工程文档的成本和重要性

写得不好的工作说明、标准操作程序、不正确的图纸和蓝图，结构不当的固定装置、不合适的生产设备和设计不当的工作站布局只是导致人为错误的几个例子。这些写得不好的文档增加了本来可以避免的额外麻烦。根据过时的说明制造组件的情况并非闻所未闻，因为正确的信息已延迟到达工人手中。糟糕的设计和文档质量是产品流程效率低下的主要原因，直接导致延迟、返工和变化，并导致客户和贵公司的项目时间和成本增加。但是，正确的文档不仅限于工程文书工作，不，它涉及在该公司工作的每个人。让我们看看即使是最好的公司，糟糕的文档也会拖延时间。

工作原理

所生成的设计和文档的质量对生产项目的整体性能和效率具有重大影响。设计师提供基本的蓝图来表示制造商将产品变为现实所需的想法和概念。但是，所提供文件的质量决定了生产周转时间的有效性和效率。不充分和有缺陷的设计和文档会导致延迟、返工和变化，从而影响生产过程的效率，从而导致项目时间和成本的增加。但是，在制造发生之前有一些水平可能会延迟这一过程，甚至导致生产停止。

文档类别

每家公司都使用了无数的文档。它们的范围可以从质量保证到制造。在不完整列出公司将使用的所有文档的情况下，我们将文档总结为以下几个类别。

• 管理文档 包括日程安排、支持和计划文件、组织文件和会议纪要。
• 质量保证文件 包括质量保证政策以及为支持所有文件的处理而定义的程序、定义、标准、模板和说明，以确保文件的准备和维护始终如一，从而以最佳方式支持开发。
• 工程文档 包括工程规范、工程图纸、技术插图，并准备建立设计。这些文件构成了研究所、承包商、供应商和制造商进行开发的基础。
• 制造、组装、测试和安装 文件 准备支持和记录设备的开发和验证，尤其是那些为完成而开发和制造的设备。

让我们来看看这些类别中的每一个，看看不良文档的影响以及它如何花费时间和金钱。

管理文档

专注于业务是管理的主要职能，跟踪一切是一件苦差事，即使是最好的也可能会心慌意乱。正确记录每笔交易、谁负责或分配哪些任务以及安排截止日期对于运营高效的企业至关重要。

对于任何业务，都会进行从存款到供应的金融交易。保留清晰且正确记录的收据、发票和收费记录对于业务费用和收入报告非常重要。任何人都不想做的最后一件事就是四处寻找丢失的物品费用收据。对于较大的公司，管理层正在以更快的速度处理收入和支出。拥有完善的文档系统可以节省时间和以后的麻烦。

如果没有正确执行，离开团队和收集文书工作的时间可能会导致失败。离开团队的时间，实际上意味着管理层没有专心于他们的领导任务。更糟糕的是，如果他们真的到了跟踪文档会从其他关键职责中偷走时间的地步，随着最后期限的临近，事情可能会变得更糟。

质量保证文件

质量保证是防止制造产品中出现错误或缺陷，并避免在向客户交付产品或服务时出现问题的一种手段。质量保证适用于物理完成的预生产，以验证产品符合规格和要求，并在制造生产运行期间通过验证部分样品及其满足特定质量控制。质量检查在大量记录的项目中发挥着关键作用，并确保在达到或改进成本和时间限制的同时达到标准。

大部分要求的质量由客户或提供给工程师的设计规范决定。遵守这些规范需要适当的文档。如果选择的样品是根据产品规格文件中错误陈述的标准进行评估的，那么样品的验证将基于错误的信息。

质量保证是生产批次进行前的最后一步。如果文档不正确并且根据不正确的规范完成了验证，会发生什么情况？

此时，QA 员工仅验证产品是否符合或超过目标规格。如果信息被错误地输入到设计表中，那么 QA 员工会在批次符合规定的规格时让其通过。

一旦产品进入市场并证明它实际上不符合监管标准，会发生什么？这对于制造直接或间接涉及公共安全的产品的公司尤其不利。在较小的情况下，公司会在任何直接伤亡之前意识到错误并召回订单。但是，经常会出现人员伤亡的错误，将一个简单的文档错误变成了公司危机。

在灾难发生前实施的召回通常只需要用经过验证的组件替换零件。但是，在最坏的情况下，部件会导致人员死亡，现在更换部件将是公司最不担心的。

质量保证是产品进入市场之前的最后一步，如果验证不正确，后果可能是巨大的。这是在从设计到制造以验证产品标准和规格的整个过程中可以解决人为错误的最后阶段。

设计和工程文档

项目的设计和工程是一个复杂且具有挑战性的过程，其成功在很大程度上取决于设计和工程团队成员之间的良好沟通。好的设计只有在达到预期目的并在预期的预算、时间限制和安全的情况下才能产生效果。要将设计有效地传达给制造人员，需要一份文件，在生产过程中非常详细地明确定义，有效且无障碍。

例如，当前设计文档的交流通常包括 2D 或 3D 生成的图纸，显示物理结构，以及显示生产和安装过程的规范。发生以下情况时会出现问题：

• 设计图纸似乎缺少必要的信息。
• 规格信息不完整
• 设计图纸计划中的差异以及图纸与规格之间的细节。
• 无法使用生产方法，制造要求使用替代解决方案。

这是由于文档不完善或工程人员对制造设施能力的理解造成的。当出现此类问题时，通常会进行返工以纠正问题。重新设计设计图和不完整的规范可能不会花费太长时间，但每天重新工作总比有人使用迭代项目的文档并让他们遇到类似或更糟的问题要好。无论哪种方式，返工生产和组装程序都会导致产品上市时间延迟，并会影响总生产成本。

从一开始就拥有适当的文档是必不可少的。制定更好的做法来及早发现这些错误将在以后节省时间和金钱。

制造、组装、测试和安装文档

制造是设计和工程达到可制造点的地方。该产品已按照客户规范设计，并已准备好进行开发。制造在开始制造之前需要重要的信息。通常他们需要的文件包括图纸规范、可制造性方法以及制造商也需要遵守的规定公差要求。

制造文档需要将工程师的信息和设计完整地传达给制造员工，不要让他们对设计提出太多问题。如果信息传达不准确，产品可能会开发出尺寸错误、超出公差的零件，并生产出不符合现行标准和法规的组件。

制造设备的设备文档和验证是必要的，以确保公司致力于提供高质量产品的客户。如果测试或制造设备未经认证校准公司验证并仍用于生产，则可能导致结果不佳或制造错误。应始终选择生产设备或获得认证的校准公司，而不是让第三方使用甚至可能不是最新的文件对其进行验证。

无论哪种方式，文档对于精确、有效和高质量地完成产品都是必不可少的。一批不符合标准的制造零件将需要返工。并且了解这是否是设计/工程文档或设备认证方面的问题可能需要从项目中抽出时间，导致在确定解决方案之前停机，从而花费更多资金和时间。

沟通不畅的代价

总的来说，文档被设计为一种在同行和工作人员之间交流信息的手段。他们提供有价值的信息，可以回答无数问题，帮助他人完成工作。文档对于保持最新、一致和完整很重要。不连贯的文件会影响生产效率和周转时间的完成。糟糕的文档可能会导致以下结果：

• 返工
• 延迟
• 重新设计
• 故障分析/故障排除
• 重新测试和重新检查
• 设备停机时间

这些问题可能来自管理不善或工程文档，并导致以下问题：

• 客户投诉
• 声誉受损
• 失去客户的好感
• 修理货物和重做服务
• 额外的设置和中断的生产计划
• 管理时间损失和意外加班
• 销售减少造成的损失

无论您如何看待它，正确文档的重要性都很重要。本文中提供的示例是对每家公司使用的实际文档的过度概括。它只是为了向您展示文档的重要性以及这些影响如何逐渐渗透并导致严重的停机时间或任何公司的财务负担。