固定资产管理 101：如何最大化固定资产的价值

企业使用不同类型的资产来创造价值——从复杂的机械和数字商品到手头现金。其中，固定资产是对长期财务和经营影响最大的资产。

因此，有效的固定资产管理对于提高效率、降低运营成本和提高盈利能力至关重要。与我们联系几分钟，学习最佳实践并避免常见的固定资产管理错误。

什么是固定资产？

固定资产通常具有较长的资产生命周期。 Investopedia 提供了一个很好的定义：

“固定资产是公司拥有并在其运营中使用以产生收入的长期有形财产或设备。固定资产预计在一年内不会消耗或转化为现金。固定资产最常以不动产、厂房和设备 (PP&E) 的形式出现在资产负债表上。它们也被称为资本资产。”

在汽车工厂中，各种资产用于组装车辆。原材料包括不同的金属和各种其他成分。它们在制造设施中的寿命有限，因为它们消耗得相当快。因此，原材料被归类为流动资产的一部分，而不是固定资产。

另一方面，用于组装汽车的机械臂、工厂所在的土地以及建立在其之上的工厂结构都具有很长的预期寿命。所以我们可以将它们归类为固定资产。

什么是固定资产管理？

固定资产的购置需要大量资本支出。延长此类资产的使用寿命是审慎财务规划的一部分。 固定资产管理（通常缩写为 FAM） 是跟踪、管理、监控和维护固定资产的学科。

早些时候，固定资产管理不得不依赖实物记录和纸质记录。这很麻烦，很耗时，而且容易出错。今天，各种软件工具被用来简化资产跟踪和维护工作。

固定资产管理的主要目标是：

• 跟踪固定资产 .在财务会计中用于保持资产记录和资产负债表的最新状态。这对于预算、预测和资产折旧计算非常重要。
• 盗窃检测和预防 .固定资产价格昂贵，因此盗窃通常是一个可行的问题。这是固定资产管理解决方案提供特定资产跟踪功能以监控资产位置的原因之一。
• 通过保持最佳工作条件 主动维护计划 .固定资产管理的一个主要部分是保持资产处于良好的运营状态。定期维护是必要的，以避免出现意外故障，从而缩短资产寿命并引发操作问题。
• 增加机器正常运行时间 .通过主动措施避免机器故障，可减少机器停机时间并提高机器可用性和可靠性。
• 提高资产利用率 .定期监控资产可提醒管理人员机器利用率不足和性能问题。这样，就可以及早采取补救措施，以提高 OEE 和资产利用率。
• 延长资产寿命 .持续监控和维护有助于使资产保持良好状态。避免机器故障和其他灾难性事件将延长固定资产的使用寿命。

妥善保管昂贵的资产可降低资产周转率，减少资本支出需求。很难拒绝。

常见的 FAM 挑战

固定资产管理必须克服某些障碍才能有效。植物区系面临的常见挑战包括：

• 手动错误（如数据输入错误）可能会导致难以准确监控和跟踪资产信息。
• 信息流必须经过多个部门。这会大大减慢决策速度。
• 网络安全威胁会给任何数字系统带来风险。关键基础设施最近经常受到网络安全攻击。遵循最佳数据安全程序并使用可靠的软件提供商至关重要。
• 如果组织使用多个应用或依赖电子表格和纸质记录管理资产，则收集数据和生成可操作的报告可能是一项挑战。
• 管理大量资产的库存绝非易事。虽然它不是固定资产管理的核心部分，但跟踪库存通常是跟踪固定资产的辅助手段。
• 跟踪大型组织中的大量资产会生成大量数据。存储、管理和分析“大数据”需要适当的数据管理。

这里有一些好消息。所有这些潜在问题都可以通过实施正确的软件和遵循最佳实践来预防。

固定资产管理最佳做法

为了从固定资产中获得最大价值，您必须遵循行业的最佳实践。它们将有助于以更少的阻力实现关键目标。

1) 定义项目边界

一个工业企业可以拥有大量的固定资产。它们中的每一个都可以通过几个不同的参数进行跟踪和监控。由于生成的数据量很大，关注每个数据点可能会适得其反。

为避免这种情况，必须在计划阶段之前确定固定资产管理项目的范围。无限制的计划最终会变成永无止境的项目，成本超支巨大，收效甚微。

2) 设置命令链

即使使用软件，也必须有人掌舵。跟踪和监控的责任必须分配有明确定义的、可衡量的指标。

负责固定资产管理的运营/资产经理选择应跟踪的资产。自然地，根据组织结构，会有其他人员来支持和执行资产维护计划和计划。

不同团队成员和部门之间的职责分工必须建立明确的指挥链。

3) 实施适当的标记和跟踪

跟踪资产是固定资产管理的主要功能之一。每个组织都将面临需要解决的特定挑战。

考虑必须经常将固定资产运输到偏远地区的业务运营。这些位置可能没有网络覆盖来发送跟踪信息。车队管理人员通常会使用 GPS 跟踪设备来保持偏远地区的资产可见性。

除了 GPS 之外，位置跟踪和资产识别还可以通过蓝牙、RFID 和资产标签（条形码；二维码）来完成。

如果没有适当的跟踪方法，实施将浪费精力、时间和资金。

4) 消除幽灵资产

已变得无法使用或什至不存在，但仍列在资产登记册中的资产被称为幽灵资产。

将幽灵资产保留在账簿上会对财务产生负面影响。财产税、保险费等，如果仍然在账簿中跟踪，就必须支付。它们扭曲了财务报表中的企业价值。

企业应偶尔对其资产进行物理审计，以发现并消除幽灵资产。

5) 实施固定资产管理软件

数字工具使固定资产管理变得更加容易。但是，购买功能强大的软件也是一项长期投资。不能一时兴起就放弃。软件的选择必须基于对组织需求和预算的仔细分析。

在选择软件选择过程中发挥作用的关键考虑因素：

• 软件（及其连接的硬件）的成本应在运营预算范围内，并提供合适的付款模式（可以从一次性付款到按月/按年订阅）。
• 提供强大技术和客户支持的软件供应商始终是更安全的选择。
• 所选解决方案的功能应符合您的特定要求。
• 选择保证定期更新和安全补丁的供应商。
• 询问实施选项。大多数供应商提供基于云的解决方案，但有些供应商也对本地安装开放。

固定资产管理系统可以帮助自动化固定资产管理工作流程的重要部分。自动化减少了管理实物资产所需的人员数量，并降低了相关的管理费用。

6) 其他提示和做法

除了上一节中提到的做法，还有其他有利的 FAM 做法需要考虑：

• 充分利用金融折旧来降低税收和保险费。
• 遵守所有必要的法规，包括数据安全法规。
• 避免使用电子表格来标记和跟踪。这是一种弊大于利的错误练习。
• 购买和采购新的固定资产应从财务角度考虑最有利的时机。

把所有这些事情做好，将对整体企业资产管理 (EAM) 和资产库存管理大有帮助。

使用 CMMS 作为您的固定资产管理软件

现代 CMMS 解决方案可以满足您所有的固定资产管理需求。它们允许您：

• 轻松创建和更新您的资产注册表
• 连接到 GPS 跟踪器，并使用蓝牙和条形码来促进多种资产跟踪选项
• 连接到状态监测设备以实时跟踪设备状态和性能
• 安排和协调所有维护和维修工作以及资源（工具、零件、劳动力），以保持资产处于最佳工作状态
• 跟踪大量资产数据以生成可操作的报告并控制与资产相关的成本

CMMS 解决方案如 Limble 还可以与流行的 ERP 和 SAP 解决方案集成。对于希望确保所有部门之间的数据流畅通无阻的企业来说，这可能是一项重要要求。

自动驾驶固定资产管理

固定资产的预期寿命很长，通常需要大量的资本支出。需要对资产进行有效管理，才能从固定资产中获得最大产出。

如今，借助可扩展的软件解决方案，固定资产管理变得更加容易。

尽管如此，组织仍应实施并遵循固定资产管理最佳实践。这是确保业务顺利运营、最大限度降低运营成本、减少设备停机时间和提高整体业务生产力的唯一途径。