采购团队可以通过三种方式降低企业成本

德勤 2014 年的一项调查发现，69% 的首席采购官将降低成本视为未来 12 个月的首要任务。 2018 年，同一项调查显示，这一数字已跃升至 78%——短短四年内增长了 9%。

了解支出、设定储蓄目标和管理采购以实现这些目标的能力变得至关重要。为了实现这一目标，组织正在转向新一代采购平台，以从根本上改变采购组织的运作方式。投资于简化和扩展采购流程的解决方案可实现关键变革和新方法，包括动态谈判、准确分析、反向拍卖以及更高水平的透明度和协作。这些变化带来了有计划的、有针对性的成本节约和其他战略收益。

以下是战略解决方案可以帮助采购团队对整个企业产生更大影响的几种方式。

透明度有助于确定降低成本的机会。 如果没有对供应商关系、合同和义务的简单、精简和共享的视图，采购团队几乎不可能就风险和成本节约机会做出明智的决策。笨重的、手动的和传统的合同工具正在延长流程时间并减少竞争优势和节省成本的机会。使用旧工具，很难找到供应商、义务和文件之间的联系，更不用说管理和优化了。

相比之下，允许团队协作并实时了解所有供应商活动的解决方案可以为采购主管和合同经理提供一种简单有效的方式，让他们可以 360 度全方位了解供应商关系。此外，采购专业人员可以获得一种无缝且有效的方式来为其业务利益相关者管理合同，并提供持续的端到端可见性。

当法律、利益相关者、供应商和供应商完全透明时，采购团队可以推动更简化的端到端流程，因为各方在需要时都拥有所需的信息。团队可以在每个阶段确定优先级并跟踪进度，并最终预测成功的业务成果。反过来，这种程度的透明度降低了公司的成本，因为他们可以更快地找到更多削减成本的机会并关闭沟通循环。

通过反向拍卖和动态谈判节省费用。 逆向拍卖和动态谈判等较新的方法会对整个企业产生底线影响。它们提供了新的采购方式，特别是对于批量和持续的定期采购。这两种方法在过去都非常困难，但新平台可以简化流程并将它们交到大多数采购组织手中。这些解决方案可以在价格、质量和其他重要因素之间实现适当的平衡。根据 2017 年的 Scout RFP 调查，成功进行反向拍卖的企业优先考虑以高价出售高质量产品，而不是自动授予最低出价者。

当反向拍卖和动态谈判是采购平台的组成部分而不是独立工具时，它们不仅可以最大限度地节省成本，而且有助于推进供应商关系，因为定价和谈判可以在历史经验的背景下进行，并额外确定了增加的机会价值。买家和供应商拥有成功和公平拍卖所需的知名度；供应商对要求有清晰的了解，买家可以对拍卖进行尽职调查，无缝连接所有相关方的点。使用反向拍卖策略的企业在采购过程中节省了 10-20%。一家全球零售公司在 30 分钟的商品拍卖中节省了近 40 万美元，因为它能够加快谈判速度。

各方协作。 协作是关键的标准采购活动以及更高级的形式，例如使用反向拍卖的形式。它确保准确性和效率，甚至将利益相关者联合成一个虚拟小组，努力实现最佳结果。问题和问题可以快速得到解答，消除了传统采购常见的许多启动/停止问题。

如果您的企业使用的采购平台不允许各方协作，则是时候重新考虑您正在使用的工具了。业务利益相关者之间的协作对于成功的采购流程至关重要，因为它可以实现成本节约目标并满足内部客户的要求。如果没有协作，采购可能会变得繁重，并且对所有相关人员来说都是一种持续的刺激。它通常会导致遗漏一些重要元素或产生不太理想的结果。

协作使业务利益相关者成为整个过程的一部分。业务利益相关者获得了更多的投资，感受到了自己的价值并成为了过程的贡献者，而不仅仅是过程的旁观者。结果是在整个企业内进行了更多的沟通，最终有利于项目的整体现金状况和业务影响。

最近对全球采购领导者的一项研究表明，他们预计自动化采购解决方案每年可节省 40% 的成本。将这些关键战略放在首位并制定适当的解决方案，采购团队将对整个企业产生更大的影响，从而为所有相关方带来成功，并产生可衡量的逐年影响。

透明度、逆向拍卖和动态谈判等更新的采购实践，以及采购团队和所有业务利益相关者之间的全面协作，创造了一个有利于推动重大变革的环境。在新一代采购平台的支持和增强下，它可以节省成本，直接影响底线。同时，节约不能以牺牲其他关键因素为代价。风险和妥协应该得到澄清并协同考虑。还需要考虑其他因素，例如质量、速度和附加值。有了所有这些品质，就会出现一种新的采购方式，这将增加企业的成功和长寿。

Stan Garber 是 Scout RFP 的总裁兼联合创始人，Scout RFP 是一家采购软件供应商。