创建高效供应商入职流程的五个技巧

收集有关潜在供应商的数据、完成合规性和风险评估并将其集成到平台或供应链中的过程统称为供应商入职。简而言之，它是关于创建顺畅且可管理的流程，以建立牢固的买卖双方关系——这种关系可以为所有相关方带来更好的结果。

建立新的供应商关系可能很棘手。如果您没有明确和既定的方法来加入供应商，您就有可能从一开始就破坏关系。在尝试新的入职之前，确保这些流程是高效和简化的，这有助于使关系有一个最好的开始。

良好的业务来自良好的关系。正如您培养客户一样，您也应该对批发供应商或任何其他类型的供应商进行同样的培养。

功能齐全的入职流程将构成强大的供应商管理系统的基础，并改善这些重要的合作伙伴关系。以下内容也会有所帮助：

• 更好地跟踪工作流数据，
• 自动化基本任务，
• 互联的员工队伍，
• 降低风险，
• 确保合规性，
• 提高投资回报率，
• 实施劳动力优化，以及
• 减少人为错误。

如果没有强大的供应商入职，您充其量只会面临生产力下降。更糟糕的是，您可能会因管理、培训或培养不善而损害您的人际关系。

以下是创建精心策划的供应商入职流程的五种方法。

制定评估和批准方法。 在建立您的入职流程时，您首先必须制定精确的供应商评估和批准程序。仔细评估新供应商对于降低风险和避免欺诈至关重要。通过引入和标准化工作流程来做到这一点。确保您的价值观和标准与您要入职的人相匹配。

您需要制定一系列问题来回答您的疑虑，分为环境产出、法律要求、保险需求、与谁合作以及如何与他们合作等类别。一旦您对答案感到满意，那么此后的整个过程就会变得容易得多。

确保所有地点的一致性。 许多公司，尤其是那些有国际业务的公司，使用不同的、孤立的系统，通常供应商数据不一致。您需要确保从上到下的入职流程在所有地点都是统一的。

利用可为您提供供应商数据及其提供的服务的完整概览的技术。这些数据可以转化为所有分支机构和部门。请将此作为确保顺利推出的统一方法。

最成功的入职活动建立在沟通文化的基础上，但良好的沟通不会凭空产生。您的流程应该使不同部门、利益相关者和地点能够轻松访问供应商数据，以便每个人都根据正确的信息采取行动。此步骤将提高效率，同时降低延迟风险并促进与新供应商全面建立积极关系。

创建供应商门户。 如果还没有，请为潜在供应商创建一个，以表明他们有兴趣与您合作。一封提案电子邮件通常会在拥挤的收件箱中丢失。

收集入职流程所需的所有相关信息可能需要几周到几个月的时间。创建此门户并结合管理应用程序，可以加快双方的流程。

该门户网站应包含所有要填写的相关表格，以及联系信息和参考资料。这提高了数据的准确性，减少了积压，并提高了流程的可见性。

分配战略重要性。 在入职过程中，应根据供应商对您的业务运营的重要性级别对供应商进行评估。该因素应根据加入的紧迫性、成本和难度进行加权。

如果供应商提供了直接收益，则将其推到更远的列表中。如果另一个人提供了你想要的东西，但目前不一定需要，那么降低他们在你名单上的位置。

最好在入职流程中根据供应商的优先级对他们进行细分，以实现更好的治理、管理和关系发展。这样，您可以更好地分配时间表和资源，同时仍然专注于日常运营。所有这些都可以集成到上述供应商门户中，让所有相关人员都知道自己的立场。

投资正确的技术。 如果仍然由人类在纸上完成，即使是经过深思熟虑的最佳流程也永远不会得到完全优化。自动化和人工智能为您的流程提供动力，消除错误，并让您的员工腾出时间专注于高价值任务，例如招募新供应商或改善现有关系。现在是重新思考您的办公技术的最佳时机，因为大流行迫使每个人在未来都有不同的想法。

正确的采购解决方案可以避免新供应商入职时出现的许多初期问题。通过将所有数据保存在云端，您可以访问这些数据并控制谁使用它，确保与相关方保持一致的沟通。

在所有团队和办公室使用正确的通信工具，例如 VoIP 服务，以改善远程通信。这样，每个人都步入正轨，并且知道您在入职流程中走了多远。

无论是在零售入职情况下招聘自由职业者、增加新供应商、潜在合作伙伴的申请流程，还是只是想更多地了解想要与您合作的人，您都必须简化和标准化您的入职流程。

请记住分配合适的人员来管理流程。尽可能自动化。不要害怕调整和制定一个计划，帮助您完成每个入职流程的 90%。 （每个供应商都会略有不同。）设定明确的期望并投资正确的技术来帮助您。

正确掌握这五个技巧，新供应商入职将成为一种易于实施且更易于遵循的方法。

John Allen 是 RingCentral 的全球 SEO 总监，RingCentral 是全球 UCaaS、VoIP 和 联络中心软件提供商。