综合设施管理 (IFM)：定义、优点和最佳实践

设施管理市场领导者

更新于2025年1月9日

目录

• 什么是综合设施管理 (IFM)？
• 集成设施管理的优势
• 综合设施管理技术和系统
• 9 个关键 IFM KPI 和绩效指标
• 综合设施管理最佳实践
• IFM 的 3 个实施技巧
• 正确实施综合设施管理
• 常见问题

要点

集成设施管理 (IFM) 将设施运营的各个方面集中到统一的软件平台中，从而更轻松地管理维护、供应商关系、合规性和成本效率。 IFM 改善沟通、支持数据驱动的决策并有效扩展，为组织提供简化、高效且合规的设施管理方法。

管理设施有许多活动部分，从卫生到供应商管理再到能源使用。较小的组织可以使用零散的系统，但扩大规模需要更全面的方法，将所有设施活动纳入单一视图。

这就是集成设施管理 (IFM) 的用武之地。这种更加集成的设施管理版本将设施的各个方面都融入到简化的软件解决方案中。 IFM 软件可帮助组织降低成本、维护安全的环境，甚至提高生产力。

无论您是设施经理、业务领导者，还是只是对优化组织效率感到好奇，了解 IFM 都可以为创建更智能、更互联的工作场所提供宝贵的见解。在本指南中，我们将解释 IFM 是什么、它为何有益以及如何为您的组织最大化 IFM。

什么是综合设施管理 (IFM)？

摄影：Rene Terp，通过 Pexels 拍摄

集成设施管理将公司的所有设施和相关服务整合到一个系统中。 IFM 不是单独管理不同的流程，而是将所有内容整合到一个统一的框架中，从而形成更加简化的方法，从而减少成本、沟通不畅和返工。

这种方法使拥有多个设施的组织能够更轻松地跨地点提供一致的质量。

传统的设施管理 (FM) 使设施管理者能够更好地控制维护、安全、清洁和空间管理。然而，这种方法并不总是将这些服务纳入单一视图，这可能会导致沟通不畅、错误和更高的成本。

FM 和 IFM 通常都是由一些外包供应商在内部进行，而全面设施管理 (TFM) 则涉及将所有设施管理外包给单个外部提供商。此选项价格较高，但为没有内部设施经理的组织提供了交钥匙解决方案。

IFM 的 9 个组件

综合设施管理涵盖使建筑物保持良好状态的所有活动。其中包括各种组件，例如：

1. 标签和标记
2. 维护管理
3. 资产管理
4. 空间规划
5. 能源使用和可持续性
6. 安全合规
7. 安全
8. 清洁
9. 技术

在 IFM 的领导下，设施经理负责监督从维护台式计算机到安全摄像头的一切事务。即使在小型设施中，手动跟踪所有内容也是不可能的。

设施管理软件是掌控设施运行所需的众多任务的必备软件。该软件不仅简化了设施工作流程，还衡量了设施团队的效率并帮助领导者发现需要改进的领域。

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综合设施管理的好处

综合设施管理可能看起来势不可挡，但这种整体方法减轻了设施管理的负担。将多个设施流程整合到一个集中式系统下有很多好处。

降低成本

隐藏的低效率每年给组织造成数千美元的损失。您设施的数据越集成，您发现和解决效率低下问题的机会就越大。

更精简的设施流程意味着更少的材料、工时和空间浪费。此外，集成服务可以降低与外包给多个供应商相关的成本。

改善沟通

通过 IFM，可以通过单一联系点满足所有设施管理需求。设施的每个方面都有单一的事实来源，这减少了重复信息和沟通不畅。

此优势对于大型或多地点组织尤其重要，因为它可以确保所有地点的质量一致。

做出数据驱动的决策

IFM 平台收集所有设施运营的数据，因此您无需检查多个系统，而是拥有单一事实来源，可以提供有关设施性能的可行见解。

事实上，一些平台现在使用人工智能 (AI) 在更短的时间内自动生成这些见解，帮助您做出更好的决策。

扩展您的业务

一些领导者担心扩张，因为管理多个设施或更大的设施很困难。遵循集成设施管理的原则可以更轻松地升级您的设施，从而使您能够快速响应企业不断变化的需求 - 无论规模如何。

提高合规性

无论是当地的健康法规还是您所在行业的严格合规规则，您的企业都必须遵守各种法规。管理合规性可能很困难，尤其是跨多个系统和流程。

IFM 通过将所有系统纳入单一视图来减少合规性难题。事实上，一些 IFM 平台附带了内置的健康、安全和监管标准清单，以降低您的风险。

简化供应商管理

IFM 将所有供应商合同整合到一个系统中。不仅如此，它还可以跟踪支出、文档通信并监控服务级别协议 (SLA)。

这些数据使设施经理能够最大限度地提高供应商的价值，甚至协商更好的合同条款。

综合设施管理技术和系统

照片由 Tima Miroshnichenko 通过 Pexels 拍摄

手动管理设施是不现实的，各种规模组织的设施经理都依靠软件解决方案来理解组织中的数十个不同系统。

IFM软件通常包含以下关键技术。

计算机辅助设施管理 (CAFM) 软件

CAFM 帮助设施经理通过楼层规划和空间利用来优化现有空间。这些系统可以生成设施的 3D 渲染图，使设施管理者可以更轻松地测试新配置。

集成工作场所管理系统 (IWMS)

IWMS 系统主要关注物理设施。这些解决方案帮助设施经理管理空间、跟踪资产、记录能源使用情况并充当所有设施资产的集中存储库。

IWMS 听起来与 CAFM 类似，但它处理更广泛的活动，使其成为多地点或企业业务的更好选择。

计算机化维护管理系统（CMMS）

所有设施都需要维护，CMMS 跟踪所有维护活动，从清洁锅炉到更换灯泡。系统记录所有维护活动并提供工单、安排预防性维护并跟踪更换零件。

楼宇自动化系统 (BAS)

智能建筑是未来，BAS 使 HVAC、照明和安全自动化成为可能，帮助组织削减成本，同时提高性能和安全性。

在 IFM 平台中实施 BAS 可以集中、控制和监控所有自动化，而无需在平台之间切换。

9 个关键 IFM KPI 和绩效指标

照片由 fauxels 通过 Pexels 拍摄

集成设施管理解决方案跟踪大量数据。监控关键绩效指标 (KPI) 和指标可以告诉您您的设施是否以最佳状态运行，或者您是否需要重新考虑您的方法。

但哪些数据点真正有用呢？这些关键 KPI 将帮助您衡量和提高 IFM 的有效性：

1. 每平方英尺的运营成本： 该 KPI 将总成本除以设施的平方英尺。它可以帮助您了解成本效率，尤其是在比较多个设施时。
2. 维护响应时间： 员工或客户需要等待多长时间才能收到维护通知？更快的响应时间可以改善用户体验，并且在许多情况下可以防止对您的设施造成进一步损坏。
3. 能源消耗： 高能耗会损害环境和组织的利润。该 KPI 监控能源使用情况、识别模式并跟踪改进，以帮助节省成本。
4. 计划维护与反应性维护比率： 主动、有计划的维护往往比反应性维护更便宜，反应性维护通常会导致昂贵的中断。更高比例的计划维护有助于防止代价高昂的故障。
5. 空间利用率： 该 KPI 通过将占用率与可用容量进行比较来衡量设施如何有效地利用其空间。优化空间利用有助于资源分配，最终降低成本。
6. 设施状况指数（FCI）： 该指标将维修成本与设施的重置价值进行比较。 FCI 越低，设施的健康状况就越好。
7. 资产停机时间： 跟踪资产停止服务的时间量。该指标着眼于时间，但一些组织还根据中断造成的美元损失来量化停机时间。
8. 库存周转率： 该指标检查维护团队循环更换零件和其他基本维护库存的速度。高周转率表明库存管理效率低下、盗窃或丢失，或者维修不当。
9. SLA 合规率： 供应商兑现承诺的情况如何？查看 SLA 合规性以跟踪服务提供商满足其服务水平的情况。这些数据将使供应商承担责任，并帮助您就供应商合同做出明智的决策。

综合设施管理最佳实践

照片由 Jon Tyson 通过 Unsplash 拍摄

集成设施管理是多地点设施的游戏规则改变者。然而，设施经理必须遵循正确的流程才能看到 IFM 的价值。遵循这些最佳实践，最大限度地提高 IFM 在您组织中的价值。

采用 IFM 软件

正确的软件将实现 IFM 的自动化和简化。使用集成工作场所管理系统 (IWMS)、计算机辅助设施管理 (CAFM) 软件、楼宇自动化系统 (BAS) 和物联网设备将所有设施数据整合到一个统一的视图中。

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架起物理和数字的桥梁

IFM 软件为设施团队承担了许多繁重的工作，但它并不能完成所有工作。例如，IFM系统中的信息由员工扫描或记录，而整个系统的可靠性取决于现场收集的数据的质量。

这就是为什么越来越多的组织投资于标签和标签，而可扫描条形码和 QR 码是实施 IFM 流程和工具的必备条件。

例如，Camcode 的标签和标牌通过清晰、耐用的标签简化了维护跟踪，即使在最恶劣的环境下也能持续使用。无论是仓库的条形码标签还是重型机械上的维护二维码，重型标签都会在 IFM 软件中显示您设施的物理现实。

培训员工

软件无法完成所有工作，设施团队需要了解设施流程以及如何利用 IFM 软件来简化其工作流程。

这需要预先和持续的培训，以跟上最新的标准、技术和法律要求。午餐学习、年度课堂培训或数字微学习平台是提高设施团队技能的有效方法。

IFM 的 3 个实施技巧

照片由 ThisIsEngineering 通过 Pexels 拍摄

最佳实践会让您走得更远，但最终，有效实施是成功集成设施管理的关键。请遵循这些实用技巧，以更顺利地实施 IFM。

进行需求评估

您需要 IFM 流程和软件做什么？每个组织都是独一无二的，因此最好从需求评估开始，概述您的必备条件。这种方法将帮助您选择适合您需求的技术和解决方案。

确定您的系统目前表现良好的方面以及需要改进的领域。如果您计划外包给供应商，定义您需要的服务范围也是一个好主意。

这可能听起来像是一个额外的步骤，但需求评估可确保您只需为您使用的内容付费并充分利用您的资源。

使用供应商实施计划

如果没有合适的软件，集成设施管理就不可能实现，但所有软件都有一个学习曲线。幸运的是，您可以向 IFM 软件供应商寻求实施方面的帮助，从而最大限度地减少返工和混乱。

这可能包括员工培训、现场协助或 24/7 支持。利用供应商的专业知识将帮助您更快地实现价值并最大程度地减少员工的困惑。

设置实时仪表板

数据是有效 IFM 的命脉，集成解决方案的好处是能够实时监控所有设施系统和流程。

一些 IFM 软件提供现成的仪表板，但使用您最关心的指标创建自定义仪表板始终是最好的。这些定制的实时仪表板会尽快提醒您潜在的问题，有助于减少意外停机和时间敏感问题（例如管道泄漏）造成的损坏。

正确完成综合设施管理

照片由 Marius Masalar 通过 Unsplash 拍摄

综合设施管理是简化设施运营和降低成本的强大策略。遵循 IFM 原则，释放组织工作环境的力量，更好地使设施管理与更广泛的业务目标保持一致。

创新工具对于 IFM 的成功至关重要。这就是组织依赖 Camcode 耐用标签和标记的原因。跟踪资产、管理库存并遵守我们的高质量标签，使用寿命可达 20 年。

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常见问题