掌握 CAFM：计算机辅助设施管理权威指南

更新日期：2024年12月23日

目录

• 什么是计算机辅助设施管理？
• 谁应该使用 CAFM？
• CAFM 的核心优势
• CAFM 与 CMMS 的区别
• 5 个 CAFM 专家级最佳实践
• CAFM 软件如何精简设施管理
• 常见问题解答

核心要点

计算机辅助设施管理 (CAFM) 是一种帮助精简和改善设施运营的技术。它利用计算机软件和工具管理和维护设施的各个方面，如空间规划、维护、资产管理等。

设施管理责任繁杂，尤其是拥有多栋建筑的大型公司。作为设施经理，您需要组织和监督如此多活动，若无技术手段精简工作负荷，几乎不可能完成。

CAFM 是简化设施经理组织和维护设施方式的工具。CAFM 市场正在增长，预计从 2021 年的 9.875 亿美元增至 2032 年的 20 亿美元以上，复合年增长率达 7.1%。有效实施 CAFM 系统可降低成本、精简工作流。但深入理解如何用 CAFM 管理设施仍至关重要。

本指南将解释 CAFM 是什么、如何运作、其优势及最佳实践，助您充分利用这一综合数字工具。

什么是计算机辅助设施管理？

高效管理设施对跨行业组织至关重要。传统设施管理方法正被创新解决方案取代，如计算机辅助设施管理 (CAFM)。

CAFM 是设施经理用来组织和精简运营建筑所有相关活动的软件类型。设施经理依赖 CAFM 处理以下任务：

• 维护排程
• 员工管理
• 工作流管理

CAFM 精简物理工作空间内的一切——人员、流程、物品。例如，大型设施可能有数百个贴有标签的资产。设施经理用 CAFM 软件保持这些资产有序且维护良好。

数字化系统通过提供建筑运营核心数据，帮助设施经理节省时间和金钱。当今 CAFM 软件功能广泛，虽各系统因业务而异，但通常包含以下功能：

综合楼宇运营

CAFM 协助处理楼宇运营的常规任务。它将所有重复性日常任务记录在一处，精简工作流，在更短时间内提供关键信息。

实际应用中，设施经理可从单一仪表盘控制楼宇多个联网元素，包括：

• 门禁系统
• 暖通空调 (HVAC) 系统
• 机械设备

无需在不同平台间切换，一切尽在掌握。

资产管理

无论中小企业还是大型企业，管理实物资产都是挑战。CAFM 通过识别资产物理位置、追踪制造商和维护历史等相关信息，简化资产管理。

维护管理

维护管理是任何设施的必需项，但管理每栋楼内所有设备、机械和系统令人望而生畏。CAFM 软件集中存放各楼宇资产相关数据，使您能从反应式/纠正性维护转向预防性维护。

空间与房间管理

若企业拥有多栋建筑、多个部门和员工，空间和会议室预订管理会变得棘手。部分 CAFM 系统包含房间预订和布局管理功能，防止空间冲突。

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谁应该使用计算机辅助设施管理？

若组织规模小、仅单栋建筑、或目前无需 CAFM 即可管理一切，则 CAFM 可能不适用。

但若您的组织：

• 拥有大型建筑
• 在不同地点拥有多栋建筑
• 建筑内开展复杂职能
• 拥有大量资产并管理大量员工

则 CAFM 非常适合。CAFM 提升可视性、精简工作流，完美契合多个行业：

• 房地产
• 政府
• 商业
• 医疗卫生
• 教育
• 制造业

CAFM 的核心优势

CAFM 出现前，设施经理必须用纸质文档管理建筑布局、资源和资产信息。管理海量信息不仅耗时，还易引入人为错误。

CAFM 的数字化工具取代了成堆文书，加速工作流、大幅降低出错几率。它在一个精简的仪表盘中统筹宏观组织目标与日常设施管理任务。

每款 CAFM 软件不同，提供看似无限的实用工具。虽具体收益因配置和业务痛点而异，但通常包括降低成本和提升效率。

1. 数据洞察更优

CAFM 软件自动追踪设施关键指标，以直观仪表盘呈现，免去手动拉取报表的麻烦。更妙的是，它高亮关键洞察，告诉您哪些任务最重要。

CAFM 更高效地采集数据，使您能收集每栋楼宇和每项资产的数据。若您致力于数据驱动决策，CAFM 不可或缺。

2. 生产力提升

管理设施非易事。CAFM 让您在单一仪表盘快速掌控所有楼宇、资产和任务。

CAFM 提供精准数据，最终让建筑运行更高效。您可快速获取常规预防性维护任务和紧急维修呼叫的有序数据。将精力聚焦于真正需要人工介入的任务。

CAFM 系统通常提供工具和资源，不仅造福设施经理，也惠及其他员工。例如，员工想预订空间可直接用 CAFM 程序快速预订会议室，无需依赖日历或其他手动系统，团队专注业务本身。

3. 降低成本

管理良好的建筑成本更低。若企业需削减设施开支，CAFM 是必备工具。它通过多种方式降低成本：

• 最大化现有空间利用率，减少购买或租赁额外仓储/办公空间的需求
• 通过智能维护排程延长资产寿命
• 减轻设施经理工作量，减少招聘需求
• 分析能耗识别浪费
• 通过实时追踪降低非计划停机风险
• 更短时间内做出数据驱动决策

4. 承包商管理更得力

CAFM 的优势延伸至设施内人员管理。若您频繁与外部人员（如承包商、分包商）协调，CAFM 让所有人步调一致。

借助 CAFM，您可通过以下功能轻松管理第三方承包商：

• 定期签到确保项目按时推进
• 与所有承包商共享最新安全信息
• 将设施规则合规纳入承包商工作流
• 管理承包商薪酬

外包维修或其他设施相关工作通常比雇佣内部员工更划算。管理这些外部团队并不容易，但 CAFM 将这些任务纳入现有工作流，简化外包管理。

5. 改善可持续性

想经营更可持续的业务？CAFM 软件帮助企业减少各种形式的浪费——这对环境有利。高效流程和减少浪费不仅省钱，还让公司更环保。

您可在 CAFM 系统中创建规则，仅为项目使用必要资源量。例如，想减少用水，CAFM 会追踪用量并在临近限额时预警。

利用数据驱动洞察，找出资源过度使用环节，让绿色倡议（和预算）保持正轨。

CAFM 与 CMMS 的区别

虽名似，但 CAFM ≠ CMMS（计算机化维护管理系统）。CMMS 专注于管理工作空间内的设备，特别是设备维护。

CMMS 软件处理的任务包括：

• 规划和追踪建筑内维护与维修相关活动
• 衡量维护资源与资产绩效
• 排程工单和库存采购
• 用数据追踪资产

实际应用中，CAFM 与 CMMS 在以下方面不同：

• 范围： CAFM 是更广泛的系统，含空间规划、资源分配、资产追踪。虽 CAFM 能处理维护管理，但 CMMS 仅聚焦维护管理——排程、追踪、记录。
• 功能： CMMS 擅长监控设备寿命、管理预防性维护。CAFM 则管理所有维护任务，外加房地产管理和战略规划。
• 集成： CAFM 可与 HR、财务、IT 等系统集成，提供更多业务背景。CMMS 则不与其他系统集成。

虽与 CMMS 任务有重叠，但 CAFM 是更全面的设施管理方法。

若公司仅需维护任务帮助，CMMS 可能足够且通常更实惠；但若除维护外还需更多业务洞察，CAFM 是正解。

5 个 CAFM 专家级最佳实践

CAFM 软件是让企业更盈利、更高产的投资。但仅靠软件不产生成果。遵循这 5 个最佳实践，用 CAFM 软件达成目标：

1. 明确目标

CAFM 系统应真正改变业务。它需解决您最大的需求和痛点，所以选购前必须先明确目标。

例如：您更关注维护，还是寻求跨多设施削减浪费的方法？这些需求需不同方法，先列出公司期望从软件获得的确切成果，便于找到能产生实质成果的 CAFM 方案。

2. 定制您的 CAFM

选定 CAFM 系统后，定制它以解决所有最大痛点至关重要。因 CAFM 常含许多功能，个性化方法必不可少。选择最适合业务的功能并按需个性化。

定制方式包括：

• 添加空间管理、资产追踪等不同模块
• 修改用户角色和访问级别
• 创建自定义字段和表单
• 集成会计、ERP 或 HR 系统
• 创建自定义报表模板

3. 自动化工作流

CAFM 软件允许在软件内创建工作流，大幅简化设施相关任务自动化。若软件含自动化功能，请用它提升生产力、减少错误。

尝试自动化：

• 工单生成
• 预防性维护排程
• 报表生成
• 空间规划
• 合规管理
• 通知与警报

4. 重视标签的重要性

CAFM 软件让您在一个仪表盘追踪数百资产和设备。但即使软件再先进，仍需高质量标签和标识配合。

首先，标签让每项资产的维护活动易于扫描记录。CAFM 系统利用扫描数据和一线员工报告，生成关于设施和资产的洞察。

Camcode 标签兼容软件，只需简单条码或二维码扫描即可追踪实物资产。若需实时资产追踪，RFID 标签也是佳选。这些标签设计用于承受最极端工作条件，确保标签寿命覆盖资产全生命周期。

5. 用数据改善工作场所

CAFM 软件收集大量设施管理实践数据。CAFM 固然助力日常运营，更能改善设施长期功能。别让数据闲置平台，要动用它在业务中做有益改变。

例如，CAFM 系统可能指出：夏季用水量增加、某类资产磨损早于预期。凸显问题有助于解决根本原因，这是长期降本增效的最佳路径。

CAFM 软件：如何精简设施管理

CAFM 软件赋予设施经理工具，让他们在更短时间内完成更多工作。从文档和工作流管理到计算机化维护追踪和组织，CAFM 平台能显著提升设施产出。

遵循本指南最佳实践，从 CAFM 投资中获取更多价值，并确保具备支持 CAFM 系统的正确物理基础设施。例如，为所有资产、设施和设备选择耐用标签很重要。

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常见问题解答