成功实施 CMMS 的 12 个最佳实践

CMMS 实施需要大量计划、时间和人员管理技能。正确处理至关重要，这样您的组织就可以正确地开始更好的维护管理之旅。

您可能会想，“实施 CMMS 有那么重要吗？”是的。您的组织不仅要进行大量的财务和时间投资，而且在从旧系统转向新的做事方式的过程中，它还在经历重大的文化转变。

现在你可能想知道，“我让自己陷入了什么？”别担心，我们支持你。我们将带您了解实施 CMMS 的过程，以及如何最大限度地提高成功机会、减少错误、避免不必要的成本并更快地实现目标。

目录

1. 是什么让 CMMS 实施成功？
2. 为什么 CMMS 实施会失败？
3. 成功实施 CMMS 的 12 个最佳实践
4. 现在怎么办？：如何保持积极的势头
5. CMMS 实施：美好事物的开始

什么是好的 CMMS 实施？

只有了解您的最终目标，CMMS 实施才能成功。这有助于您了解如何实现目标以及为什么它首先是必要的。尽管每个组织在实施 CMMS 时都有自己独特的目标，但所有维护团队都应该达到一些共同的目标。

目标达成：您正在达到并超越您的目标

每个维护部门都有目标，无论是减少停机时间、削减成本还是提高安全性。成功的 CMMS 实施将帮助您实现这些目标，无论它们是什么。进展不会一下子发生，工作需要在您到达这一点之前发生，例如定义目标并了解 CMMS 是否可以帮助您实现目标。但是，只要有适当的计划和时间，实施良好的 CMMS 就会获得您想要的结果。

标准化：全公司在同一页面

拥有多个不同的系统或流程令人困惑，并且几乎总是会导致混乱。成功的 CMMS 实施将所有维护流程和信息放在一个地方，以避免这种噩梦般的场景。为使用系统和维护实践制定一套标准很重要。标准化的另一部分包括将您的 CMMS 与其他操作系统集成，并在所有站点中应用该系统及其流程。

用户采用：每个人都在使用系统

CMMS 软件只有在合适的人一致且正确地使用它的情况下才能工作。这就是用户采用率至关重要的原因。用户采用率衡量实际使用系统的人的百分比。例如。如果十分之二的技术人员仅将系统用于某些任务，或者根本不使用该系统，则意味着您的用户采用率为十分之八，即 80%。用户采用率应为 100%，以确保工作高效、不遗漏任务并收集准确数据。

您可能会想，“实施 CMMS 有那么重要吗？”是的。您的组织不仅要进行大量的财务和时间投资，而且在从旧系统转向新的做事方式的过程中，它还在经历重大的文化转变。

持续改进：推动组织向前发展

实施 CMMS 应该只是您的维护团队数字化转型之旅的开始。糟糕的 CMMS 实施只会对现状进行表面级别的更改，但会使您的运营保持正常模式。成功的实施会推动企业向前发展，并为其提供工具、资源和动力，以建立这种积极的势头。一个好的实施可以在维护部门及其他部门营造一种创新解决问题和成长的氛围。

CMMS 实施为什么会失败？

这是一个丑陋的事实：平均 60% 到 80% 的 CMMS 实现失败。这些失败中的大多数是由一些致命的缺陷造成的。

缺乏管理层的支持

企业在尝试实施时经常会耗尽时间或金钱，这最终会毁掉项目。但这种类型的失败有一个潜在的原因——缺乏高层管理人员的支持。高管通常是为项目提供预算和动机的人。如果决策者没有完全投入到实施中，就会增加资金耗尽或项目不断被排在待办事项清单上的机会。

目标、角色和职责不明确

如果没有提前确定目标，就不可能知道 CMMS 实施是否成功。如果没有明确的目标，公司将无法达到目标，使用该系统的动力将很低，导致用户采用率低。不明确的角色和职责也会导致任务不完整、不准确或被忽视，从而在整个业务中产生巨大的连锁反应。这可能发生在设置期间（例如确保创建 PM 触发器）和之后（例如跟踪库存）期间的任务。

用户参与度和培训不佳

失败的实施通常是用户不想或不知道如何使用 CMMS 的结果。这就是为什么每个受新软件影响的人都需要参与到这个过程中的原因。在评估供应商和购买软件时，应咨询用户。跳过这一步通常会导致选择一个不必要的、难以使用的和/或不需要的解决方案。一旦选择了软件，如果缺乏培训，CMMS 将无法正常使用，从而影响性能。

成功实施 CMMS 的 12 个最佳实践

成功实施 CMMS 的道路可能是漫长而艰巨的，并且在大多数情况下会导致失败。但这不是必须的。应用一些简单的策略和流程可以大大降低风险并消除设置 CMMS 过程中的障碍。

1.获得管理层的认同

领导层通常不想投资于维护，因为他们将其视为成本中心。这就是为什么向他们展示 CMMS 可以帮助以各种有形的方式创造价值的重要性，例如节省资金和提高产量。建立一个可靠的商业案例，概述 CMMS 的好处和潜在的投资回报率，并将其呈现给管理层。向他们展示您的业务如何发展以及 CMMS 如何帮助将组织提升到新的高度。

2.准备改变

实施 CMMS 是一个巨大的改变，改变可能很困难。员工过去可能在 CMMS 方面有过糟糕的经历，或者担心新技术意味着裁员。通过让整个团队参与实施过程来应对这些担忧。辅导、项目更新和头脑风暴会议将使每个人都了解情况、参与进来，并为组织的成功做出贡献。尽早发现任何反对意见，并帮助用户了解他们如何从 CMMS 中受益。

如果决策者没有完全投入到实施中，就会增加资金耗尽或项目不断被排在待办事项清单上的机会。

3.定义您的要求、目标和衡量标准

定义您的业务和维护目标，以及实现这些目标的任何关键要求，例如预算、工具、指标、功能、人员和时间表。这些目标和要求将决定如何按时、按预算和按目标完成 CMMS 实施。确定目标的很大一部分是充分利用维护指标。在此步骤中了解您的能力和局限性非常重要，这样您才能使目标切合实际、可衡量且可实现。

4.与合适的 CMMS 提供商合作

仅根据其功能选择 CMMS 是很诱人的。但是，虽然这是一个重要因素很重要，但这只是找到合适的 CMMS 提供商的一小部分。成功的 CMMS 实施意味着您将与供应商长期合作。您需要确信您的 CMMS 提供商可以在您的组织经历成长的痛苦时以及从制定项目计划到培训和实施后支持的过程的每个部分为您提供支持。

5.创建您的项目时间表

每个设施实施 CMMS 的时间表将取决于几个因素，包括规模、优先级、用户能力、资产类型等。有些实施需要一个月，有些则需要一年。与内部利益相关者（如技术人员和设施经理）以及您的 CMMS 供应商合作，确定一个切实可行的实施时间表。在此过程中定义关键里程碑，以便您可以跟踪和量化进度。不要忘记为用户咨询、数据配置、测试和培训分配时间。

6.为实施选择领导团队

让某人负责、跟踪任务并成为任何问题的关键人物有助于您的实施从陷入混乱、相互竞争的优先事项和冷漠。这个人是您的 CMMS 冠军。 CMMS 冠军将引导您的组织完成实施，并将建立一个团队来帮助他们。团队的规模将根据项目范围而有所不同，但可以包括项目经理、数据专家、培训主管等。每个角色都应该有特定的职责和目标，以及匹配的权限。

7.收集、清理和输入您的数据

CMMS 实施经常因数据缺失、不准确和不清楚而失败。在收集数据以输入系统时要勤奋，包括设备类型、工作流程、PM 触发频率、SOP、备件信息和供应商详细信息。去除杂乱、不可靠、不准确的信息。下一步是将您的数据上传到 CMMS。将数据从旧系统（如 Excel）传输到 CMMS 时，请咨询您的 CMMS 提供商，以确保该过程快速准确。最后，在系统中配置您的数据。设置 PM、创建触发器、构建工作流程、将数字文档附加到资产、设置零件的最低数量等。

您需要确信您的 CMMS 提供商可以在您的组织经历成长的痛苦时以及从制定项目计划到培训和实施后支持的过程的每个部分为您提供支持。

8.培训最终用户

培训可帮助 CMMS 用户和管理员了解软件的特性和功能，以便他们能够有效和高效地使用系统。培训可加快入职流程、概述最佳实践并提高用户采用率。出色的培训计划包括全面且相关的内容。它允许动手学习，缓慢移动，并确保所有问题都得到解答。寻找机会与您的供应商合作以优化培训。最重要的是，永远不要停止为员工提供学习和发展的机会。

9.概述用户职责

您可能很清楚每个 CMMS 用户应该如何与系统交互，但人们不是读心者。这就是为什么您需要在正式的书面文件中概述用户角色和职责的原因。本文档将明确职责和权限，以便用户准确了解如何完成任务。它还增加了问责制，提高了效率，并确保快速正确地解决问题。 CMMS 拥护者应概述如何每天管理 CMMS，并将用户和用户组添加到 CMMS，包括他们的资格、认证和联系信息。

10.进行用户测试

现在您即将启动 CMMS，是时候测试软件并确保其正常工作了。这将帮助您在正式实施之前发现问题，以便在变成更大的问题之前处理它们。收集一小组关键用户并审查系统的数据和功能，以确保它们正常运行。检查安全性、用户组权限、PM 触发器、通知、仪表板、报告、工单创建和库存详细信息。

11。启动CMMS

CMMS 实施的这个阶段通常称为上线日期。这是所有用户都应该停止使用旧系统并在 CMMS 中工作的时候。让所有用户提前知道这个日期，以便他们做好准备。您的 CMMS 供应商也应该知道这个日期并计划随时待命。他们可以帮助您处理任何问题和并发症，以免他们陷入困境或变成坏习惯。

12。监控系统和在职培训

恭喜，您的 CMMS 可以运行了！但是你的实现还没有完成。 CMMS 拥护者应该监控系统的使用，以验证所有元素都按预期执行，包括通知和计划维护触发器。这也让 CMMS 冠军有时间与每个用户一起度过并提供任何额外的培训。在此期间密切关注关键绩效指标 (KPI)，例如用户采用率和维护指标。如果这些数字有所下降，请务必迅速纠正您的路线，以避免长时间出现困难。

您可能很清楚每个 CMMS 用户应该如何与系统交互，但人们不是读心者。这就是为什么您需要在正式的书面文档中概述用户角色和职责。

现在怎么办？：如何保持积极的势头

您已经成功实施了 CMMS，但现在呢？首先，拍拍自己的后背——这可不是一件小事。然后继续向前推进。使用 CMMS 改进维护的工作永远不会结束。维护团队总是会被要求解决一些棘手的问题。找到优化 CMMS 的方法并制定应对这些障碍的策略，同时利用您的收益创造更大的成功，这一点很重要。

处理成长的烦恼

您的 CMMS 将随着更新的可用和用户对软件的熟悉程度而不断发展。虽然这种变化在很大程度上是有益的，但它可能会导致成长的痛苦。减少这些变化的负面影响的一种方法是与您的 CMMS 提供商安排定期检查电话。频繁的沟通确保可以快速解决反馈和进一步的问题，并让您与 CMMS 专家联系，以指导您克服道路上的任何颠簸。

完成项目评估

对您的 CMMS 实施进行审查将在您开始数字化转型之旅的下一阶段时为您提供帮助。它让你有机会回顾过去，看看哪里是对的，哪里是错的，你学到了什么，以及如何应用这些知识。创建一份正式的报告，衡量项目目标，确定主要成就，并突出改进机会。该报告还应分享未来计划的类似项目的最佳实践，并就未来的潜在风险提出建议。

审查、改进和完善

CMMS 实施不是最终目标，它只是第一步。 CMMS 只是另一种工具，它的成功取决于它的使用方式。要获得软件的全部优势，您必须监控用户如何与 CMMS 交互，并找到改进流程和人员使用软件的方式的方法。获取用户的反馈、运行绩效报告、监控 KPI 并在可能的情况下实施改进。

CMMS 实施：美好事物的开始

CMMS 软件不是实现更好维护的灵丹妙药，但它可以成为实现更好结果的一个组成部分。 CMMS 应被视为维护团队工具带中的工具。正如正确使用锤子使工作更容易一样，CMMS 也是如此。如果实施得当，CMMS 将成为维护相关信息的数据库，可用于执行最佳实践并确定提高效率的机会。这不是一个快速修复，但好的软件可以成为您维护和可靠性策略中的一个关键齿轮，可以在现在和未来很长一段时间内严重提高组织绩效。