信息管理是维护绩效的关键

信息管理是一个经常被忽视的领域。它实际上是更重要的领域之一，但它缺乏魅力和兴奋。它需要稳定、有规律和有计划的努力，所以我们自然而然地倾向于那些让我们定期产生肾上腺素激增的领域，而这些领域正是大多数修复型患者渴望的。不幸的是，如果你忽略了信息管理的好处，你就有更多的机会在压力下长时间工作来灭火和“成为英雄”。

我个人对英雄的看法是，一个人在幕后默默地、始终如一地做乏味的苦差事，以防止这些故障发生，并为在发生故障时减少其影响奠定基础。这位无名英雄仔细阅读手册、阅读规格表、阅读行业杂志，并花费数小时向供应商询问有关其产品和服务的问题。

然后，我们的信息专家花费更多时间将收集到的信息汇编成可用的格式，并将其张贴到主管和技术人员可以在需要时快速找到的地方。成为信息英雄的工作很少得到认可或奖励，但如果您想从技术人员那里获得最大收益，仍然需要这样做。

我们都在谈论缩短时间和最大限度地提高生产力，但实现它并不是一件容易的、一夜之间的事情。你会不遗余力地寻找好人。你给他们买了好工具。您为他们提供安全的工作环境。你甚至试图让他们接受一些技术培训。那么，您为什么拒绝让他们获得可以使他们的工作更轻松并提高绩效的好信息呢？没有人是故意这样做的，但这又是我们无意识地避免的苦差事。

解决方案是组织起来并开始。你可能不是信息英雄的合适人选，但环顾一下你的商店，看看是否有一个超人隐藏在他的克拉克肯特角色背后——一个能够并且愿意为你完成必要任务的人。一旦你建立了指导方针，大部分工作就可以由办公室工作人员完成，所以不要忽视工作中的这些资源。行政助理习惯于管理大量信息，因此您的维护和可靠性数据只是他们添加到组合中的另一种格式。

您的指导方针和框架应该简单，并且文件本身应该可以被需要信息的人轻松访问。像文件柜这样简单的东西可以与工厂网络上的文件树结合使用。我喜欢保留手册、图纸和一些程序的硬拷贝，您可以将它们带到工地或商店，然后将它们放入文件柜中。每件物品都应标上柜号和文件名，以便他们回家。将其添加到包含标准格式的文件夹和设备文件的文件树中，您就有了一个很好的起点。

根据功能位置、系统、流程、字母顺序或任何对您和您的员工有意义的内容构建您的文件树。 （不要忘记为通用的东西留一个位置。）使用每个人都通用的名称或您想要通用的名称，然后用这种方式标记设备以加强它。为主数据表单创建一些标准模板，您的业务就是收集、整理和存储信息。

每台设备都有一个主数据文档，作为您想了解该设备的所有信息的门户。您在顶部输入所有标准的基本信息，例如制造商名称、型号、序列号和容量，然后添加对其位置和用途的简短描述。插入指向其他文档的链接，它充当所有相关信息的入口。您甚至可以将其用作设备历史文档，用于修改、更新和不适合其他任何地方的特殊知识项目。用途仅受您的想象力的限制。请记住，人性说，如果它不简单好用，它可能不会被使用。

一旦您的部队看到其中的价值，他们就会将其作为首选查看位置，因此请定期备份并至少每年审查一次，以确保数据仍然相关。需要有一种机制来添加新信息和评论，以便让所有人都能体验到您的技术。

不要担心语法或拼写，因为您以后可以随时对其进行编辑。如果您的 CMMS 或 EAM 系统具有此功能，那就太好了！如果没有，或者如果您是一个没有这些程序的小型操作，这是一种可以帮助保留数据的方法。即使是指向相关原始设备制造商或服务提供商网页的链接也可能是节省停机时间的关键。拥有易于访问的数据和链接可以节省前往工作现场的旅程，手电筒是您尝试阅读可能至少已涂漆两次的铭牌。当你把一副对你有利的牌堆起来时，这就是你想要的一张牌。