掌握工单管理：主要优势和经过验证的最佳实践
工单管理是及时执行、记录和审查工单的过程。它涉及系统地处理工作请求、安排任务、分配资源以及监控这些任务的进度和完成情况。此流程对于高效完成工作订单、适当的资产维护和最小化停机时间至关重要。
工作订单是一份正式文件，其中包含有关完成批准的维护任务所需的技能和工具的信息。它告诉您哪些员工有权执行所请求的项目、工作订单需要执行哪些任务等等。
工单管理的关键组成部分包括：
- 工单创建： 这涉及根据维护需求（无论是预防性的、预测性的还是反应性的）生成工作订单。工作订单包括任务、涉及的资产和优先级的详细描述。
- 日程安排： 创建工作订单后，必须对其进行适当的安排，以确保及时执行。这包括分配完成任务所需的人员、工具和材料。
- 作业： 将工单分配给合适的人员对于提高效率至关重要。此步骤可确保将任务分配给具有必要技能和可用性的技术人员或团队。
- 跟踪和监控： 在整个生命周期中跟踪工作订单的进度非常重要。这包括监控工作状态、捕获遇到的任何问题以及确保技术人员在预期时间范围内完成工作。
- 完成和记录： 团队完成工作订单后，他们应该记录结果以供将来参考和分析。这包括记录使用的任何部件、花费的时间以及任何所需的后续行动。
- 报告和分析： 有效的工单管理系统提供强大的报告和分析功能。这使组织能够识别趋势、衡量绩效并做出数据驱动的决策以改进维护流程。
团队经常使用计算机化维护管理系统 (CMMS) 软件来简化工作订单管理。 CMMS 软件提供自动工单生成、实时跟踪和综合报告工具等功能，使管理和优化维护操作变得更加容易。
什么是工单管理流程？分步指南
工单管理是运行良好的维护计划的关键组成部分，也是组织避免计划外停机的最佳方法之一。工作订单系统应该具有简化、易于遵循的步骤，以便团队中的每个人都可以遵循相同的流程来完成和记录维护任务。
这是典型的工作订单管理流程。
- 确定任务 :第一步是发现问题。例如，当员工报告泄漏或传感器发现资产温度高于应有温度时，可能会发生这种情况。
- 创建工作订单 ：下一步是创建工作订单。工作订单包括重要信息，例如问题位置、受影响的资产、有关情况的详细信息、先前维护的历史记录以及技术人员完成任务可能需要的其他信息。
- 获得经理批准 ：工作订单通常由管理层传递，以确定优先级并添加所需的任何其他信息。
- 分配工单 ：然后根据技术人员的技能、可用性或其他因素将工作订单分配给技术人员。
- 完成工单 ：技术人员完成工作订单并记录已完成的工作、执行任务所花费的时间、使用的任何零件以及其他重要信息。
- 关闭工单 ：工作完成后，技术人员将关闭工作订单。如有必要，可以在工作订单关闭之前将工作订单发送给经理批准或进行最终检查。
工单管理的好处
强大的工作订单管理系统通过简化规划、跟踪和维护任务管理为组织带来显着的好处。组织良好的工单系统：
- 确保团队正确确定工单的优先顺序，降低延误风险并最大限度地减少停机时间。
- 确保技术人员在需要时获得所需的信息，从而简化维护流程。
- 技术人员可以将更多的时间花在维护上，减少花在文书工作和跟踪上的时间，从而降低成本。
- 通过自动将工作订单移至流程的下一步来改善时间管理。
- 为技术人员提供高效执行任务所需的信息，从而减少停机时间。
- 为执行维护的技术人员以及未来可能需要处理同一资产的技术人员提供详细的文档。
- 为受监管机构合规性监管的组织提供经过审核的维护跟踪。
工单类型
虽然工作订单可以涵盖广泛的任务，但它们通常属于三个类别之一。
反应性维护工单
团队创建反应性维护工单，以应对严重阻碍资产性能的问题。当您设想工单时，这些可能是您首先想到的，但它们也可能是技术人员处理起来最具挑战性的类型。反应性工单的范围可以从像清洁堵塞的空气过滤器这样简单的事情到像在完全故障后修复主要资产这样复杂的事情。由于反应式工作订单是在出现问题之前才会创建的，因此在技术人员纠正它们之前，它们可能需要进行故障排除或其他耗时的任务。反应性工单通常优先于其他类型的工单。
预防性维护工单
预防性维护工单适用于定期发生的任务，有助于减少昂贵的反应性维护的需求。预防性维护工单的一些示例包括在资产运行一定小时数后进行润滑或每隔几个月更换一次过滤器。对于使用CMMS软件的企业，可以按计划自动生成此类工单。
预测维护工单
当温度传感器或振动传感器等设备指示资产运行超出其理想参数时，就会安排预测性维护工单。这种类型的工作订单允许技术人员在问题导致总资产故障和计划外停机之前解决正在出现的问题，例如不对中或轴承故障。借助 CMMS，当振动或温度等机器健康参数达到预设阈值时，可以自动安排这些工单。
工单管理最佳实践
1。将工单分类到不同的模板中
要编写综合报告，您必须决定哪些项目属于工作订单表单。标准的预防性维护清单应包含以下详细信息：
- 请求者的联系信息
- 待完成工作的描述
- 指定资产的位置
- 预计完成时间
- 将使用哪些零件和部件
工单标准包括 PM 任务、安全、检查、维修和紧急情况。例如，电气工单可能涉及检查设备的接线，而维修工单可能会详细说明修复工业机器人手臂所需的工具。
2。使用 CMMS 进行工单管理
CMMS 是一种工单软件，可让您更好地了解维护管理策略。它体现了工单自动化软件解决方案。 CMMS 软件可让您安排定期维护活动，并在任务到期时提醒您的团队。从那里，您可以评估优先级，查询备件和设备，并将图像或视频附加到请求单中。
CMMS 应用程序（桌面和移动）将监督任务的进度，并在机器出现故障时通知您。它可以帮助您跟踪和构建有关工作订单专用时间的报告，以了解最有效的完成方法。大多数 CMMS 应用程序的另一个功能是从当前供应商或制造商处生成资本支出发票。它还可以通过快速仪表板搜索来访问数据。
3。深入报告每个程序
显然，您希望您的工单管理系统井井有条。工作订单应与资产的其他文件一起存储，以建立识别故障模式的维护历史记录。借助 CMMS，您可以为技术人员提供在单一平台上取得成功所需的所有信息，无论是特定机器的维修说明还是制造商的维护建议。
作为维护经理，您应该创建符合 FDA 和 EPA 法规的透明程序，以出色地通过全厂审核。使用远程设备持续监控这些资产并生成准确的报告。除其他标准外，每个标准都应显示已完成工作订单的确切日期、地点和 ID。
4。将资产关键性纳入工单管理协议
工作订单生效后，立即将资产分类为不同的优先级类型。这将节省劳动力和材料成本，因此您不会将多余的资源花费在例行公事中的低优先级任务上。另一方面，请记住，忽略与安全相关的工作指令是有风险的，因为这会导致危险的操作环境。
最好的策略是确定对生产力的影响，以防止积压堆积。在工单分析过程中，检查核心功能中是否存在异常维护关键绩效指标 (KPI)，例如平均故障间隔时间 (MTBF)，以避免以有缺陷的报告结束。
5。评估您团队的技能
从表面上看，w 工作订单管理看起来主要是为你的团队分配任务，但它也需要评估他们的优势和劣势，以选择合格的人员来完成这项工作。对于每位员工，重点关注他们的技术技能，从重型设备的经验到工程原理的知识。
鼓励他们专注于某些领域，这样他们就会随着时间的推移而进步。这是比随机选择它们来处理紧急请求更实用的方法。
6。抛弃笔和纸
考虑到现代组织的规模，尝试手动执行工作订单管理流程不再有意义。将文件塞进柜子会使它们更难找到，而且文书工作很容易出现人为错误，从而导致过去的记录无法更新以反映不断变化的情况。虽然电子表格非常适合计算简单的公式，但您无法轻松地将这些值转换为分析数据或将它们与远程检测器协调一致。实施 CMMS 软件是不同的，因为它通过向平台上的任何授权用户提供管理功能来简化工作订单管理。
7。添加描述性完成注释
关闭工作订单并不意味着您的团队永远不必再次审核它。即使有了产品经理，您仍然必须通过考虑节省的成本与花费的时间来权衡工作风险和收益。鼓励您的技术人员记录根本原因或工作质量，并让他们标记其他问题以供将来调查。
工作订单旨在评估资产状况并确定哪些零件需要维护，以便您有一个可靠的未来计划。要构建成功的工作订单管理计划，了解如何在受控环境中响应反应性、预防性和预测性请求非常重要。 首先是采用工单管理的最佳实践。
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