时不必查看的程序（容易错过新信息）

别担心，好消息来了！

不要气馁！了解标准操作程序可能无法实现的所有方式意味着您可以在问题开始之前将其解决。

如何创建防故障的标准操作程序

使标准操作程序几乎万无一失的三件事：使您的 SOP 数字化 , 交互式 并且集成。

1.数字

更快、更轻松地构建和更新 SOP 在数字平台上。

• 更新会实时推送给所有团队成员。
• 多媒体说明使用文本、图像甚至视频，以及指向其他有用内容的一键式链接。

2.互动

使您的 SOP 和您的检查清单保持一致。

• 让团队成员在完成每个步骤时进行核对。
• 该步骤的所有信息都在他们面前他们在做工作 .

3.集成

创建一个 SOP， 为你工作 .

• 自动通知提醒团队成员程序更新和未完成的任务。
• 团队成员将数据输入标准操作程序本身，这会根据需要触发其他步骤。
• 自动生成已完成工作的报告。跟踪绩效、停机时间、库存等。

简而言之，您的标准操作程序将不再像一本手册。它将成为您的团队每天使用的工具，用于知道要去哪里、何时去那里、做什么以及如何去做。

实际操作：标准操作程序示例

注意：在以下部分中，您会经常看到“自动”这个词。这是因为有效的标准操作程序旨在尽可能简化工作。

认识我们的维护经理

在此示例中，维护经理（我们称他为 Joe）负责他的整个设施以及价值 200 万美元的制造设备。 Joe 需要与他的团队合作，在设备出现问题时尽快修复设备，因为每天生产线停机，公司会损失 200,000 美元的收入。

更重要的是，Joe 希望延长设备的使用寿命，使其首先不会出现问题，这需要定期进行预防性维护 (PM)。这可以是从目视检查到更换过滤器和检查油位的任何事情。

开始设置

Joe 正在使用 Limble CMMS 来保存他的所有 SOP，以便它们将是数字化的、交互式的和集成的。 （Joe 是个聪明人。）根据他有多少时间，Joe 可以一次创建他所有的 SOP，或者他可以从几个开始，然后根据需要添加 SOP。

一次设置所有内容

Joe 可以首先列出每件设备并附上任何有用的信息（手册、制造商联系信息、注释等）

对于每件设备，Joe 可以为以下各项创建 SOP：

• 日常维护 （清单、时间表、自动分配等）
• 报告问题 （提交表格）
• 分配工作 （清单、自动分配等）
• 订购材料 SOP（库存）

他还可以链接 SOP，以便它们可以自动相互触发（稍后会详细介绍。）

一次设置一点

如果 Joe 很忙——老实说，他可能很忙——那么他可以输入一件设备并在下次员工报告问题时定义它的 SOP。 Limble 成为他分配任务和跟踪进度的新方式。但是因为他使用的是 Limble，他创建过一次的任务可以作为从那天起的标准操作程序 .

Joe 构建他的 SOP 所要做的就是选择一种数据类型（例如，他可能希望技术人员上传照片或将步骤标记为完成）并编写该步骤的说明。 Joe 有各种数据类型可供选择（我们将在下面深入研究）。

日常维护的标准操作程序

事实证明，Joe 很忙，所以他开始为他的机器构建标准操作程序，只需将几件设备输入 Limble。他为他知道容易陷入困境的任务制定了一些预防性维护 SOP。在这种情况下，Joe 的团队应该每个月完成一次。

报告问题的标准操作程序

Joe 还希望操作机器的员工在报告问题时遵循 SOP，因此他在 Limble 中为操作员最常打电话给他的设备部件创建了自定义报告表格。

不幸的是，运营商提交的报告含糊不清或遗漏重要细节的情况很常见。现在，Limble 提示他们包括all 所需信息。

Joe 通过打印 Limble 独特的自定义二维码，将它们贴在操作员的控制面板上，使这些操作员可以轻松访问这些表格。现在，他们用手机扫描它，回答几个问题，然后点击提交。

随时了解当前工作状态

星期四早上，当乔到达工厂时，他会查看当天要完成的工作清单，这些清单是由分配给它的团队成员组织的。他们中的一些人在前一天完成了所有的工作，并且有空的清单。一些团队成员的任务仍在进行中。 Joe 一眼就能看出谁有哪些工作，他们在使用哪些设备，以及当前状态。

自动触发器和通知为您完成工作

Joe 还看到了一项新的突出任务：快速检查传送带，看是否有任何东西磨损或松动。 Limble 根据 Joe 所做的日常维护 SOP 创建了这个任务，因为距离他的团队上次完成检查清单已经整整一个月了。单击两次，Joe 将任务分配给 Rick。

事实上，Limble 那天早上创建了两项任务，但是当 Joe 最初制定他的第二个 SOP——检查排水管是否堵塞时——他告诉 Limble 自动将其分配给他团队的水管工。如果需要，他可以重新分配它，但因为它是自动分配的，即使乔那天早上因紧急情况被叫走，水管工也会知道完成排水工作。

一切触手可及

当 Joe 将目视检查任务分配给 Rick 时，Limble 打电话给 Rick 的电话让他知道。当 Rick 点击通知时，它会拉出完整的 SOP，然后他径直走向机器。

如果 Rick 被叫走片刻，SOP 将在他的 Limble 任务列表中等待他。

多媒体标准操作程序

Rick 滚动浏览 Limble 中的说明，立即知道该怎么做。那是因为 Joe 写下了每个步骤，并包含了传送带每个部分应该是什么样子的图像。甚至还有一段视频展示了如何在必要时移除侧板。

Joe 附上了 pdf 格式的手册，制造商网站上有一个技术支持链接，以防 Rick 需要它。

真正的魔法：交互式标准操作程序

获取丰富的信息

Rick 不只是通读他的清单。他将每一步的数据直接输入 Limble。

• 照片/视频： 为安全起见，此 SOP 要求关闭设备并将其锁定，以便另一名员工在 Rick 检查设备时无法重新启动设备（称为“锁定、挂牌”）。 Limble 提示 Rick 上传锁到位的照片，这样他就无法在没有采取这一重要步骤的情况下继续前进。拍摄和上传照片很容易，因为 Rick 无论如何都在他的手机上使用 Limble。
• 文本/数字： 接下来，Limble 提示 Rick 检查“运行时数”计数器并输入数字。
  • 每运行 5000 小时后，还有另一个标准操作程序来维修发动机。如果计数足够高，Limble 将自动分配该任务。但今天不是。
• 下拉列表/复选框： Rick 使用是/否下拉菜单来指示腰带是否磨损。
  • 在这种情况下，确实如此，所以 Limble 会提示 Rick 报告问题（填写所有必填字段）并将报告发送给 Joe。

链接标准操作程序

乔看到传送带问题报告出来了。他还没有创建一个 SOP 来更换磨损的传送带，所以他跳进去制作了一个快速的 SOP 模板。

然后，Joe 将该 SOP 链接到其他几个进程，以便它们自动触发它：

• 日常维护> 工作分配 ：任何发现皮带磨损的未来检查都会自动将新的 SOP 包含在更换皮带的作业中。

• 工作分配> 订购材料 ：此过程使用库存中的备件，因此 Rick 将该部件添加到设备文件中，并注明当前有多少库存、何时重新订购以及订购多少。换言之，他创建了库存 SOP。

订购材料的标准操作程序

当 Joe 创建备用传送带的库存 SOP 时，他决定一旦当前库存低于 10 条，工厂需要订购更多的皮带，并且订单应将库存恢复到 20 条。

果然，库存中只有 10 条皮带，所以当更换当前磨损皮带的任务完成时，库存下降到 9 条，Limble 自动创建了一个新任务来订购更多。如果这是一个更大的设施，任务将自动分配给采购部门或维护协调员。不过，Joe 的团队并不大，因此他将 SOP 设置为将所有采购分配给自己。

更新标准操作程序

在做了几次检查之后，Rick 认为在他关闭侧板的同时加油会更有效率，而不是单独完成这项工作。他将自己的想法以同事用来报告问题的相同形式表达出来，这样它就会直接传达给乔。 Joe 认为这是一个好主意，并简单地将该步骤添加到检查 SOP 中。

无论 Joe 何时进行更改，Rick 始终可以访问最新版本 .

日志和报告

几个月后，Joe 进入了他的所有设备，并为每个维护程序制定了 SOP。 Limble 自动将他团队的​​所有工作记录在设备的工作历史中，Joe 可以在他的报告中看到哪些设备占用了他团队的大部分时间。

他增加了预算，以便更换一台价值 200,000 美元的过时机器。他多年来一直提出要求，最终获得批准，因为他能够证明该公司每年在零件和劳动力上花费 50,000 美元以使其保持活力，即使如此，停机时间也会使公司每季度损失 600,000 美元的收入。

乔不必自己计算，希望管理层会相信他。它是根据他按照标准操作程序完成的任务自动（又是那个词）为他编译的。

收集团队成员的知识

请注意，通过在 Limble 中建立他的标准操作程序，Joe 记录了他在公司几十年里学到的关于设备的一切。通过加入他的团队的建议，SOP 成为部门的唯一数据仓库。

现在，Joe 的团队花在问题上的时间减少了，Joe 更容易休假，而且对 Joe 计划在未来 5 年内退休的担忧也少了很多。

不仅仅是一个文档

要产生影响，SOP 必须不仅仅是一份文件——它还是一种管理工具：

• 自动化： 执行重复性任务和沟通，
• 保证彻底性： 确保万无一失，
• 提供洞察力： 揭示提高生产力和降低成本的机会。

它成为一个平台，不仅告诉利益相关者该做什么——它还帮助他们做到这一点。 Limble SOP 是万无一失的，因为它们将程序集成到日常工作中，并为组织的各个级别提供价值：

• 经理： 简化行政工作
• 技术人员： 提供明确的期望
• 高管和企业主： 了解日常运营的财务优势和劣势

比你讨价还价的要多

如果您只希望了解标题页和目录，那么这篇对标准操作程序的介绍可能会让您大吃一惊。希望您全面了解 Limble 中的数字、交互式和集成 SOP 可以为您的组织做什么：

管理您的设备和设施

Limble 成为所有资产所有信息的单一来源。这样可以轻松地在设备生命周期的每个阶段充分利用设备。

减轻您的工作量

Limble 根据各种触发器自动创建任务（完成 SOP）。其用户友好的布局和分配路由将管理时间从几小时减少到几秒钟。

保证质量

Limble 是一种质量控制/质量保证系统，可让您的团队保持一致的绩效并在潜在问题出现之前发现它们。

精简库存

当库存低于您设置的限制时，Limble 会跟踪使用情况并触发购买。有了正确的零件，您就能更快地修理设备。

指甲合规性

Limble 确保受监管的工作是：

• 计划
• 完成
• 录制

然后使用以下命令保存批准历史记录：

• 签名捕获
• 时间戳
• 多媒体验证

奖励表现

Limble 跟踪所有团队成员的工作，因此您可以奖励表现最佳的团队成员并让落后的团队成员完成任务。 （与整个团队分享指标以获得积极的同行压力。）

规划未来

Limble 随时可供所有员工使用，这意味着团队不会过于依赖任何人的专业知识。无论情况如何变化，部门都可以继续平稳运行。

其他常见类型的标准操作程序

如果您决定走老路，您有几种不同类型的 SOP 可供选择。在以下段落中，我们将讨论每种 SOP 文档类型的优缺点。

1) 分步程序

循序渐进的 SOP 是最简单的方法。顾名思义，它就像一个易于遵循的清单 步骤说明，描述员工完成手头任务所需采取的每项行动。

何时使用分步 SOP： 当任务很简单并且应该始终以相同的方式执行时，请使用这种类型的 SOP。

优点：

• 易于理解、创建和使用。
• 非常适合日常任务。

缺点：

• 不适用于复杂流程或需要任何决策的流程。

2) 分级标准操作程序

对于需要更多结构和附加信息的复杂程序，分层 SOP 是更好的选择。它在每个步骤中提供更多详细信息 .虽然分步 SOP 可能会列出步骤 1、2 和 3 等，但这也将包括分层步骤 1a 和 1b； 2a 和 2b，然后 3a 和 3b。它也可以以清单或要点列表的形式出现。

例如，假设新员工需要在线注册福利。如果第 1 步告诉他们创建帐户，则第 1a 步可能会指导他们创建用户名，而第 1b 步将指导他们在继续之前创建唯一密码。

When to use a hierarchical SOP:  Use this type of SOP when the workflow you outlined needs an extra layer of instructions. Hierarchical SOPs allow you to include all the required steps in a tidy format, without having to create lengthy descriptions that are hard to follow.

Pros:

• They provide additional information while keeping things simple.
• Each step provides the background and context for the next one, so there’s no need for lengthy explanations.

缺点：

• Updating hierarchical SOPs can be time-consuming, especially if the change in one step means you have to make changes in other steps.
• Not a good fit for any business process that requires decision making.

3) Flowchart standard operating procedure

Flowcharts are images that explain what path to follow depending on the situation . These processes are not linear — the outcome of one step will determine the course of action for following steps.

When to use a flowchart SOP:  Flowchart SOPs apply to complex situations. They could be used when troubleshooting engine problems or addressing a complaint. They allow users to visualize workflow steps and quickly proceed with the job at hand.

优点：

• They are great for understanding the big picture behind complex processes.
• They minimize confusion for staff when deciding how to proceed.
• Flowcharts make it easy to improve business processes. It is easy to see ways to combine or rearrange steps. In the end, you can reduce waste, eliminate bottlenecks, get more done, optimize the amount of time needed for the desired outcome, and so on.
• They are a great choice for processes where the outcomes can be hard to predict, such as customer service calls.

缺点：

• Updating flowchart SOPs can be a serious hassle. If you make a bigger change, you may have to redraw the entire flowchart or a substantial part of it.
• Long flowcharts can look clumsy and messy, making it difficult for users to understand and follow through. They need to be well-thought-out and structured to be useful.

4) Management standard operating procedure

In a nutshell, a management SOP is an SOP for writing SOPs. That probably sounds weird — let’s clarify this.

For organizations with a large number of SOPs, it’s best to have a document that explains how to write and manage new standard operating procedures . This document is known as the management SOP. It serves as a template that outlines how SOPs should be structured. Its job is to ensure that new procedures are consistent with older SOPs.

A management SOP will cover topics like presentation and layout, and how to review, approve, maintain, and carry out new SOPs.

When to use a management SOP:  These are most helpful to large companies. This is especially true if there are many procedures to document and multiple staff who write the SOPs.

优点：

• They get rid of the problem of conflicting procedures and help ensure that all SOPs comply with best practices.
• They speed up the SOP creation process by using a template. Having a management SOP takes out the guesswork, and saves your staff from having to memorize all the steps for creating SOPs from scratch every time.

Cons: 

They add an extra layer of work because, like other SOPs, you have to regularly review and update management SOPs.

How to structure an SOP document?

Traditionally, here is what you would expect to see in a standard operating procedure document (not necessarily in this order):

Title page

Includes:

• Procedure’s name (for example, “Air Conditioning Unit:Changing the air filter”)
• Unique SOP ID number
• Date created or updated
• Department or team the SOP applies to
• Names and signatures of everyone involved in creating the SOP

Revision history

Information about when the SOP was created and what was changed the last time it was updated.

Table of contents

Summarizes the document and helps the user quickly find what they are looking for. Helpful when the document is very large.

Purpose and scope

Describes why the SOP was created, which processes are covered, and what the document aims to accomplish.

Roles and responsibilities

Lists the people (employees, managers, etc.) who will need to follow this SOP. Outlines their responsibilities. This helps avoid confusion and keeps everyone accountable.

Procedures

The core content that forms the bulk of your SOP. This section outlines the work to be completed, including all the information relevant to each task. This can include pictures, charts and other helpful images.

Health and safety information

SOPs for industrial processes must include:

Resources

• Safety warnings
• Protective gear
• Steps for avoiding hazards

A list of related training materials, websites, or reference guides to your SOP. This is another feature that comes in handy when getting new team members up to date.

Glossary

Every industry has its unique vocabulary, including acronyms. Explain it all here.

Approval signatures

Show the signatures of anyone who was required to approve the SOP.

Steps for writing effective standard operating procedure

To ensure your effort doesn’t go to waste, you need to think ahead. Start by doing foundational work:

• Be prepared for change management:  Introducing changes can be difficult. Clarify your company’s goals and explain why you need SOPs. This will give your team the drive to keep going if they run into obstacles along the way.
• Select processes you want to standardize:  Avoid the distraction of trying to create an SOP for every single procedure in your company. Focus on the core processes and those activities that impact health and safety, quality, and the bottom line.
• Organize the SOP team:  Select a team that will be accountable for creating the document and meeting deadlines. Don’t forget that, sooner or later, you’re going to need input from people that will be using these procedures.

Once all that is out of the way, use the following steps to create an actionable standard operating procedure for the tasks you picked.

1) Decide on the scope of your SOP

For every process, think about what exactly you intend to document and how detailed the SOP needs to be. This is largely influenced by:

• How important the topic is to your operations (such as health and safety considerations).
• The intended audience for the SOP you plan to write (for instance, an SOP for new employees would likely require more information than one for more experienced staff).
• The complexity of the business process itself.

2) Collect necessary information

Every standard operating procedure should be created with the end-user (staff) in mind. That means the person outlining the procedure needs to be aware of the existing workflows, best practices, and workplace limitations. Many of these details will have to be sourced from experienced employees who know the process inside and out.

Consider including this vital information:

• Schematics or instruction booklets, and OEM manuals.
• Required equipment, gadgets, materials, and tools needed to execute a specific task.
• Personal protective equipment (PPE).
• Potential safety hazards and safety warnings need to be mentioned.
• List of the actual steps in the task workflow.
• The number of people required to complete the job.
• Any additional details that need to be included to successfully execute the task.

The main difference between an industrial SOP and an office SOP is the type of information that needs to be included. For example, a heavy equipment operator needs PPE and safety guidelines along with standardized work instructions. In contrast, a help desk worker or a junior marketing manager might need login information for a tool they need to complete their task.

After this, you can review all the information with the maintenance supervisor or other stakeholders to fine tune the list. Some processes that you may want to create SOPs for are:

• routine maintenance tasks
• commonly executed repairs and troubleshooting processes
• what to do in the case of emergency maintenance
• procedures for submitting maintenance tickets, reviewing work requests, scheduling planned and unplanned maintenance work
• taking and returning tools and parts from inventory
• quality control and other specific tasks

3) Choose an SOP type

Earlier on, we discussed the major types of SOPs (Step-by-step, Flowchart, and Hierarchical list) and when to use each type. Assess your operations and choose a suitable SOP type for the process you’re outlining.

4) Write the first draft

With all the above steps completed, you can get down to writing the actual SOP. Depending on the type of SOP you’re writing, a simple document editor like Microsoft Word will be sufficient for the job. For complicated processes with flowcharts, you might need a dedicated flowchart software (we recommend Lucidchart) or one of the tools we list in a standalone section below) or a well-structured template.

5) Distribute and review the first draft

The document may require several reviews, especially if this is your company’s first attempt at SOP writing. Don’t rush this step. It’s important to have employees at different levels available to review the procedures and ensure that they align with your organizational objectives and current workflow.

6)  Publish and implement the SOP

We advise that you put the SOPs through a testing phase where your staff will use them and offer feedback. After getting substantial feedback, commit to tracking how effective the documents are, then make more adjustments and tweaks if necessary.

7) Staff training

To further help ensure compliance with the SOP, you must fully train all staff to use the SOPs for the techniques and procedures relevant to their work. Be sure to document who completed which training.

A few standard operating procedure examples from the industrial space

Curious to see some standard operating procedure examples from the manufacturing space? Here are a few.

Standard operating procedure example #1:Determining silt concentration

Image source

Standard operating procedure example #2:Performing prechecks on gas forklift

Image source

Standard operating procedure example #3:Testing tanks for vessel entry

Image source

One thing you should learn from these examples is that you do not have to follow a set format. You just need to make sure that the document contains all relevant information.

Fast-track your team with digital, interactive, integrated standard operating procedures

Standard operating procedures are the secret behind the world’s most effective teams. But you have to do more than a document; you have to provide your team with the tools that make doing great work the path of least resistance .

Still don’t think you have time?

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