与 Steve Ricard (PODCAST) 一起过渡到 CMMS 软件

如何使用 Fiix 和 Rooted in Reliability 播客实现 CMMS

关于改变的一切都很难，从知道何时进行转换到确保每个人都对新的工作方式感到满意。采用 CMMS 和改变维护方式也没有什么不同。这种转变可能具有挑战性，即使它最终是值得的。

Fiix 的实施团队经理 Steve Ricard 访问了 Rooted in Reliability 播客，讨论了实施 CMMS 软件的挑战、好处和最佳实践。 Steve 和主持人 James Kovacevic 讨论：

• 寻找 CMMS 的最佳时机
• 如何规划​​一个好的实施
• 处理数据的技巧
• 如何管理变革，让您的团队积极参与、了解情况并取得成功

在此处收听播客节目（也可在 Accendio Reliability 的网站上找到）或阅读下面的成绩单。

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詹姆斯·科瓦切维奇 ：我很高兴欢迎史蒂夫·里卡德。欢迎，史蒂夫。

史蒂夫·里卡德 ：嘿詹姆斯，最近怎么样？

JK :我很好，谢谢。现在史蒂夫，对于那些不熟悉你的人，你是 Fiix Software 的实施团队经理。我们之前有很多人使用Fiix，所以它是一个很多人使用、很多人熟悉的CMMS。你也是一个 CRL，你也有你的 CFM。现在，一个非常简短的介绍，你能做些什么来填补我们的空白？

SR ： 当然。我于 1986 年开始了我的维修生涯。我在一家物业管理公司工作时第一次实施了 CMMS。那时，它是数据流和一个全新的、刚刚推出的 MP2 产品，它有点让你知道我的年龄，那已经过时了，所以有时我觉得我可能正在走向过时自己上演。

我保持了我的职业生涯，并在那时真正爱上了计算机，并将维护职业保持为网络管理认证。然后，正如你提到的，我获得了东北大学的设施管理认证。我决定我非常喜欢计算机，以至于我想做的不仅仅是为我工作的物业管理公司实施。所以我在 2000 年转到另一家 CMMS 提供商工作，从那以后我几乎一直在那个领域工作。

JK ：因此，如果您刚开始接触 MP2 时是新的，那么很容易说您已经参与了 CMMS 相当长的一段时间。我仍然知道一些运行它的组织。话虽如此，您已经在广泛的行业中参与了 CMMS 很长一段时间。现在，用您的话来说，CMMS 是什么？

SR :所以，我将从首字母缩略词开始。我相信几乎所有听众都知道它代表计算机化维护管理系统。有些人会用软件代替那个“系统”。

基本上它是一个由两部分组成的系统。第一部分是一个数据库，其中存储了来自公司维护组织的所有信息。如果您曾经使用过多个 Excel 工作表、工作簿或数据库，您就会知道检索您想要查看的数据并不总是用户友好的。所以，CMMS 有第二部分，这就是最终用户看到的，我们称之为前端。

前端的作用是以某种方式组织数据，允许用户查看所有可能会混乱的信息。此外，前端将包含一些计算机代码，其中将对数据进行一些复杂的计算，这样做可以帮助维护团队更好地安排维护工作并跟踪零件和材料。 CMMS 还应该有一个很好的强大的报告工具，以便您可以在报告中获取对组织内每个人都有意义的数据。

JK ： 优秀的。所以，CMMS 是一个很好的定义。正如您之前提到的，它们已经存在了很长时间。但是，组织如何知道他们当前的 CMMS 是否已经过时、过时，或者何时开始寻找新的东西？

SR ：信不信由你，第一个 CMMS 大约在 1965 年问世，它是一个打孔卡系统。因此，CMMS 应该如何工作的原则已经存在 50 多年了。

在评估时，我会寻找的一些东西是，用户界面是否现代？ 随着编程开发工具的进步，软件公司确实能够简化用户体验，同时仍然能够保留我之前提到的复杂计算。 如果系统不是用户友好的，那么公司可能会失去一些生产力，并且用户采用可能会很困难。 这是您可能想要更换的一个领域。

我们目前使用的系统是否有强大的移动解决方案？ 我们是否想尝试摆脱笔和纸并走向无纸化？那么，您将需要一个强大的移动解决方案来做到这一点。

一些高级功能怎么样？ 在较旧的 CMMS 中，几乎所有计划维护都将基于时间段。 您的系统是否允许基于仪表和/或基于条件的监控？

那么，我最后要看的是，系统的硬件要求是什么？客户是否在过时的服务器和旧操作系统上运行，因为软件本身无法在任何更新的系统上运行？

我想还有一件事。如果有人还在使用打孔卡CMMS，那么，他们当然应该考虑升级。

JK ： 是的，一点没错。而且，你知道，你提到的那些旧服务器，由于各种不同的原因，这是一个问题。你知道，这不仅仅是因为它们已经过时了，而且还有不再适用于它们的安全补丁会带来网络安全风险。它们不可靠，从 IT 角度来看，我们无法再提供支持。有很多不同的事情需要考虑。

SR ： 绝对地。而且您还必须考虑较旧的服务器可能没有存储容量。较新的 CMMS 确实促进了附加电子文件，无论是图片或视频，还是 Autocad 绘图，它们都占用相当多的空间。较旧的服务器没有那个容量。

他们也可能没有在快节奏环境中运行的 RAM 或处理器容量。所以，是的，除了安全问题之外，当您查看硬件时，还有很多事情需要考虑。

JK ：要记住的另一件大事是所有的信息和所有其他系统都在那里，我们想要一个可以与其他系统集成的 CMMS，无论是 GIS 还是条件监控，或者任何类型的解决方案我们有。我们希望它们能够相互通信，这样您就不必一直在计算机的 18 个不同窗口中管理 18 个不同的系统。

SR ：你知道，这是一个很好的观点，当我告诉你一些要注意的事情时，我应该提早提出的一件事是，你的系统是否可以集成，你的系统是否有一个封闭的应用程序 ，这意味着它不允许连接到外部，或者，您是否正在部署一些新技术，例如 API？ 例如，在 Fiix，我们使用开放的 API 平台。我们几乎可以连接到任何也允许 API 连接的东西。

我们现在可以将会计人员和采购人员保留在他们的采购软件中，将维护人员保留在维护软件中，并使用此 API 或此桥梁（如果您愿意）在两者之间进行通信。您可以从可编程逻辑控制器获取信息并自动将其输入您的 CMMS。这是一些可能过时的软件包的另一个示例，因为它们不允许使用这些钩子

JK ： 是的，一点没错。现在，我们已经介绍了很多组织的原因——组织如何知道他们的系统已经过时。但是他们什么时候应该真正采取这种做法并从那个过时的系统转移到一个新的系统呢？是什么驱使他们这样做？

SR :嗯，这很有趣。当我刚开始从事这个行业时，还没有基于云的软件这样的东西。所以，我们谈到了他们必须考虑的硬件，那么他们应该考虑转向软件即服务还是 SaaS？

此外，他们需要仔细查看，也许采取取证方法，查看他们现有的系统。哪些对他们的原始系统有效，哪些无效，他们如何改进？

我真的想告诉人们要接受五 P 哲学，即适当的计划可以防止表现不佳。 当您想查看一个系统或考虑更换一个系统时，您确实需要做好真正的评估和适当的计划，以便您在移动时能够站起来。

JK :不错，不错。现在，组织在准备从过时的 CMMS 过渡到新的 CMMS 时需要考虑什么？他们真正需要考虑的事情是什么？是云还是托管？他们还需要考虑什么？

SR ：在过去，我们还必须审视我们的打印机技术。您知道，如果您运行的是旧系统，您可能会受到正在使用的打印机的限制。通常，这在今天不是问题。如果您使用基于 Web 的解决方案，客户就不会真正关心工作站或服务器问题。如果他们有办法上网，他们几乎可以从任何地方访问该软件。

随着智能手机和平板电脑的进步，他们将如何武装他们的技术人员？他们会用移动解决方案武装他们吗？还是工作站？或者他们会采用老式的方式处理纸张吗？现在，我们显然建议您远离纸和笔。很难存储，也很难翻译，而且通过转向完全电子化的系统，您确实看到了一些效率。

JK :不错，不错。那么，训练部分呢？当我们从较旧的系统看向较新的系统时，这是一个考虑因素吗？人们习惯什么，他们会采用更新的系统吗？那种东西？

SR ： 绝对地。在很多情况下，我已经决定更换软件解决方案或安装软件解决方案（如果他们不更换旧的东西）是由高层决定的，最终用户没有参与。

最终用户实际上是决定系统成败的人。上面可以有指令，但如果最终用户不了解一个、组织的目标是什么以及如何使用软件的两个，那么他们的用户采用率将非常低。 如果他们的用户采用率低，则系统将很难迎头赶上。您可能会让人们以不一致的方法输入数据，这会导致数据更难检索。 更难检索的数据意味着更难运行报告，这几乎意味着一个失败的系统。

我们真正想做的是从一开始就获得最终用户的认可，而实现这一目标的最佳方式是确保他们接受过培训并且尽可能舒适地使用该软件。

JK :不错，不错。所以除了技术方面的考虑、软件方面的考虑，我们还需要考虑所有这些人的事情。现在，我经常遇到的一个问题是，组织如何决定是否将旧的 CMMS（过时的 CMMS）中的旧历史导入到新的 CMMS 中？我们如何决定，是否值得付出努力？

SR ： 有可能。这是一个很好的问题，因为我们经常遇到在其遗留系统中确实有数据的客户，他们的直接反应是，嘿，让我们将所有内容都带入新系统。

好吧，我们首先要问，为什么？为什么要切换到新系统？ 是旧系统过时了吗？或者是否有您想要部署的新特性或功能？或者您对我刚刚提出的其他因素之上的配置不满意？你旧系统中的所有数据都好吗？干净吗？您希望在哪里进行改进和调整？我们需要考虑到我们将要引进的东西。

一个重要的问题是，当他们离开旧系统时，我们需要查明他们是否拥有数据。他们会失去对它的访问吗？数据是否在专有数据库平台上？好吧，如果他们将无法访问它，我们当然希望将这些数据引入。但是，如果他们可以访问这些数据，通常我建议他们引入他们的资产记录，他们的部分，他们的任何 PM 计划，以及任何未结工作订单。 然后，一般而言，我们建议他们将历史记录保存在其历史系统中。同样，如果客户在迁移后无法访问他们的旧系统，那么我们真的想审查需要引入的历史数据。

JK ： 好吧。我见过一些组织，你知道的，他们将无法访问那个旧系统，所以他们将它导出到 Excel，所有记录，如果他们不得不回顾它，他们将它保存在 Excel 中。我已经看到有些人将其全部转移到某种可访问的数据库中，我也看到其他人实际上将其转移到 CMMS。它们都有其优点和缺点，但总而言之，我们希望确保我们可以访问数据。正确吗？

SR ： 绝对地。只要您可以访问它。并且不要忘记，很多旧数据，您可能已经有不再与公司一起工作的人输入这些数据，那么我们是否要将这种类型的信息引入新系统？因此，正如您总结的那样，我们只需要确保您始终可以访问它。

JK :不错，不错。因此，我们已经决定如何处理我们的数据，并决定我们将使用哪个平台。我们需要在人们周围做些什么来确保它被采用？是初步培训，仅此而已吗？这是一个全面的宣传活动和一些培训吗？它是一些动手的东西。我们需要做些什么来确保我们的员工为过渡做好准备？因为从一个过时的旧系统到一个新的、用户友好的系统，这将是一个巨大的转变。

SR ： 当然。改变是困难的。人们在变化中挣扎。我们喜欢舒适。因此，无论何时引入变革，人们都会感到困难。

最重要的是，首先，我们必须沟通。我们需要通知最终用户正在进行更改，理想情况下我们希望让员工参与选择过程。

我曾与许多公司合作过，并说过，你知道吗，把你最大的反对者带进来，尽早把他们带进来，让我们解决那个人的担忧。如果我们能让他们开心，那么组织中的其他人就会知道他们是反对者，所以如果让他们加入进来，就会更容易采用。

然后我们确实希望进行最终用户培训，以确保每个人都接受过培训，但我们不想在这一点上走开。我们希望继续参与。 我们希望与客户定期安排电话和网络研讨会，以确保每个人都感到舒适。一旦有人感到不舒服，即使是轻微的，我们都希望立即处理这种情况。我们希望在他们变得太大而他们从不舒服转为不满之前介入。

JK :不错，不错。而且您知道，有时最大的反对者是组织内的非正式领导，因此您要确保抓住他们，因为如果他们对您做出改变，其他人通常会效仿。

SR ： 绝对地。就像我说的，如果你能让反对者加入进来，大多数其他人都会加入。

JK ：现在，假设我们让那些反对者加入。组织还需要做哪些其他准备工作才能为此次转变做好准备？

SR ：我不能推荐的一件事是创建标准操作程序手册。 一个标准作业程序。

当我出现时，人们总是为他们执行的每一点维护都制定 SOP，这总是让我感到惊讶，但他们的维护活动软件，即他们的 CMMS，却没有一个。

制定 SOP。它应该清楚地定义应该如何使用系统，它也应该是一个活生生的、会呼吸的文件。 你不能创建一次然后走开。您需要对系统进行持续审查，如果进行更改，请确保更新该 SOP。这样做的人是我一直认为最成功的人。

JK ：我认为拥有这些 SOP 可以确保每个人都以正确的方式、正确的格式、使用正确的报告输入数据。正是这些因素真正推动了 CMMS 中数据质量的一致性。

我也经常看到的一件事是组织将制定 SOP，在 CMMS 准备推出时对其进行培训，通常会有延迟，所以有些人没有看到或接触过系统一段时间后，它在没有任何进一步的后续培训或持续培训的情况下推出。因此，它开始退化和倒退，因为没有人使用该 SOP，没有人使用为 CMMS 开发的那些标准。

SR :是的，当你和他们交谈时，他们有他们的原始 SOP 来执行他们的维护任务，然后在该 SOP 的后面，他们附上了一些技术服务公告。所以，制造商说，嘿，我们必须对一些维护任务进行一些更改，这是一个更新，他们很快将这些更新添加到他们的维护任务 SOP 中。好吧，我们需要对您的 CMMS SOP 做同样的事情。

JK ： 绝对地。除了 SOP 之外，如果您有一根魔杖，对于希望更新其 CMMS 的组织，您会做哪些不同的事情？

SR ：我想我实际上是想挥动那根魔杖，而不是技术或流程。正如我之前提到的，改变可能很困难，改变可能具有挑战性。我真的很想减轻人们的担忧，并帮助他们理解有时，改变可能是一件好事。我们经常遇到非常不舒服的人，他们的不舒服程度真的会拖慢项目的进度。 作为一名优秀的顾问，我们真的需要在那里牵着他们的手，让他们尽可能地感到舒适，这将使整个过程变得更加容易。

JK :不错，不错。现在，您希望我们的听众从关于更新 CMMS、过渡到更新的 CMMS 的对话中获得什么？您希望他们明天或下周带走并采取不同方式的一件事是什么？

SR :如果可以，我想给你两个外卖。

JK :好的，我要两个。

SR ： 好吧。 第一，看。仔细查看您的系统。 它是否正在做您需要它做的一切？把它看成是你工作的第一天。是否易于使用，是否对用户友好？你摆脱它你需要摆脱它吗？

第二，听着。这又回到了我之前谈到的沟通。真正倾听您的最终用户的意见。不要只听他们，而要倾听。 他们是决定成败的人。他们有合法的投诉吗？你能做些什么来让他们的工作更轻松？如果您可以让他们的工作更轻松，那么您将大大提高他们的士气，这当然可以提高整体生产力和绩效。

JK :不错，不错。那里有两个很棒的外卖。史蒂夫，我要感谢你今天抽出时间与我们讨论如何摆脱过时的 CMMS。

SR ：完全没问题，詹姆斯，这是我的荣幸。