组织和管理维护库房的最佳实践
本文由 Fiix 的解决方案工程师 Jason Afara 撰写，拥有超过七年的维护经理和规划师经验
生产设备就像一个专业的运动员。它们都价值数百万美元，也是取得成果的关键。
但是没有棒球运动员可以用太短的球棒击球。如果他们的鞋子尺寸错误，任何外接手都无法触地得分。小细节决定一切。维护也是一样。
从维护库中取出错误的轴承可能会导致关键机器发生故障。一小部分可能会导致生产力和底线的巨大损失。
本文详细介绍了库存跟踪和组织维护库房的最佳做法，以使您的维护团队和整个运营更加高效、经济且安全。
管理库存的 4 个秘诀
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目录
- 零件采购
- 备件和工单
- 保护您的维修储藏室
- 整理您的维护库
- 优化您的库存跟踪
- 库存跟踪：维护团队的支柱
使用此库存管理模板跟踪和优化您的零件
零件获取
备件的成本会迅速增加。因此，了解您在库存上的支出以及支出方式非常重要。
订购零件
以下是您可以问自己和您的团队的一些问题，以更好地了解您的库存采购流程：
这项活动有两个最终目标。首先是弄清楚如何准确跟踪您的库存支出，以便您始终了解它与预算的比较情况。二是尽可能提高流程效率。
从维护库中取出错误的轴承可能会导致关键机器发生故障。一个小零件就可能对生产和底线造成巨大损失。
如果这个过程的一部分被破坏，每个人的生产力都会受到影响。例如，如果零件购买者每次购买都需要获得批准，这会占用每个人的时间。找到一个能够创造信任、自主和效率同时降低风险的批准门槛是关键。您可以随时留意支出中的危险信号，并在需要时深入挖掘。
与供应商合作
有一些有用的问题要问您自己和您的团队，以确保您充分利用与提供维修库的供应商之间的关系：
与供应商建立良好的关系可以成就或破坏您的库存管理计划。您最不想从事的工作是在等待关键部件交付时推迟生产，因为供应商没有按时付款。了解付款流程的所有要素，并经常检查未付发票，对于与供应商沟通期望并确保按时交付零件非常重要。
接收零件
在协调库存交付时需要考虑很多活动部件，我不只是在谈论轴承或电机。这里有几个问题可以帮助您顺利完成此过程：
维修储藏室是否有 24/7 全天候工作？如果没有，下班后零件存放在哪里，如何取用？
建筑物内是否有供应商运送到的指定位置？
您的团队是否接受部分订单？
在将每个零件输入库存系统之前是否必须对其进行检查？
接收过程是怎样的？它是在单个系统中还是在多个系统中进行跟踪？这些系统是否相互同步？
最后一个问题特别重要。如果一条生产线出现故障而您急于修复它，您需要确保库存记录正确且零件处于工作状态。
备件和工单
您处理数百（甚至数千）个工作订单，其中大部分订单至少附有一个备件。要跟踪的内容很多，很容易让您和您的团队头疼。幸运的是，您可以采取一些措施来防止这种情况发生。
向工单发放零件
当零件用于工作订单时，这两个问题将对您有所帮助：
- 您团队中谁负责将零件添加到工单？
- 您如何监控工单上的零件使用情况，以防止将零件更改作为故障排除的唯一手段？
在工作订单上发出零件会立即增加工作订单的成本。确保准确跟踪成本使领导团队能够监控所有维护活动的成本并使用可靠数据做出决策（例如您是否应该购买新设备或雇用另一名技术人员）。
您设置此过程的方式取决于您。一些站点允许技术人员将零件添加到工单，而其他站点仅允许维护库房员工执行此操作。
PM 的暂存部件
预防性维护工作订单应该有自己的部分，因为它们可能是与反应性工作订单完全不同的野兽。在为定期维护计划零件使用时，有几个问题可以帮助您：
- 维护储藏室中是否有指定位置用于存放即将到来的 PM 所需的预防性维护套件？
- 谁负责将这些工具包放在一起？
套件通常是一种用于确保所有部件都为维护团队即将进行的工作做好准备的做法。将这些部分放在一边可确保您成功组建维护团队。
了解如何建立完美的预防性维护清单
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保护您的维修储藏室
人们偷东西。其他人有良好的意图，但缺乏专业知识。这些是生活中一些不幸的事实。您的维修储藏室也无法幸免。这就是为什么保护您的库存区域应该是重中之重的原因。
进入仓库
赔率是，您的维修库中的零件总计数千或数百万美元。限制进入您的库存区域可以降低被盗和误用的风险，这对降低零件成本大有帮助。
在确保您的储藏室安全时，需要考虑以下几点：
- 谁可以进入仓库？通常，维护团队和生产主管具有访问权限，但只要对其进行跟踪并了解责任，您就可以扩展这些角色之外的访问权限。
- 您使用什么设备来限制进入库房？
- 储藏室里有摄像头吗？这些摄像头的位置如何？
保护维修储藏室的最常见方法之一是实施仅允许某些人进入商店的钥匙通行证系统。如果您的零件室足够大，您可以将其分成几个部分，每个区域都有不同的访问级别。这可以防止盗窃，并且意味着维护不会被困在为其他部门人员常用的零件和用品（例如电池）付费。
将摄像头对准库存室的入口点，您可以调查部件丢失或未记录在工作订单中的时间。这有助于您跟踪库存支出，即使团队成员因紧急情况忘记记录零件。
与供应商建立良好的关系可以成就或破坏您的库存管理计划。您最不想从事的工作是在等待关键部件交付时推迟生产，因为供应商没有按时付款。
整理维护库
每个设施都会以不同的方式组织其维护储藏室。只要您使零件易于使用、易于查找且不会磨损，就很难出错。虽然有多种组织空间的方法，但我们在下面概述了两种常用方法。
按资产组织部件
这种方法根据它们使用的资产来安排备件。该策略有几个关键优势，包括：
- 轻松获取零件以进行计划维护
- 为主要重建组装套件
- 在紧急维护发生时为资产寻找合适的部件
按资产类型存储零件有一个主要的潜在缺点：重复。如果在多台设备上使用相同尺寸的轴承，则需要将其存储在多个位置，从而产生额外成本并需要更多存储空间。
按类型组织零件
此方法按零件类型安排库存。你所有的轴承都放在一起，所有的泵都在同一个地方，等等。这种方法有几个优点，例如：
- 当您没有足够的零件并需要短期解决方案时，适合进行故障排除
- 让您了解有多少电机、齿轮箱、变频驱动器和其他需要高昂成本的部件
- 寻找专为同一部件打造的存储单元，例如可以让轴承远离灰尘和碎屑的轴承柜。
也有一些限制。如果您很着急并且不得不在储藏室的几十个轴承中使用一种非常特殊的轴承，那么很容易抓住错误的轴承。这个错误会导致维修时间和停机时间增加。在存储容器上贴上二维码或条形码有助于降低这种风险。
整理备件时需要考虑的其他事项
在组织维护储藏室时，还有几个问题要问自己：
- 零件间货架所需的承重是多少？
- 哪些部分是关键的，它们的存储方式会不同吗？
- 零件会存放在高处吗？如果是，是否有安全的检索流程？
- 某些部件是否对热敏感？这些部件将如何存储？
- 是否使用供应商管理的系统来跟踪较小的零件（螺栓、保险丝等）？
- 最少需要多少库存？所需的最大值是多少？
- 是否有任何部件的标准品牌和/或型号（例如，所有控件都来自某个供应商）？
赔率是，您的维修库中的零件总计数千或数百万美元。限制进入您的库存区域可以降低被盗和误用的风险，这对降低零件成本大有帮助。
优化您的库存跟踪
制定有关库存的数据驱动决策不仅可以帮助您从维护库房中榨取最后一点价值，还可以使资产更健康并减少每个人的头痛。这是很多承诺，但需要大量工作才能实现正确的流程。
关键备件
找出关键备件与对资产进行关键性分析一样重要。它可以帮助您购买、整理和维护您的库存，是一种防止设备故障达到可怕程度的方法。
确定您的关键备件首先要了解您设施的关键资产。这让您了解哪些部件对于保持该设备尽可能长时间运行很重要。这是一项演习，需要最熟悉这些设备的维护人员提供输入，以确保获取所有信息。
循环次数
进行频繁的库存周期盘点可以让您更好地控制维护计划和维护预算。它可确保您的记录准确无误，因此您不会用完关键备件或在昂贵零件上超支。完成定期周期盘点还可以减轻与之相关的具有重大成本的反应性行为。
如果您使用软件来跟踪零件，进行周期盘点尤其重要。确保您系统中的信息与您拥有的实际零件数量相匹配，这有助于财务团队并支持维护团队完成他们的计划任务。
在支持您的周期盘点计划时，问问自己以下问题：
- 周期盘点多久发生一次？
- 当循环盘点发生时，您将如何限制零件的使用？
- 谁来进行周期盘点？谁将抽查计数是否准确？
报告
每季度或每月报告一次库存价值，作为维护主管，您可以深入了解维护库房中发生的情况。
在准备库存报告时问自己以下问题：
- 报告多久运行一次？
- 报告将查看哪些信息？
- 报告会显示所有零件还是仅显示最昂贵零件的选择（例如前 50 名）？
- 报告是否会显示两个日期之间的库存变化？
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库存跟踪：特殊维护的支柱
管理和跟踪库存是任何维护团队的关键支柱。当您更深入地改进维护库时，有五个要点可以指导您取得成功：
- 具有接收和订购零件的流程
- 安排人员可以在假期、疾病和任何其他人员短缺时期进行补给
- 足够频繁地运行报告，以便您对库存室中零件的价值有一个大致的了解
- 仔细规划您组织维护储藏室的方式，并征求团队中多人的想法
- 始终寻找库存管理中的优势和劣势，并努力改进所有方面
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