如何成功实施 CMMS：专家技巧与最佳实践

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CMMS 实施是多步骤过程

当组织购买 CMMS 软件（维护管理软件）时，除了常规功能比较、易用性和其他标准，还有其他项目需考虑以成功实施 CMMS。若在软件选择、评估和初始设置期间忽略这些项目，日后可能导致巨大麻烦。

此处涵盖的建议和技巧基于我们多年帮助客户成功实施 FastMaint CMMS 的经验。这些项目不特定于任何 CMMS 程序。将它们作为实施指南，帮助您多年成功使用软件。

CMMS 实施 — 选择与评估

在选择 CMMS 软件进行评估前，您想考虑一些可能绊倒您的项目。它们常不在您的需求功能列表中，但会影响您部署和使用软件的方式。

1. 维护数据库

不同 CMMS 软件产品使用不同数据库系统存储维护数据。理想情况下，您希望数据库类型为知名且支持良好的平台，如 Microsoft Access、Microsoft SQL Server、Oracle、IBM DB2、MySQL、SQLite、PostgreSQL 等（见 DB-Engines 当前数据库排名）。这在您遇到数据库问题或需要与其他应用集成数据库时变得至关重要。

流行且支持良好的数据库系统将拥有丰富的第三方顾问，可帮助您进行故障排除、优化、设置和集成。您还将拥有各种第三方工具用于提取信息、创建自定义报告等。确保有定期数据库备份流程。 数据库非无懈可击，有时可能损坏或腐败。

2. 软件即服务 (SaaS)/ 云基础 CMMS

如果您关注 SaaS 应用（如托管在供应商网站上的 CMMS 软件），请记住您的数据将在他们的服务器上。您应定期备份此数据并下载文件。这在 SaaS 供应商遇到问题倒闭时提供一定保护。例如，FastMaint Cloud CMMS 允许客户登录并随时轻松下载其数据库 — 无需联系支持获取备份。

如果选择 SaaS 应用的原因之一是允许远程访问或多设备支持，请在较低带宽网络（如蜂窝网络）及计划使用的设备上检查性能。若您计划使用，查看支持和帮助页面在智能手机上是否可用。

3. 升级路径

您常从 CMMS 软件的更受限版本开始。然而，随着使用，您可能需要升级到功能更多的版本。确保供应商有良好升级路径。您不想在升级到不同软件版本时丢失现有数据。例如在 FastMaint CMMS 中，可从单用户开始，升级到多用户，甚至迁移到云解决方案，同时保留数据。

4. 数据迁移

购买 CMMS 软件包时，您还应考虑导入现有数据有多容易。您也想考虑如何从系统导出数据。若您需要此数据在单独系统（如采购、成本核算等）中，或最坏情况下您未来决定迁移到新维护软件包，这将有用！

例如 FastMaint CMMS 允许您从逗号分隔文件导入和导出数据。这简化事情，因为大多数常见软件程序（如 Microsoft Excel）可轻松读写逗号分隔文件。

5. 增加用户

增加用户有多容易？一些包可能要求您移到完全不同产品，若您想从单用户升级到多用户。您应检查定价和增加用户的便利性，若您计划近期这样做。

6. 硬件与软件要求

确保您有管理任何特殊硬件或软件所需的技术技能。保管安装光盘、软件下载和密码。我们经常发现管理员密码丢失且组织中无人知晓！ 丢失下载和安装光盘问题较小，因为大多数软件供应商若您有购买证明，能提供甚至旧版本的软件下载链接。

CMMS 实施 — 系统设置

首次设置 CMMS 系统（维护管理程序）可能很难。如果您没有现有维护管理程序，尤其如此。然而，即使从现有 CMMS 程序迁移也有其自身挑战！

基于我们帮助新客户开始使用 FastMaint CMMS 软件的经验，以下是分步实施计划如何设置它。这样您的维护团队可无缝过渡到新系统。此计划不特定于 FastMaint，因此即使使用其他维护程序也可遵循。

在开始以下步骤前，您应已就维护程序如何使用做出一些决定。您应了解主要维护利益相关者及其角色和职责。见“如何在维护计划中开始使用 CMMS 软件”了解更多详情。

1. 创建设备与设施清单

遍历所有设施和设备，获取您希望维护的所有设备和设施清单。虽无需详尽列出您拥有的一切，但应相当全面并包含需维护的主要项目。您稍后可随时添加。

2. 按维护需求对设备与设施分类

将设备和设施分组为不同类型。例如 HVAC（供暖、通风和空调）、泵、车辆等。然后基于相似维护需求再细分。例如 HVAC 压缩机、污水泵、叉车等。

3. 定义所需维护工作

现在您有了按维护类型识别的不同子组。您开始定义每个子组所需的不同维护任务类型。这涵盖计划或预防性维护以及非计划或故障维护。

4. 谁将执行维护？

这里您审查维护人员。列出他们的技能和可能工作的日历（如白班、夜班等）。将此信息录入 CMMS 软件。

5. 定义维护任务

展开每个维护任务以识别频率（如每周/每月、基于仪表、非计划等）、如何执行（最佳实践）、所需备件和耗材、所需人员和所需时间。这将允许您计算成本并识别依赖关系。

6. 识别最关键设备与设施

这些将是故障/不可用会造成重大问题的资产。同样识别最关键任务。这些是不做会导致重大维护故障的任务。开始将最关键设备、设施和维护任务数据录入 CMMS/维护软件。许多维护包应能从电子表格或文本文件导入大量数据。

7. 开始使用 CMMS/维护软件系统

您将开始使用 CMMS 系统。您不需要在开始前录入所有内容！ 从最关键设备、设施和维护工作开始。创建工单并在系统中更新。随着进行，继续录入更多资产和信息（维护任务、部件等）。

8. 定期审查系统统计以了解进展

您应开始看到工单积压改善。非计划维护应减少，计划（预防性）维护工作增加。使用您获得的维护指标做改进。例如若看到任务估算时间与实际耗时不匹配，修正估算。寻找模式，例如某些任务总是延迟完成。可能是同一维护技术人员做它们或它们需要您难获取的部件。

CMMS 实施 — 避免失败

实施 CMMS 软件程序的常见错误常导致日后更多问题。

1. CMMS 软件误用

当我们正确使用维护软件时，它是非常有用的工具。资源管理、预算、物料管理、维护成本报告变得更容易。然而，当员工未遵循程序和政策时，许多事情可能出错。

最重要的是设备操作员和维护技术人员应知道对他们的期望。所以他们应理解 CMMS 系统用法。他们需要知道如何输入和检索所需数据。员工常未意识到 CMMS 系统只是工具。因此，它不能处理一切。错误执行的工作程序浪费时间和金钱。我们必须正确及时地更新信息、录入数据和检索数据。

但这只是部分故事…

CMMS 系统不能为您的团队执行实际维护。您必须定义维护最佳实践和基准。CMMS 软件可能简化维护管理。但它不会防止不良工作习惯。例如技术人员可能伪造数据。软件无法防范此点！

2. 项目管理失败

与任何改进过程一样，高层管理中必须有人从头到尾拥有识别、采购、设置和使用 CMMS 系统的项目。最重要的是，这有助于确保成功。

例如，常见错误是未能说服每个利益相关者该计划的价值。他们必须想要它能提供的利益。项目经理也可能未明确每个人扮演的角色。或未描述每个人对项目的贡献将如何评估。

简而言之，若所有参与者未显示足够支持，失败从一开始就注定。因此项目经理必须与团队和任何受影响工作的人沟通。他们应提供项目及其重要性信息。最重要的是他们应妥善解决问题和顾虑。这将帮助大家热情高涨地使项目成功。

良好沟通是成功关键。即消息必须一致、定期、强化。定期沟通帮助项目经理将实施工作传递给有充足时间行动或响应的正确人员。措辞、外观和感觉保持相同时消息保持一致。

3. 在 CMMS 实施与培训上偷工减料

另一错误是指派无维护知识的人设置系统。例如定义设备层级和创建正确维护任务需要熟练人员。

一些公司依赖最少培训和初始准备。他们低估实施 CMMS 程序所需工作。这极可能失败。因缺乏培训和技能，维护员工每人最终开发自己使用软件的方法。这导致更复杂混乱的数据库。您付费的节省时间功能最终未被使用。人们不知此类功能存在。或不知如何使用它们。

CMMS 通常易导航且用户友好。然而，它们仍需一些基础培训。这样员工可熟悉其功能和特性。

确保所有维护员工获得时间进行软件培训。他们应相互复习所学和理解。为这个过程预留时间让所有人跟上进度。通过限制时间和费用削减预算的公司可能降低初始成本。但此类削减成本的长期影响可能更昂贵！

4. CMMS 实施时间与资源不足

当资源不足分配时，CMMS 实施成为没更紧急事时做的工作。例如在反应式环境中总有其他工作做。所以员工需投入更长工时完成实施。结果是质量差、士气低落和偷工减料。增加设备可用性和改善维护运营等目标将无法实现。

引入外部顾问帮助设置系统可能合理。或释放一些维护人员脱离常规工作安排。这样他们可无中断工作并正确设置系统。

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额外资源

1. 如何实施计算机化维护管理系统 (EquipmentWorld.com)
2. 开发 CMMS 实施模板 (PlantMaintenance.com)
3. 成功 CMMS 实施 10 个关键 (ReliablePlant.com)

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