内政部航运的五个障碍——以及如何克服这些障碍

对于许多公司来说，今年共享办公空间的大量流失导致员工争先恐后地为员工配备最合适的技术工具和基于云的企业系统以支持远程工作。特别具有挑战性的是那些传统上依赖于集中公司结构的流程的解决方案 - 例如收发室和运输部门。

您如何有效地推出全公司范围的解决方案，使您的员工能够安全、高效且经济高效地从不同地点邮寄和运送业务材料？

以前可能管理过四个公司办公室的组织必须弄清楚如何有效地管理 4,000 个家庭办公室。您不能简单地将文件扔到邮车上或在邮件中心投递包裹。最终，您失去了通常用于管理这些流程的重要部落知识。

无论您在当前环境中有多少个家庭办公地点，您都需要弄清楚如何在通常依赖中央团队管理的五个关键实施阶段中自动化和控制入职、配置和上线在物理位置。

1.设置系统

首先，确保您选择的新的基于云的系统能够让您快速轻松地创建运营商帐户和最终用户权限。确认它具有批量导入功能，使您能够快速加载信息，无论是通过简单的 Excel 列表上传还是与您的人力资源管理系统 (HRMS) 集成。这对于确保繁琐的手动数据输入任务不会阻碍实施至关重要。

同样重要的是清楚了解贵公司的集中邮寄和运输操作，以便将它们转化为特定于角色的工作流程。确保系统具有使用户界面适应您想要的工作方式的工具。确定需要参与的人员，并让他们尽早参与流程，以便他们可以帮助捕获系统需要执行的所有流程和要求。选择一名项目负责人，并指派他们与跨职能团队中的管理员和专家联合起来，该团队将成功完成系统配置。

2.虚拟入职和培训

系统配置完成后，您就可以向整个团队推出家庭办公解决方案了。确保您的团队知道谁是项目的拥护者——一个中心联系人，可以解决用户在使用系统时可能出现的问题和其他问题。

为用户提供适合多种工作场所学习风格的混合入职和培训资源，而不是采取一刀切的方法。视觉学习者将受益于产品演示和培训视频，如果这些工具还提供听觉组件，听觉学习者也将受益。然而，口头学习者可能更喜欢结构化的用户指南，而动觉（动手）学习者则希望直接深入，也许可以通过一个示例项目进行练习。

3.加强数据安全

虽然提供远程家庭办公室邮件和运输系统使您的团队能够在任何位置通过互联网连接工作，但对于许多公司来说，这会引起重大的安全性和合规性问题。您无法管理员工通过其访问的设备和连接。

重新评估您公司的安全协议并制定保护您的企业和远程工作人员的策略非常重要。请务必使用单点登录 (SSO) 访问，并利用系统的安全功能来支持您的工作——例如可变可见性权限、基于规则的权限设置和自动审批流程。这将使您能够集中控制谁可以访问系统，以及他们可以在其中查看和执行的操作。

4.确保员工认同

俗话说，你可以牵一匹马到水边，但你不能让他喝水。同样，您可以为您的员工配备一个安全的远程系统并培训他们如何使用它，但是让他们这样做是另一个挑战。事实上，大多数情况下，新软件失败的原因是缺乏用户采用，而不是工具本身的功能。

让员工独自选择自己的承运商或邮寄和运输方式可能会导致失去对支出的控制——或者更糟的是，如果他们在邮局或承运人运输中心排队等候，则会产生安全风险。

参与的行政领导层自上而下的沟通对于展示新的家庭办公室运输解决方案的重要性至关重要。你为什么要实施这个系统？它将如何帮助公司实现其业务目标？它将如何使每位员工受益？使应用适应特定的工作流程可以在这方面有所帮助。

个性化投资背后的“原因”尤为重要。强调系统是一项让员工受益的投资，而不仅仅是为了在远程操作期间照常开展业务——无论是让他们的工作更轻松、简化或消除繁琐的任务，和/或为他们提供以前没有的额外洞察力或功能.

5.跟踪用户责任

然而，仅仅鼓励员工认同是不够的。您还需要对其进行控制和跟踪；理想情况下，通过基于单个交易数据库的报告功能，捕获所有用户生成的邮件和运输交易。单点运输解决方案或单一承运人解决方案会创建数据孤岛，阻止您运行合并的成本中心对帐报告，否则这将帮助您发现所有承运人的预算超支或预期成本与实际成本之间的差异。

除了监视用户活动之外，许多解决方案还使您能够运行报告以突出显示非活动用户。您还可以识别不遵守公司政策的“流氓”托运人，例如在地面服务更便宜的情况下使用快递服务，或使用该系统处理未经授权的个人货件。

通常，系统使用不足或使用不当归结为培训和意识。鼓励您的员工就您可以使用系统管理配置工具解决的痛点提供反馈。

虽然目前尚不清楚 COVID-19 危机何时会消退，但可以肯定的是，员工和雇主都认识到在家工作的好处。许多组织将接受该选项，将其视为大流行之后的“新常态”。

因此，公司可以继续控制成本和效率，同时确保员工安全，为所有承运人和所有用户提供集中管理的邮件和运输解决方案。

Bob Malley 是 Pierbridge 的董事总经理。