合同生命周期管理落地五步法：从规划到价值实现

去年史无前例的中断暴露了实时获取合同数据以有效应对新兴风险与机遇的关键性，合同生命周期管理（CLM）软件关注度随之飙升。

Forrester近期调查称：“后新冠时代，CLM普遍从‘锦上添花’跃升为‘关键必需’。”这不足为奇，World Commerce & Contracting估计：低效合同管理每年吞噬企业9%以上总营收。

合同是每段商业关系的基石。有效合同管理系统助企业降本、加速上市、同时确保合规、最小化风险。但如所有技术，关键决策将决定组织从部署CLM系统中实现的价值。

以下五步助企业确保CLM实施成功：

1. 奠基：周密规划与利益相关者对齐

“不计划即计划失败。”任何成功技术部署始于周密规划与对新方案业务影响的清晰理解。合同涉及跨地域多方利益相关者——采购、销售、法务、IT，组织须审慎决定谁参与CLM选型、实施、扩展。各部门对CLM视角不同。初期买入越多，越可能投资正确选择，未来随业务增长与需求演进扩展合同管理能力也越容易。

企业还须理解现有合同流程，预判CLM系统对工作流影响再投资。评估全组织合同流程有助发掘CLM可快速解决的低效工作流。反之也暴露流程高度复杂或低量区域，建议待方案扩展后再处理。

随后可定义成功标准，设定利益相关者期望的改进目标。对关键绩效指标（KPI）如合同周转时间建立基准、汇报合同管理关键领域改进，建立系统信心。此外，设定带有离散里程碑的现实阶段门控，保持实施团队正轨，确保各方对进度对齐。

同任何技术采购，组织应视CLM系统为投资。即须解决当下需求，亦含人工智能、区块链等先进技术以支撑未来增长与需求。

但不止技术本身；组织须寻找能作为可信顾问与合作伙伴的CLM提供商。即使最佳软件，若难用或无法交付必要结果获取利益相关者信任，也价值有限。选择有快速成功实施记录的资深CLM合作伙伴，助企业加速投资回报。

合同管理是组织数字化转型征途的最新前沿。因此，评估并寻找持续投入产品、且技术与企业现有系统无缝集成以优化运营、加速业务的CLM提供商至关重要。

技术工具多先进、对业务影响多革命性，若无人使用则毫无意义。推出新CLM系统时此念须时刻在心。好在高效培训员工的选项众多。

首选CLM提供商。产品功能专家最胜任提供现场培训与用户指南，确保平滑采纳。寻找提供“培训培训师”项目的技术合作伙伴，让核心职能领域精选员工获深度产品知识。这些“超级用户”能帮同事最大化技术价值。若用服务商实施，依赖其认证培训师助团队上手运行。

此外，提供情境化、个性化应用内指导的数字化采用工具，在寻求加速培训、改善终端用户上手与生产力的企业中流行。员工在完成各角色独特日常任务中学会软件。

技术跨组织部署时机至关重要。确保组织他处无其他技术实施分散员工学习CLM系统注意力（可能包含新工作流）。

因此，先在全业务推出简易合同功能，让员工在不被复杂特性淹没前熟悉新系统。简化实施建立信心与买入，利于利益相关者与员工双向认同。

同时，向早期识别的“超级用户”开放完整功能，打造核心CLM布道师团队向他人推广。他们也是内部系统专家，助推动采纳、识别改进机会。

实施推出后，必须审视组织绩效与目标差距。无论从能速胜的项目切入，还是攻坚全局顽疾，展示增量进展将为CLM系统聚势。

例如，一家跨国IT服务公司实施CLM以优化合同承诺捕获与监控、改善底线。通过简化自动化服务级别协议（SLA）与工作说明书（SOW）承诺管理，合规显著提升。合同周期从两周缩短50%-60%，加速上市。

无论目标为何，组织应与CLM提供商不仅对规划阶段确定的初始KPI建立基准，还要产出30/60/90天报告，记录部署后KPI变化。基准演进中，必须持续展示实施成果，让利益相关者持续看到投资价值。

对将CLM系统纳入数字化转型的企业，时机成熟。Gartner预估：得益于合同管理技术进步，2023年合同谈判将提速30%。

部署新技术虽令人生畏，但组织实现的价值取决于五件核心事：

实施CLM系统时，对时机与预期保持现实至关重要。遵循这些核心步骤，企业将展示项目早期价值，赢得关键利益相关者买入，收获多年红利。

Bernadette Bulacan担任Icertis副总裁兼首席布道师。

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