CMMS 成功专家指南：Jeff O’Brien 分享经验证的实施策略

CMMS 实施令一些组织望而生畏。毕竟没人愿想自己的 CMMS 采纳会失败。Jeff O’Brien 近十年协助维护团队在各设施成功落地 Fiix，近期做客 Rooted in Reliability 播客，与主持人 James Kovacevic 深聊实施全景。

节目中，他们定义何为实施成功、确保顺利实施的五步法、为何优质数据是 CMMS 落地最关键要素、组织中谁应参与实施、实施旅程中应达成哪些里程碑。

收听播客节目（亦可在 Accendio Reliability 官网与 PodBean 收听）或阅读下方逐字稿。敬请期待更多 Fiix 专家访谈。

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节目逐字稿

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James Kovacevic: 荣幸欢迎 Jeff O’Brien 做客播客。欢迎 Jeff。

Jeff O’Brien: Hey James. Thanks for having me.

JK: Jeff，你是播客新嘉宾。介绍一下：你是 Fiix Software 专业服务高级总监。

JO: Correct.

JK: 你管理 CMMS 实施顾问团队，帮助客户在各地成功实施并上线 Fiix。你也撰写了百余篇行业文章与电子书，多在 Fiix 可获取。加入 Fiix 前，你是 ASML 设备工程师。还有遗漏或补充？

JO: 这就够了。介绍很到位。如你所言，我管实施顾问团队，也管技术支持团队。所以我能看到上线后的大量技术支持问题。

JK: 管技术支持团队能让你发现实施中本可做得更好的地方，或修正实施策略，我猜是这样。

JO: Correct.

JK: 那你涉足 CMMS 实施多久了？

JO: 2010 年加入 Fiix 起开始实施 CMMS，但此前作为 ASML 设备工程师已大量接触 CMMS。我在全球多家工厂工作过——德国 AMD、Infineon，SD、微电子等，用过很多不同版本的 CMMS，多年积累丰富经验。

JK: 太棒了。谁比经历过不佳实施的人更懂如何好好实施？对吧？

JO: Exactly. 每个应用核心概念相似，但交付方式与易用性天差地别。我用过一些极具挑战性的应用。

JK: 好，播客暂不点名那些应用，毕竟不止一两个。

JO: No problem.

JK: 什么是 CMMS 实施？买了软件开机不就能用了吗？

JO: Not exactly. CMMS 实施是将 CMMS 软件融入组织架构工作流或个人终端用户工作流。即：为组织全配置并运行 CMMS，关键用户受过培训。绝非简单的即插即用。

JK: 这点至关重要。你提到融入工作流等关键要素。对维护、可靠性专业人士或其他人，有人误以为 CMMS 就是下载安装即用。绝非如此。

JO: 绝非如此。若配置实施不当，系统久而久之成负担，大家不再使用。无论技术员、经理、计划员、主管、备件人员，都在想“对我有什么好处”。必须确保应用日常让生活更轻松，否则就会被放弃，组织层面也就不成功。

JK: 完全正确。输入数据不对，报告就不对，无法驱动组织正确变革。

JO: Correct.

JK: Jeff，如何定义成功的 CMMS 实施？仅是主数据录入正确？真正的成功是什么？

JO: 对我而言，成功分层次。但终极成功是组织最大化新系统价值。即：系统按组织用例正确配置；PM 按时触发、成本正确归集至父资产、库房库存可见等。其次，所有该用 CMMS 的人日常都在用。技术员记录维修、计划员备周排程、线长记录工单申请。最后，能从 CMMS 提取真实准确数据形成 KPI 与报告，用于识别趋势、支持修复或更换等决策。这才是真正成功的实施。

JK: 完美。用系统、收数据、用数据驱动决策。这就是真成功。

JO: Exactly.

JK: 组织中见过其他版本的成功吗？

JO: 有。如前所述，成功分层次，上述是终极。但有组织从零起步、从纸笔时代无系统。哪怕只是上系统管工单工单申请，也是某种成功。虽有巨大成长空间，但应用层面已有成效。几年前见过一家组织，可怜的维修经理被四面八方请求淹没——便利贴、短信、桌上纸条、桌边白板提醒，大量事项落在缝隙里。上 CMMS 后，请求统一渠道进入，可按需优先级处理，不再漏单。即便这种最简单用法，对我也算某种成功实施。

JK: 优秀。成功层次随组织而异。但核心是驱动业务流程改进、提升效率、最终用数据决策。那实现成功实施的步骤有哪些？

JO: 好的。认清 CMMS 需求后，我们总结出五步让 CMMS 实施成功。第一步：争取管理层支持。 立项 CMMS 需时间资源。我见过无数项目管理层不全力支持、不给资源、导致实施不顺。必须争取管理层支持，才能锁定预算资源。

第二步：指派专职资源。 如前所述，非即插即用。组织侧需专人协助实施项目。双方——供应商与客户——资源都投入时，项目成功率最高。 我们常对客户说：“我们懂 CMMS，不懂你的设备。”去年远程实施一客户，客户分身乏术无法投入时间，每次会议像复习课，反复讲同一事。九个月后双方同意必须指派专职资源，结果有了专人，不到一周就搞定。

第三步：高效项目规划。 谨记老话：“不计划，就是计划失败。” 组织需制定详细项目计划，无遗漏。即：需求分析、识别当前痛点与新软件解决点、识别用户群、定义并控制范围、从初始数据收集排期到上线后六月或一年：复盘长什么样？我们最详细实施计划约 96 条目。

第四步：高效执行项目计划。 规划完毕，按部就班系统执行。为变革备战、收集数据、清洗数据、配置系统、接入终端用户、上线。上线支持关键。项目结束时实施复盘。

第五步：持续精进。 CMMS 永远在演进，装上不能躺平。未来可融入更多功能。如前所述，可从工单系统起步，后续加库存与 PM。可引入更多用户，如机器操作员记录日常巡检。供应商推新功能时，如何融入工作方式？

最后，CMMS 本质是资产信息数据库。如何用这些信息改变工作方式、如何修正优化 PM？如我过往职业生涯，我们依据可靠性与可用性数据，将 PM 周期从 7 天调整为 8 天，无可用性影响，却为工厂省下数百万美元。这就是寻找此类机会、精进系统、从系统榨取更多价值。

JK: 优秀。五步实施 CMMS。管理层支持、正确项目规划、理解回报、上线与上线后支持。这些至关重要，但组织常漏一两项。我常见上线时培训只搞一两次、无后续辅导，结果没人会用、系统不用。这五步简单有力。

实施前，用户理解业务流程有多重要？

JO: 绝对重要。流程文档化确保无遗漏。但维护流程无论哪里都很相似。

核心都是那些事。操作员报修、计划员或主管审批分单、技术员执行、备件人员保障库存。流程高度相似。许多现成 CMMS 基于最佳实践设计，采纳系统反而能改善工作方式、优化流程。

有个实例。几个月前实施一客户，车间要领备件，流程是：Word 填表、转 PDF、45 分钟后邮件发备件室、再走过去看有无现货。没货再下单、无法完工。上 CMMS 后，完工单时即可查备件库存。

也可加为计划备件，库房自动收邮件知晓需求。他们去领时，备件已备好等候。

JK: 太棒了。技术员省去 Word 写表、转 PDF、发邮件、跑腿、发现没货的大量非增值时间。

JO: Exactly.

JK: 采纳 CMMS 标准工作流，大幅压降那些非增值时间。

JO: Correct.

JK: 实施前，哪些配置需要重点考量？

JO: 取决于 CMMS 是本地部署还是云端。本地部署涉及大量硬件配置、安装、开端口、防火墙，这些我不懂，需 IT 专长。云端 CMMS 无硬件配置，网上注册 60 秒即就绪。云端 CMMS 更偏数据配置而非系统配置，预配置工作极少。如我们实施项目启动时，顾问通常花几天理解流程、数据标准化、资产命名、计量类型、自定义工作流等，配置 CMMS，通常仅 1-2 天。

JK: 优秀。你提到资产如何命名、编号，备件同理。计量类型、读数方式。这些配置 CMMS 至关重要。我们也需考虑用户权限、用户组——计划员访问这些模块不访问那些、或仅“查看”无“编辑”权限。这些设计配置阶段必须前置。

JO: Exactly. 许多云端 CMMS 这些设置预置或开箱即用 95% 需求，仅微调即可完美贴合。

JK: 优秀。配置环节你提到资产命名、编号。数据质量、建立资产、物料、资产层级、PM 等在 CMMS 中有多重要？

JO: 数据质量极其重要。劣质数据长期只会惹麻烦。资产标签差或层级配置烂，在 CMMS 里找资产就难。库存数据不对，车间会向供应商订购货架上已有的备件。缺货增多。PM 方面，错的任务组与 PM 会导致人员在错设备上做错事。 举例，两年前某客户将 12 站点迁移至 Fiix，同款设备。迁移数据时发现，其中一站点对同类资产执行完全不同的 PM 任务集，导致该站点设备状态极差。数据一次做对，就不用二三四次返工。

JK: 绝对。不用二三四次走现场核对资产。不用去重物料主数据。很多组织我接触过，走进库房同一轴承在三个不同货位、三个不同位置，只因命名不同、料号加没加连字符。数据建对，长期省海量功夫。

JO: Exactly.

JK: 实施团队该谁参与？维修计划员业余时间搞定，还是全职能跨职能团队？

JO: 实施是 IT 领导、实施团队、供应商、系统推动者的共享过程。绝对是跨职能团队。长期将影响组织众多人员：维护、可靠性、安全、备件采购、IT、运营。中小企业不必让每团队都派代表进项目组。

我们建议：识别一名系统推动者，由其全权负责项目。 推动者熟悉各团队工作方式、流程、工作量，可以是计划员、主管或优秀技术员，按需拉取各团队代表。如需备件协助、澄清，找对应人获取答案。大型组织规模够大、系统流程更复杂，可纳入全员跨职能团队。

让各团队代表参与确保无遗漏，也能让组织上线后更快上手应用。上线后他们有专长、能回团队支持。

JK: 跨职能团队构成随实施站点/组织规模、所需功能模块而异。如引入故障编码，如何构建、谁归口管理等。

JO: Exactly.

JK: 完美。跨职能团队另一视角：实施期间定义报告、构建报告。预先定义 CMMS 产出有多重要？

JO: James，想强调一点。80、90、00 年代，从 CMMS 获取信息唯一途径是报表。建查询、整理数据、打印报表查看。但 2018 年已有多种方式从系统取数，含报表。现在的 CMMS 软件允许以多种方式从系统拉取信息：列表视图、动态筛选、可定制仪表盘。可能无需跑报表即在系统实时获取所需数据。 话虽如此，答案是肯定的。实施早期理解需要什么报表、列表、KPI 指标很重要。因为要确保选型的 CMMS 能给那些数据、报表、列表。从旧 CMMS 迁移的组织有一套想复刻的报表。全新接触 CMMS 的组织可能开局不明确需求，需随时间摸索。但许多现代应用自带罐装报表。

这些开箱即用报表可能满足 90% 需求。应用也带报表构建器或第三方报表工具集成。大概率能满足，但只需少量有用报表。我们通常推荐：计划维护占比、平均故障间隔、平均修复时间、排程合规率。

JK: 优秀。许多新 CMMS 自带报表引擎、实时流式仪表盘。虽要理解需要什么数据、信息、怎么用，但现在不必执着于实施期间必须把报表全建好。

新 CMMS 实施的关键里程碑有哪些？

JO: 我们确定五大关键里程碑。第一：规划与发现，核心是理解 CMMS 目标、形成项目计划。 理解业务流程、定义数据标准、规划数据一致性、培训计划等。第二里程碑：配置与搭建。 让 CMMS 技术上线、按用例与业务需求定制。第三里程碑：培训，这是确保员工具备正确技能与知识充分利用软件的关键。 提升用户采纳、保证正确用法、增强长期承诺。建议：培训别省、一次做对。否则团队在公司时间里靠试错学系统、浪费宝贵时间。
第四里程碑：上线。系统配置完、培训完、可上线新系统。 用旧系统的组织可能需黑屏期双系统不可用以迁移数据，全新组织可直接上线。

第五里程碑：评审与收尾，确保所有原始需求达成、实施必要微调。 如 PM 微调、KPI/报表修正，通常极小。

JK: 优秀。五步简明。特别赞同培训重视，因为它真正落实了正确使用系统的重要性、让大家懂得多简单、避免阻力、避免不用。非常好。

讨论这么多，你认为成败最大的单一因素是什么？

JO: 实施任何软件对组织都是艰巨任务，CMMS 也不例外。许多组织未妥善规划 CMMS 实施项目。我认为成败最大区别在于是否有计划，不计划就是计划失败。

JK: 优秀。确保有完整计划：资源、时间线、数据收集、审核、搭建系统、培训、所有环节。这是最大区别。

JO: Exactly. 全流程落笔成文，从初始数据收集到上线支持。妥善规划消除后期返工与混乱。

JK: 优秀。若有魔法棒，你最想改的是人人有计划，还是别的？

JO: 我想改的是员工对 CMMS 应用的认知。1965 年以来就有了，声誉不算好。希望认知更积极些，因为实施 CMMS 应被视为组织的积极变革。能自动化工单申请流程、消除打电话、发短信、便利贴等分散系统、自动触发 PM 免查日历、现场实时更新工单免下班后补录、实时备件搜索免跑备件室。收益无穷。大多数用户最终在系统立好、看到价值时会理解。消除冗余低价值活动，让技术员聚焦高价值活动，长远利好职业发展。

JK: CMMS 收益巨大，虽有的稍繁琐、笨重，但总体上 CMMS 是巨大时间节省器，真正驱动维护管理流程、技术员、扳手工时等各环节效率。

JO: Exactly.

JK: Jeff，感谢你抽时间聊 CMMS 实施。走前，大家去哪了解你、Fiix 那些优秀资源？

JO: 我最佳主页是 LinkedIn。若想公开链接请随意。Fiix 官网资源丰富：海量博客文章、我写的百余篇文章、电子书、最佳实践指南，都在 fiixsoftware.com。

JK: 好，我们会链接你的 LinkedIn、Fiix 官网、一两本最佳实践指南或电子书，方便大家直达。

JO: Jeff，还有其他资源想分享？维护与维护最佳实践方面，我爱读 Reliability Web、UpTime Magazine、Reliable Plant 也不错。但咱们聊的是 CMMS 实施，本质是项目管理。PMI.org 或 projectmanagement.com 有大量优质项目管理资源，强烈推荐看看。

JK: PMI 与 projectmanagement.com 确实很好。我也是 PMI 会员。因其贯穿 CMMS 实施、数据项目、可靠性项目等。好资源。再次感谢 Jeff 抽时间聊 CMMS 实施。我一如既往从嘉宾处学到新知，听众想必也收获满满。谢谢。

JO: Thanks for having me, James.

JK: 感谢收听，提醒大家可在 www.eruditio.com 与关注我们博客获取更多维护、可靠性、资产管理内容。