什么是维护报告以及如何确保其准确性

上个月我们使用了多少过滤器？有我们的 MTTR 和 MTBF 在上次程序更新后有所改善吗？我们的计划维护百分比是多少？我们花了多少钱修理那条传送带？ 所有这些答案都可以在维护报告中轻松找到。

我们之所以使用“应该”而不是“是”，是因为许多组织要么没有生成维护报告的数据，要么报告不准确，导致得出错误的结论。

是时候扭转这一趋势了。有了正确的工具和实践，每个人都可以访问有用的信息并使用它来改进他们的维护操作。让我们看看如何。

什么是维护报告？

维护报告是一份文件，其中包含有关您过去的维护操作及其对成本、资产和业务绩效的影响的特定信息。通常，维护报告用于跟踪部门认为值得遵循的 KPI 和绩效指标。

对于任何有用的报告，它必须是：

1. 简洁 ：报告应简短但全面；以一种易于理解复杂数据的方式呈现。
2. 基于事实 ： 准确的;最新;客观，基于硬数据而不是意见和推测。
3. 在适当的上下文中审核 ：由于供应商延迟了重要备件的发货或因为我们没有及时订购而导致停机时间延长 - 背景对于决策至关重要。

使用 CMMS，可以在零件、资产、楼层、位置、员工、班次等级别创建报告——这取决于组织决定跟踪的内容。此外，现代 CMMS 将允许您深入挖掘每个维护报告，而不仅仅是查看顶行数字。 这种深入了解维护数据的能力对于发现问题区域非常有用，并为决策提供了重要的背景 .

生成准确报告的先决条件

持续生成准确的报告需要的不仅仅是访问维护记录。我们确定了三个关键先决条件。如果你把所有这些都做对了，你就会走上正轨。

访问 CMMS 或类似的数字系统

CMMS 旨在成为维护数据的集中存储库。由于它自动化了大量数据输入，因此人为错误的空间较小。当记录存储在 CMMS 数据库中时，几乎不可能丢失或放错位置。

与手动跟踪相比，几乎每个维护操作都可以通过软件进行跟踪。让我们以工单为例。 WO 是根据维护请求表创建的。主管将其分配给技术人员。技术人员执行工作、留下笔记并关闭 WO。以下是 CMMS 记录的有关该交互的内容：

• （开放）工作请求总数增加了 1
• （打开的）工单总数增加了 1
• 有关提交工作请求的人员和时间的详细信息
• 有关谁创建 WO 以及创建时间的详细信息；分配给谁
• 谁进行了工作，维修持续了多长时间，工作是否按时完成
• 使用了哪些备件（零件库存数据库自动更新）
• 技术人员留下的评论添加到相应的设备维护日志中
• 关闭的工作请求和工作订单总数增加了 1

如果仔细观察，只需打开和关闭一个简单的工单，就会产生至少 14 个数据点——其中大部分都会被自动记录。我们甚至没有包括系统如何根据消耗的零件和人工自动计算此操作的确切成本。

如果不使用计算机化的维护管理系统，就没有其他方法可以接近这一级别的数据。

适当的数据管理和标准化

那些主动跟踪大量维护数据的人要么使用维护软件，要么使用定制的电子表格。在这两种情况下，拥有良好的数据管理实践都很重要。

通过以下步骤可以实现高水平的数据标准化：

1. 决定你做什么和不想跟踪什么。 跟踪您不使用的数据会浪费您的内部资源并留下更多出错空间，尤其是在需要手动输入的情况下。
2. 定义尺度和度量。 某事物的评分等级是 1-5 还是 1-10？计量单位是公斤还是磅？您不想最终将苹果与橙子进行比较。
3. 标准化手动数据输入。 如何输入、更改和删除数据？什么时候适合使用缩写？哪些字段是必填的，哪些是可选的？向列表中添加新资产时应遵循哪些命名约定？设置简单的数据输入准则对确保记录的一致性大有帮助。

如果每个人都以相同的方式使用数据，那么找到正确的记录或生成报告就会容易得多。

处理数据的所有人员的承诺

即使使用 CMMS，也不可避免地需要进行一定量的手动数据输入。这总是留下人为错误的可能性。在将数据输入系统时自满和缺乏注意力是常见的问题。维护经理需要强调拥有准确数据的重要性，并营造一种反映这一点的文化。

想象一下下面的情况。一位新员工正在关闭工作订单。他被提示输入他使用了哪些零件以及他花了多少时间进行维修。他请更有经验的同事帮助他。根据公司文化，答案将是“当然，让我们仔细检查一下。 ”或“随便写一个大概的数字，反正没人检查这些东西。 ”

如果维修人员没有做好这方面的尽职调查，您就不可能有可靠的维修记录。

维护报告中应包含哪些内容？

这完全取决于您报告的目的。不可能给出统一的模板。一般来说，官方维护报告可能包括：

• 有关组织的信息（名称、徽标、地址、联系信息...）
• 报告的名称/类型
• 生成报告的时间范围
• 报告详情（概述所有数据的报告的主要部分）
• 任何可能有用的其他信息（根据具体情况考虑）

现在，如果您实际上是在搜索维护服务报告 用于执行特定的维护工作，您可以在此处找到各种维护报告表格模板。在创建我们接下来讨论的汇总报告时，这些单独的表单可以用作输入。

最常见的维护报告类型

使用正确的数据，维护和设施经理可以生成数十份有用的维护报告。以下是最常见的列表：

• 分解 总维护成本 ：可以包括零件成本、人工成本、供应商成本等。
• 预防性维护报告： 包括预防性维护活动和维护计划的概述（打开、计划、关闭和延迟、计划维护百分比的 PM 任务数量……）。它可以按位置、设备类型、供应商等进行细分。
• 工单报告： 工单管理活动概览 - 收到的维护单以及创建、打开、关闭和延迟的 WO。
• 资产历史报告： 它可以包括用于特定资产或资产组的采购订单、PM、WO、备件和其他资源的列表。
• 采购订单报告： 已创建、已发送、已安排、已接收和已关闭的采购订单的列表；可以按供应商、设施、优先级、订单类型、订单状态等进行细分。
• 供应商历史报告： 维护供应商执行的工作和相关成本的概述。
• 劳动总结报告： 它可以包括总时间、加班时间、被动工作与主动工作所花费的时间、个人表现等。
• 绩效报告： 可以生成大量报告来跟踪指标，例如 MTTR、MTBF、计划与计划外任务的数量、故障次数、停机持续时间等。

每个维护报告都是针对特定时间间隔创建的。如果您使用的是 CMMS，您可以构建一个模板并使用它在几次点击中生成未来的报告。这对于生成每日、每周和每月报告非常有用。一些组织甚至可能会使用它来简化年度报告。

无需每次需要发送报告时都在文件和电子表格列中堆积如山，您只需设置一次，剩下的交给系统即可。

使用 Limble CMMS 创建和自动化维护报告

Limble CMMS 允许您创建自定义字段以跟踪您需要的任何内容。 Limble 用户可以打开我们的自定义报告生成器 并将这些自定义字段中的任何一个与标准的预定义字段结合起来，为任何情况创建大量独特的报告。

只需单击一下即可与其他 Limble 用户共享报告或生成可发送给其他任何人的 PDF。

我们的客户真正喜欢的一项密切相关的功能是构建自定义仪表板的选项 出不同的报告（如下图所示）。

简而言之，您可以使用实时更新的各种报告填充仪表板。然后，您可以在电视上共享仪表板。令人鼓舞的是，随着任务的完成，数字发生了变化。

一个屏幕上只能容纳这么多信息。这里没问题。您可以创建多个仪表板并告诉 Limble 每 X 秒循环浏览它们。这是一个小功能，但我们在过去得到了很好的反馈。

剩下的最后一件事就是展示所有这些在实践中是如何运作的。对于有兴趣了解有关 Limble 的自定义仪表板和维护报告功能的更多信息的任何人，请花几分钟时间浏览下面的视频。视频本身较长，但它展示了我们的报告系统的强大和灵活。

如果这看起来每周可以为您节省几个小时，您可以查看我们的定价页面 开始为期 30 天的试用。或者，您可以联系我们以获得个性化的演练 并获得所有主要功能的概述。

请记住，您需要良好的报告才能做出明智的决定！