面向未来的采购五点指南

根据一项正在进行的调查，超过 66% 的采购专业人士表示，在整个 COVID-19 大流行期间，供应链导航是采购过程中最大的压力点。考虑到全世界需要许多相同的商品和服务来保持企业照常运转，从洗手液到个人防护装备，解决供应链短缺问题成为一个共同主题也就不足为奇了。

预计供应链挑战至少会在明年继续，因为我们将继续共同应对大流行的影响。因此，采购团队现在比以往任何时候都更多地转向技术来数字化他们的流程并进行调整。采购数字化过程发生在三个新兴阶段：反应、重新评估和面向未来。根据 COVID-19 之前的运营设置，采购团队可能会发现自己处于不同的阶段。

反应

当 COVID-19 大流行首次爆发时，这意味着采购团队必须尽一切可能使流程照常运行，这导致了被动决策而非战略决策。采购数字化转型的“反应”阶段包括以下举措：

• 通过将运营上线来简化运营，以便更有效地响应处理公共健康和安全的紧急请求；
• 在远程工作或办公室访问受限的情况下实现更好的远程办公功能；
• 在供应链中断等情况下，使用供应商数据库等在线资源使供应商池多样化和扩大。

一些团队能够迅速做出反应，因为他们有足够的基础设施来这样做，而其他团队则必须在短时间内采用新的工具和流程来有效地处理应急响应。那些有远见或战略规划以转向可持续数字流程（例如经过验证的电子采购工具）的人能够在未来继续使用它们，只需稍作调整和调整。而那些以某种紧急恐慌（很多人不得不这样做！）对情况做出反应的人现在可能会发现自己正在重新评估他们正在使用的工具和流程。

重新评估

随着采购团队继续响应与 COVID-19 相关的紧急请求和需求，他们还必须重新评估最初在“反应”阶段采用的工具和流程，确定效率差距、国家合规性不足以及这些解决方案是否在大流行之后是可持续的。在这个重新评估阶段，采购团队需要使用以下问题来评估他们的运营和工具：

• 我的端到端（即进入合同管理）运营是否已数字化
• 并连接？
• 我的项目管道是否集中在一个地方并且易于访问？
• 对于所有内部客户，我们的流程是否直观且易于使用？

此外，根据 MicKinsey 的数据，美国对数字和非接触式服务的需求增长了 20%，因此采购团队需要在确定长期数字化流程时解决这一需求。采购部门通过提供数字支付和服务交付（尤其是公共部门领域的服务）对 COVID-19 做出快速反应，这开创了一个先例，让客户或选民期待大流行过后。

面向未来

广泛的疫苗分发等发展正在使 COVID-19 限制和封锁的结束成为可能，导致许多组织开始认真思考大流行之外的问题。 COVID-19 使采购在危机时期的关键作用成为人们关注的焦点——他们将被组织视为供应链流程中的关键和战略参与者，而不是他们经常被描述为必要的“繁文缛节”负担.采购团队需要在专注于效率、合规性和供应商参与度的数字化转型基础上继续发展，以满足恢复需求并满足对可持续性、弹性和技术适应不断增长的需求。

随着组织在过去一年中经历了这三个阶段并将继续过渡，我们见证了五个核心趋势的兴起，这些趋势涵盖了供应链中的采购职能。当组织进入“面向未来”阶段并利用技术作为均衡器时，必须考虑这些趋势：

1.削减成本的决定。 采购部门不仅需要事半功倍，而且还需要提供有助于其机构其他部门在资源有限的情况下蓬勃发展的战略。

由于整个北美的采购团队在 COVID-19 大流行的早期就展示了他们的战略潜力，因此他们将不可避免地被要求成为主要决策者成本削减和规划以及预算重新排序。

2.远程办公。 COVID-19 迎来了远程工作的新常态，这对公共部门员工来说是相对新颖的。例如，截至 2019 年，只有 42% 的美国联邦劳动力被认为有资格进行远程办公。但在整个 2020 年，例如，美国陆军的远程工作能力增加了 400%。

毫无疑问，采购部门将需要采购必要的产品和解决方案，以安全有效地构建基础设施。这将意味着与 I.T. 密切合作。部门来支持不断变化的工作需求。

3.效率和适应性。 采购的下一个常态将涉及重新检查采购流程，使其在长期（不仅仅是在紧急情况下）更快、更灵活，以满足利益相关者和选民的这些新期望。

作为采购团队，尤其是公共部门的采购团队，准备应对未来几个月和几年的预测经济动荡，更有效地进行更多投标的能力使您的机构能够即使在重新调整预算优先级和削减资源的情况下，也能更快、更强大、更高效。

4.专注于 DBE 合同。 在过去的一年里，像 Black Lives Matter 这样的社会正义运动让公民转向他们的政府寻求改变。许多人没有意识到，政府部门内的采购部门有机会通过为不同的供应商创造公平的竞争环境来促进社会公益。

弱势企业 (DBE) 一直是公共采购团队关注的焦点，但在去年它们已成为优先关注的焦点，我们将看到这一趋势继续下去。因此，团队可以利用技术（即：电子采购工具）作为合同授予和审计的均衡器，以确保在 DBE 和非 DBE 供应商合同之间取得平衡。

5.数据和人工智能 采购部一直是“各行各业，一窍不通”的部门，期望在从建筑到 IT 的各个方面都拥有专业知识。到专业服务。因此，采购代理可能会发现他们的很多时间都花在了 Google 搜索模板上，或者与来自其他机构的同行通电话，以了解他们如何处理新类别。

采购的下一个常态将涉及更多的数据驱动决策，以帮助访问同行的基准和数据见解，以指导其内部客户考虑正确的要求，并应用其他采购最佳实践，如适当的标准加权，以取得成功的结果。

这对政府、商业供应商和公民意味着什么？

这些趋势已经开始占领市场，并将继续如此，事实上，它们将成为采购的新常态，正如电子书采购下一个常态的兴起所指出的那样。在专门研究政府采购业务时，团队将变得更加敏捷和战略性；随着采购继续发展其作为数据驱动合作伙伴的声誉，许多机构可能会看到以前分散的采购集中化。

政府将其采购部门视为关键的战略参与者，拥有通过预算和合同管理影响社会和经济决策的能力。业务供应商将在采购过程中拥有更清晰的沟通渠道和可见性。因此，他们将对供应商选择过程有更好的理解和欣赏，尤其是在涉及 DBE 时。最后，公民将继续体验政府采购团队决策的连锁反应。但是，由于采购决策将更加高效，因此对公民的影响将比以往更快。同样重要的是要注意，随着社会平等采购趋势逐渐成为许多政府采购团队的驱动优先事项，经济变化和收益将发生变化。

COVID-19 可能已迫使许多企业停业并导致许多人在家工作，但这也是加速数字化转型背后的推动力，在许多方面推动政府采购走上其不可避免的道路，尽管速度比任何人都快有预测。

Omar Salaymeh 是 Bonfire 的首席客户和产品官。