远程团队家庭办公寄递的五大难题与破解之道

今年企业大规模撤离共享办公空间，引发争夺战：为员工配备最适配的技术工具和云端企业系统以支撑远程工作。尤为棘手的是那些传统依赖中心化企业架构的流程——如邮务室和寄递部门。

如何有效推广全公司解决方案，让员工从分散地点安全、高效、低成本地邮寄和寄递业务物料？

原管理四个公司办公室的组织，如今须想办法有效管理4000个家庭办公室。不能再随意将文件扔进邮车或投递包裹到邮务中心。原本管理这些流程的隐性经验已大幅流失。

无论当前有多少家庭办公地点，都需弄清如何在五大关键实施阶段实现自动化与管控——上线、配置、启动——这些原本依赖实体场所中央团队管理的环节。

1. 系统搭建

首要确保所选云端系统能快速轻松创建承运商账户和终端用户权限。确认具备批量导入能力，支持通过Excel清单上传或与人力资源管理系统（HRMS）集成快速加载信息。这对避免繁琐手工录入阻碍实施至关重要。

同样关键的是：清晰理解公司中心化邮寄寄递运营，将其转化为角色专属工作流。确保系统具备按需调整用户界面的工具。尽早识别并引入关键人员，协助捕获系统需强制执行的所有流程和需求。指定项目冠军，统筹跨职能团队（管理员与专家）推进系统配置至完成。

2. 虚拟入职与培训

系统配置就绪后，向全员推广家庭办公解决方案。确保团队知晓项目冠军——入职过程中解答疑问、处理问题的核心联系人。

提供混合式入职培训资源，适配多元职场学习风格，拒绝“一刀切”。视觉型学习者受益于产品演示和培训视频，听觉型学习者若工具含听觉组件亦受益。语言型学习者偏好结构化用户指南，动觉型（动手实践）学习者想直接上手，或可提供样例项目练习。

3. 强化数据安全

远程家庭办公寄递系统让团队可在任意有网地点工作，但对许多企业引发重大安全合规担忧。失去对员工访问设备和连接的管控。

须重新评估公司安全协议，建立保护业务与远程员工的政策。务必采用单点登录（SSO），利用系统安全功能强化防护——如可变可见性权限、基于规则的权限设置、自动化审批流程。这能维持对谁能访问系统、能在系统内看什么做什么的中央管控。

4. 赢得员工认同

俗语云：“牵马到河易，强马饮水难。”同样，你可为员工配备安全远程系统并培训使用，但让他们真正用起来是另一挑战。事实上，新软件失败多因用户采纳不足而非工具功能缺陷。

任由员工自行选择承运商或邮寄寄递方式，会导致支出失控——更糟的是，若他们在邮局或承运商网点排队，引发安全隐患。

投入型高管的自上而下沟通至关重要，以彰显新家庭办公寄递方案的重要性。为什么实施？如何助力业务目标？如何惠及各岗位员工？将应用适配特定工作流有助于此。

个性化阐述投资背后的“为什么”尤为关键。强调系统是为惠及员工而投资，而非仅为远程运营维持日常业务——无论让工作更轻松、精简或消除繁琐任务、赋予此前没有的洞见或功能。

5. 追踪用户问责

鼓励员工认同尚不够，还需管控与追踪。理想方式：基于捕获所有用户邮寄寄递交易的单一交易数据库的报表功能。单一承运商或单点寄递方案制造数据孤岛，阻碍合并成本中心对账报表，而后者能帮发现预算超支或所有承运商的预期与实际成本偏差。

除监控用户活动，许多方案支持运行报表标识非活跃用户。也能识别违规“流氓发货人”：如本可用更便宜地面运输却用快递，或用系统处理未授权私人寄递。

缺乏系统使用或不当使用往往归因于培训与认知不足。鼓励员工反馈痛点，利用系统管理配置工具解决。

COVID-19危机何时缓解虽未可知，但确定的是：员工与雇主均已认可居家办公红利。许多组织将在疫情后长期拥抱此选项作为“新常态”。

因此，企业可借中央管理的全承运商、全用户邮寄寄递方案，持续管控成本效能、保障员工安全。

Bob Malley担任Pierbridge董事总经理。