与 Jeff O'Brien (PODCAST) 成功实施 CMMS

CMMS 实现对某些人来说可能是一个可怕的主题。毕竟，没有人愿意考虑在他们的组织中采用 CMMS 可能会失败。近 10 年来，Jeff O'Brien 一直在帮助维护团队在他们的设施中成功部署 Fiix，最近他访问了 Rooted in Reliability 播客，与主持人 James Kovacevic 讨论了与实施相关的所有事情。

在这一集中，他们定义了实施成功究竟是什么样子，确保顺利实施的五个步骤，为什么高质量的数据是设置 CMMS 解决方案的最重要方面之一，组织中的哪些人应该参与实施过程，以及您在实施过程中应该达到哪些里程碑。

在此处收听播客节目（也可在 Accendio Reliability 的网站和 PodBean 上找到）或阅读下面的成绩单。敬请期待未来更多 Fiix 专家的亮相。

想要了解有关 CMMS 实施的更多信息？

• 营造一种工作文化，让您的 CMMS 实施取得成功
  
• 成功实施 CMMS 的 3 个步骤
  
• 计划外维护：必要的邪恶或可避免的不便？
  
• 移动维护：不仅仅是行业趋势 (PODCAST)
  
• Jeff O'Brien 撰写的所有文章

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詹姆斯·科瓦切维奇： 我很高兴欢迎 Jeff O'Brien 加入播客。欢迎杰夫。

杰夫·奥布莱恩： 嘿詹姆斯。谢谢你有我。

JK： 好吧，杰夫，你是播客的新嘉宾。向您介绍，您是 Fiix Software 的专业服务高级总监。

乔： 正确。

JK： 您管理着一个 CMMS 实施顾问团队，帮助客户在其所在地成功实施和启动 Fiix。您还撰写了 100 多篇不同的行业文章和电子书，其中许多都可以在 Fiix 上找到。在加入 Fiix 之前，您是 ASML 的一名设备工程师。我在您的简要介绍中遗漏了什么您想填写或充值的内容？

乔： 我想就是这样。这是一个很好的介绍。正如你所说，我管理实施顾问团队，也管理技术支持团队。所以在人们上线后，我看到了很多技术支持问题。

JK： 是的。因此，管理技术支持团队确实为您提供了一个很好的机会，让您也可以确定在实施中可以做得更好的地方或修改您的实施策略，我猜。

乔： 正确。

JK： 优秀的。您参与实施 CMMS 多久了？

乔： 所以我自 2010 年加入 Fiix 以来，一直只参与实施 CMMS 应用程序，但在加入 Fiix 作为 ASML 的设备工程师之前，我确实对 CMMS 应用程序有很多接触。我在世界各地的不同设施中工作过，比如德国的 AMD，我也在德国的英飞凌工作过，实际上——一大堆不同的设施：SD、微型等，我必须使用很多很多所有不同 CMMS 应用程序的不同版本，因此多年来接触到它们的次数很多。

JK： 优秀的。谁能比过去可能不得不处理不是最好的实现的人更能帮助实现它们。对吗？

乔： 确切地。是的，这些应用程序中的每一个，你都知道，它们都是同一种概念，但它们提供的方式和易用性总是不同的。多年来，我处理过一些非常具有挑战性的应用程序，这是肯定的。

JK： 是的，我们暂时将那些名字从播客中删除，因为有很多。

乔： 没问题。

JK： 现在，什么是 CMMS 实现？难道我们不只是购买软件，然后它就会打开并为我们工作吗？

乔： 不完全是。因此，CMMS 实施是将 CMMS 软件集成到组织结构的工作流或单个最终用户的工作流中。因此，它基本上是在所有关键用户都经过适当培训的情况下为组织完全配置和运行 CMMS。这绝对不是简单的即插即用执法。

JK： 我认为这很重要。您提到了在工作流程中进行集成以及所有这些关键的事情。我想也许不是维护专业人员，也许不是可靠性专业人员，但肯定有些人将 CMMS 视为一种我们可以下载、安装并且可以使用的软件。事实并非如此。

乔： 不，绝对不是这样，随着时间的推移，它会变得更加负担，人们的组织停止使用它。他们不会从系统中受益。您知道，无论您是技术员还是经理、计划员、主管、零件人员，这都无关紧要。你总是在想，“这对我有什么好处？”所以你总是想确保应用程序让你的日常生活更轻松，如果它没有正确配置和实施，你就会停止使用它，你知道，它不是将在组织中取得成功。

JK： 不，绝对不是。如果我们没有正确的数据输入，我们就无法获得正确的报告并开始为该组织推动正确的变革。

乔： 正确。

JK： 那么，Jeff，您如何定义成功的 CMMS 实施？是否只是正确输入了所有主数据？什么才是真正的成功？

乔： 所以对我来说，有不同程度的成功。但实际上，最终成功实施是组织最大限度地提高新系统的价值。 这意味着系统已针对组织的用例正确配置。这意味着 PM 会在到期时触发，成本会累积到正确的母资产，人们可以查看仓库中的库存等。第二个是，应该使用 CMMS 的每个人都在使用 CMMS日常工作。 这可能是技术人员记录维修、计划人员准备一周的时间表，或者直线经理只是记录工作请求。 最后，可以从 CMMS 中提取真实、准确的数据并形成 KPI 和报告，这些数据可用于识别趋势，可用于做出维修与更换等决策。所以这对我来说是一个真正成功的实施。

JK： 完美的。因此，我们正在使用该系统，我们正在收集数据，并且我们正在使用这些数据来推动您组织内的决策制定。所以这才是真正的成功。

乔： 没错。

JK： 您是否在组织内看到过其他版本的成功？

乔： 是的，正如我所说，可能会有不同程度的成功，而对我来说，那是最终的成功。但是有些组织不知从何而来，来自笔和纸，他们没有适当的系统。因此，即使只是为了管理您的工作订单和工作请求而建立系统，我的意思是，这在某种程度上是成功的。显然，从那里成长的机会要多得多，但我想，这在应用程序中取得了一些成功。几年前我确实看到一个组织，可怜的维护经理被来自各个不同角度的请求所折磨，你知道，便利贴、短信、留在他桌子上的纸、他桌子旁边的白板上的提醒，但是很多事情都没有解决，因此有了 CMMS，您基本上可以使该过程自动化。请求都通过同一个渠道，然后你可以根据需要对它们进行优先级排序，没有任何问题。因此，即使对我来说仍然非常简单地使用该系统也能取得一定程度的成功。

JK： 优秀的。因此，根据您的组织，成功的程度可能会发生变化。但我们正在做的是推动业务流程的改进、业务流程的效率，并最终使用这些数据来推动决策。现在，您看到了哪些步骤可以让组织成功实施？

乔： 好的。因此，在认识到对 CMMS 的需求之后，我们确定了使 CMMS 实施成功的五个步骤。所以第一步是，你想得到管理层的支持。 让 CMMS 站起来需要时间和资源。我目睹了许多 CMMS 实施项目，其中管理人员并未完全参与。他们不愿意提供资源，结果 CMMS 的实施没有按计划顺利进行。所以你需要得到管理层的支持，因为这基本上会导致成功实施 CMMS 的预算和资源。

第二步是：为这个项目分配一个或多个专用资源。 所以正如您之前提到的，我们是否只需打开它就可以开始了？事实并非如此。您需要在组织方面有人来协助该实施项目。 如果项目中涉及到供应商和客户双方的资源，CMMS 项目更有可能成功。 我们总是对客户说：“我们了解 CMMS。我们不知道你的设备。”去年我做了一个远程实施，客户还有许多其他责任。他们不能把时间花在这个项目上，我们安排的每一次会议都感觉像是一次进修。我们不断地一遍又一遍地讨论同样的事情，大约九个月后，我们最终同意他们需要使用专门的资源，或者他们需要指派某人到项目中以使其站起来并关闭项目当我们获得专用资源时，我们实际上在不到一周的时间内就完成了。

成功实施 CMMS 的第三步是有效的项目规划。 请记住一句老话：“计划失败，计划失败。” 您的组织需要制定详细的项目计划，以免遗漏任何内容。这意味着，您知道，执行需求分析，确定当前的痛点以及新软件将解决的问题，确定谁将使用系统，定义和控制范围，从初始数据收集中制定时间表一直到上线后，您知道，六个月或一年后：该评论是什么样的？我们最详细的实施计划大约是 96 个项目。

第四步是项目计划的有效执行。 所以你已经完成了所有的计划，现在你只需要系统地、有条不紊地执行该计划。为团队做好变革准备，收集数据，清理数据，配置系统，绑定最终用户，使用系统。上线支持是关键。然后在项目结束时进行实施审查。

最后，第五步是持续改进。 所以对我来说，CMMS 一直在发展，你知道，把 CMMS 放在适当的位置并坐以待毙是没有意义的。您也许可以在未来的工作方式中加入更多功能。正如我之前提到的，您可以从一个工作订单系统开始，然后您可以考虑在以后添加库存和 PM。你可以让更多的用户进入系统。例如，添加机器操作员，以便他们可以在供应商推出新功能时跟踪他们的日常检查。您如何将这些新功能融入工作方式？

最后，CMMS 本身就是一个关于您的资产的信息数据库。那么您如何使用这些信息来改变工作方式，以及如何修改或完善您的 PM？例如，在我之前的职业生涯中，我们实际上查看了可靠性和可用性数据，我们决定将 PM 周期从每 7 天移到 8 天。这对可用性没有影响，并且在整个设施中节省了数百万美元。所以寻找这样的机会来完善系统并从系统中获得更多。

JK： 优秀的。实施CMMS的五个步骤。您知道，获得管理支持、制定正确的项目计划、了解这些回报、了解您将如何在上线和上线后提供支持。所有这些都是至关重要的事情，您知道，组织通常会错过其中的一两个。我经常看到组织在上线期间，他们会在上线前一两个月进行一组培训，之后没有跟进或指导。没有人知道如何正确地做事等等。所以我喜欢实现 CMMS 的五个简单步骤。

现在，用户在实施 CMMS 之前了解业务流程有多重要？

乔： 这绝对重要。记录这些流程非常重要，这样可以确保不会遗漏任何内容。但是，无论您身在何处，维护过程都非常相似。

都是一样的东西。操作员报告机器问题，计划人员或主管审查或签署工作给他们的技术人员，技术人员完成工作，库存人员确保货架上有零件。这都是非常相似的过程。许多现成的 CMMS 应用程序都是围绕最佳实践设计的，因此采用一个系统实际上可以帮助您改进工作方式并改进流程。

实际上，我给你举了一个例子。几个月前，我正在那里进行实施，地板上的人，如果他们需要零件，他们会做的是用 Microsoft Word 填写表格。然后他们将该表格 PDF 格式，然后在 45 分钟后通过电子邮件将其发送到储藏室。然后他们会走到储藏室，看看零件是否在那里，看看它现在是否准备好了。当然，如果零件没有准备好，他们将不得不去订购，他们将无法完成工作。因此，通过现在实施 CMMS，他们可以在完成工作订单时检查零件的可用性。

他们还可以将其作为计划零件添加到工作订单中，然后商店会自动通过电子邮件发送需要零件的电子邮件。所以他们知道它在商店里，然后他们会自动将订单放入储藏室。所以当他们去拿的时候，它就会在那里等着他们。

JK： 优秀的。因此，这为技术人员减少了许多非增值时间，您知道，在那里输入文字、PDF、发送电子邮件，却发现它实际上并不存在。

乔： 没错。

JK： 因此，通过在 CMMS 中采用一些标准工作流程，他们能够减少很多工作。

乔： 正确。

JK： 优秀的。现在，在实施之前了解和考虑哪些配置很重要？

乔： 嗯，这一切都取决于 CMMS 是本地的还是基于云的。因此，如果您的组织选择本地部署，那么可能会有大量的硬件配置、安装、打开端口、打开防火墙，而这些都是我一无所知的事情。为此，您需要 IT 专业知识。因此，使用基于云的 CMMS，无需进行硬件配置。您只需在互联网上注册，即可在 60 秒内开始使用。现在，基于云的 CMMS 往往比系统可配置更具数据可配置性。因此，需要的预配置工作非常少。例如，在我们的任何实施项目开始时，我们的顾问通常会花几天时间了解流程、数据标准化、资产命名、仪表类型、自定义工作流程等，然后他们将相应地配置 CMMS。这通常只需要大约一到两天的时间。

JK： 优秀的。现在，您触及了其中的几个要点：他们如何命名资产、如何编号资产、如何命名备件。在那里编号也是一样的。使用什么类型的仪表？他们是怎么读的？所有这些对于配置 CMMS 都是至关重要的。我们也，我相信，需要考虑用户和权限级别以及用户组，如果你愿意的话，所以规划者可以访问这些部分而不是这个部分等等，或者他们可能只有“视图”而不是“编辑”访问，如果你愿意的话。在设计和配置 CMMS 时，所有这些都非常重要。

乔： 确切地。许多基于云的 CMMS 应用程序都预先配置了这些设置，或者它们可以很好地配合使用。您可能会获得系统中已预先配置的 95% 的所需内容。只需在这里和那里进行一些调整即可准确获得您需要的东西。

JK： 优秀的。现在，当我们谈论配置部分时，您提到了资产的命名方式、编号方式等等。数据质量和在 CMMS 中设置资产、材料、资产层次结构、PM 等有多重要？

乔： 嗯，数据质量非常非常重要。 您知道，从长远来看，劣质数据只会导致问题。因此，如果您的资产标签很差或层次结构配置不当，只会让在 CMMS 中找到这些资产变得更加困难。如果您的库存数据关闭，当这些零件放在货架上时，地板上的人们将从供应商那里订购零件。您还会遇到更多的缺货情况，而对于 PM，错误的任务组和错误的 PM 可能会导致人们在错误的设备上执行错误的工作。 举个例子，两年前，我与一个客户合作，将他们的 12 个站点迁移到 Fiix，他们在每个站点都有相同的设备。当我们迁移数据时，结果发现其中一个站点在同类资产下执行一组完全不同的 PM 和任务，因此该站点的这些机器处于非常糟糕的状态。因此，如果您第一次获得正确的数据，您只需要做一次。

JK： 是的，绝对。您不会投入时间和资源来第三次或第四次再次检查资产。您没有对物料主数据进行重复数据删除，因此与我合作的许多组织，您走进储藏室，它们在三个不同位置的三个不同箱柜中具有相同的方位。仅仅因为有人给它命名不同或在零件号中加了一个连字符或没有，等等。因此，如果您设置了它，那么您可以为自己节省大量的长期工作和精力。

乔： 没错。

JK： 现在，了解我们需要做什么来实施 CMMS，我们应该在实施团队中拥有哪些人？这是业余时间的维护计划员，还是完整的跨职能团队？

乔： 实施是 IT 领导者、实施团队、供应商和系统拥护者之间的共享过程。这绝对是一个跨职能的团队。从长远来看，它会影响整个组织的许多人。这将是维护。它将是可靠性、安全性、零件和库存采购、IT 和运营。因此，中小型企业需要所有这些团队的参与。在实施项目中包括每个团队的代表是没有意义的。

所以我们的建议是，您确定一个系统拥护者，那就是将拥有该项目的员工。 这些冠军熟悉不同团队的工作方式。他们了解他们的流程、他们的工作量等，可以是计划员或主管，或者只是团队中非常优秀的技术人员之一，他们可以根据需要从小组中拉入不同的代表。所以如果他们需要零件和库存的帮助，他们需要澄清一些事情，他们会去找那些人得到这些答案。但对于较大的组织，它们大到足以拥有一个跨职能团队并在流程中包含每个人，因此它们往往拥有更复杂的系统和流程。

因此，让所有相关团队的代表确保不会遗漏任何内容，并且还有助于让组织更快地了解应用程序。所以一旦你上线，你知道，他们拥有专业知识，他们可以去他们的团队并根据需要提供帮助。

JK： 该跨职能团队实际上会因实施 CMMS 的站点或组织的规模而异。它也可能因您想要包含的特性或功能而异。我们将包括故障编码或故障编码。如果是这样，它将如何构建？谁拥有这些列表，等等？

乔： 没错。

JK： 完美的。现在，他们可能正在关注的跨职能团队的另一件事是定义报告并在实施过程中构建这些报告。提前定义CMMS的输出有多重要？

乔： 所以詹姆斯，我只想指出一件重要的事情。好的。所以回到 80 年代、90 年代和顽皮的年代，从 CMMS 获取信息的唯一方法就是报告。报告是您获取数据的一种方式。您构建了一个查询，在工作表上组织了数据，然后打印出该报告以供查看。但是在 2018 年，还有很多其他方法可以从系统中获取数据。 当今的 CMMS 软件允许您以多种方式从系统中提取信息，包括报告。它可以是列表视图，可以是动态过滤，也可以是可定制的仪表板。因此，您可以在系统中实时获取所需的数据，而无需运行任何报告。 这么说吧，答案是肯定的。了解您在实施过程的早期需要哪些报告、哪些列表、哪些 KPI 或指标绝对很重要。原因是因为您需要确保选择可以为您提供该数据的 CMMS 应用程序。他们可以给你那些报告，可以给你那些清单。因此，来自现有 CMMS 的组织将拥有一套他们想要在新 CMMS 中复制的报告。但是任何刚接触 CMMS 的组织可能并不确切地知道他们刚开始需要什么。因此，他们必须随着时间的推移弄清楚报告。但当今的许多应用程序都带有预制报告。

这些基本上是准备好放入框中的报告，它们可能会为您提供大约 90% 的所需内容。这些应用程序还带有报告生成器或可能集成到第三方报告生成器。所以你可能会得到你需要的东西，但你只需要一些有用的报告。 我们通常建议计划维护百分比、平均故障间隔时间、平均维修时间和计划合规性。

JK： 优秀的。许多新的 CMMS，它们都内置了报告引擎，它们的仪表板可以传输实时数据。因此，虽然我们确实想了解我们需要哪些数据，或者我们需要从系统中获取的信息，以及我们将如何处理这些数据，但现在人们不太关注在实施过程中构建这些报告等等。

那么，新的 CMMS 实施需要哪些关键里程碑？

乔： 好的，我们已经确定了五个关键里程碑。所以第一个是计划发现，这完全是关于了解 CMMS 目标并基本上制定您的项目计划。 所以我们想了解我们的业务流程。我们想要定义那些数据标准，我们想要规划一致的数据。我们希望有我们的培训计划等。第二个里程碑是配置和设置。 这完全是为了让您的 CMMS 站起来，让 CMMS 在技术上运行并根据您的用例和业务需求进行定制。 里程碑三是培训，培训是确保员工拥有正确的技能和知识来制作大部分软件的关键。 它提高了用户的采用率，并确保人们以正确的方式使用软件，从而增加了长期的承诺。我的建议是不要吝啬训练，第一次就做对。否则，团队将浪费宝贵的反复试验来尝试学习系统，而这是在公司时间。
里程碑 4 上线。因此，一旦系统配置完毕，您的培训就完成了，您就可以开始使用新系统了。 因此，使用现有系统的组织可能必须有一段停电期，在此期间，在传输数据时两个系统都不可用，但任何新接触该系统的人都可以直接使用 CMMS。

最后，里程碑 5 是审查和结束，在此步骤中，您要确保满足所有原始要求，并在需要时实施任何小的更正。 因此，这可能是对 PM 的轻微调整，或对 KPI、报告等类似内容的修改，但通常非常小。

JK： 优秀的。所以五个简单的步骤。我真的很喜欢培训片，强调这一点，因为它确实让我们认识到正确使用系统的重要性，你知道，真正确保每个人都了解它的易用性，这样我们就不会面临很多阻力，我们不习惯。非常非常好。

现在有了我们讨论的所有内容，您认为对成功实施新的 CMMS 的影响最大的一件事是什么？

乔： 实施任何软件应用程序对任何组织来说都是一项艰巨的任务，实施 CMMS 也不例外。许多组织未能正确规划其 CMMS 实施项目。所以我相信成功和不成功的最大区别在于有那个计划，你知道计划失败，然后计划失败。

JK： 优秀的。确保我们有一个完整的计划来确定资源时间表，您了解所有数据收集数据审查设置系统培训所有这些事情。这是最重要的一点。

乔： 确切地。从最初的数据收集一直到上线支持，您都必须将其全部记在纸上。正确的项目规划将消除后期的返工和混乱。

JK： 优秀的。所以如果你有一根魔杖，你会改变的一件事是每个人都有一个计划，还是你会改变一些不同的东西？

乔： 好的。因此，我希望改变的一件事是员工对 CMMS 应用程序的看法。所以他们自 1965 年以来已经存在了很长一段时间。所以他们在声誉方面并不是最好的。如果这能更积极一点，我会很高兴，因为实施 CMMS 应该被视为对组织来说非常积极的变化。它可以帮助自动化许多任务，例如工作请求流程。它可以消除所有那些不同的系统，如电话、短信和便利贴。它会自动为您触发 PM，因此您无需查看日历。它将让您在工作时在现场或现场实时更新您的工作订单，因此您不必在一天结束时回到办公桌或在结束时打书当天的所有内容都可以实时登录。

它允许实时零件搜索，因此您无需走到零件室即可查看商店。好处列表是无穷无尽的。我想大多数用户最终都会明白，当 CMMS 正确站起来时，他们可以看到它带来的价值。 消除冗余和低价值活动有助于技术人员专注于高价值活动。 从长远来看，这也有助于他们的职业生涯。

JK： 是的，CMMS 带来的好处是巨大的，当然有些使用起来更耗时，使用起来更麻烦，但总的来说，CMMS 可以节省大量时间。他们确实提高了效率，包括维护管理流程、技术人员、扳手时间等等。

乔： 没错。

JK： 好吧，杰夫，我要感谢您今天抽出时间来谈论 CMMS 实施。但在我们走之前，人们可以从哪里了解更多关于你的信息，Fiix，你们拥有的所有那些伟大的东西和资源？

乔： 了解更多关于我的最好的地方是我的 LinkedIn 个人资料。因此，如果您想让它可用，请随时这样做。 Fiix 网站是一个很好的资源。我们有很多很多的博客和文章。正如我提到的，我已经写了一百多篇文章。我在 fiixsoftware.com 上有电子书和最佳实践指南，以及大量信息。

JK： 优秀的。因此，我们将确保提供指向您的 LinkedIn 个人资料、Fiix 网站的链接，以及其中一两个最佳实践指南或电子书的链接。这样人们就可以快速点击它们并直接链接到它们。

乔： 杰夫，在我们走之前，你还有什么其他资源要分享吗？当然，就您所知，在维护和维护最佳实践方面没问题。我喜欢阅读 Reliability Web、UpTime Magazine、Reliable Plant 是另一个很好的资源，但是您知道，我们今天一直在谈论 CMMS 实施，这实际上是项目管理。你可以在网上找到很多好的项目管理资源，比如 PMI.org 或 projectmanagement.com。所以我绝对推荐去那里看看。

JK： 是的，PMI 和 projectmanagement.com 是非常非常好的资源。我也是 PMI 的成员。仅仅因为它所涉及的一切：CMMS 实施、数据项目、可靠性项目等等。所以一些很好的资源。嗯，杰夫。我想再次感谢您在忙碌的一天中抽出时间与我们谈论实施 CMMS。你知道，我像往常一样从我的大客人那里学到了一些新东西，所以我猜我们的听众也一样。所以再次感谢你。

乔： 谢谢你邀请我，詹姆斯。

JK： 感谢您的聆听，并提醒您，您可以随时在 www.eruditio.com 和关注我们的博客中了解有关维护可靠性和资产管理的更多信息。