如何替换旧的 CMMS 解决方案（非常简单的指南）

最新的维护统计数据 表明参与调查的设施管理人员中有 53% 使用 CMMS 主动跟踪其维护操作。

作为同一研究的一部分，37% 的维护专业人员表示，他们计划在 2018 年增加对 CMMS（计算机化维护管理软件）和 EAM（企业资产管理软件）的投资。

随着组织越来越意识到主动维护的重要性以及计算机化维护管理系统的好处，该行业显然正在向前发展 .

但是，当您意识到选择了错误的 CMMS 解决方案时会发生什么？切换到新的 CMMS 提供商有多容易（或难）？您能否在不产生巨额成本的情况下迅速完成过渡？

我们是来回答这些问题的。

我们将向您展示如何识别您需要新 CMMS 解决方案的迹象 以及如何计划和执行 平稳过渡 如果您需要 CMMS 帮助，这不会中断您正在进行的维护操作或需要巨额投资。

要深入了解什么是 CMMS，请查看我们的什么是 CMMS 系统及其工作原理指南。

明确迹象表明您需要新的 CMMS

你能做的最糟糕的事情之一就是接受强迫你适应它的 CMMS 解决方案，而不是它能够适应你。继续为无法提高效率的事情付费是没有意义的。

让我们来看看最常见的迹象，这些迹象表明您最好寻找新的 CMMS 提供商。

1) 你还没有实现投资回报率

维护经理在他们的组织中引入 CMMS 并不是因为他们想“混淆”。

他们这样做是为了创建一个运行更顺畅的维护部门，通过防止计划外停机和延长资产使用寿命来降低成本。

他们越能降低这些成本，他们就能看到更高的投资回报。

如果您当前的 CMMS 解决方案指标安装正确，并且您的投资没有看到正回报，那么您不是问题 - 问题是您使用的解决方案 .

2) 您使用的 CMMS 过于复杂

您的 CMMS 没有实现投资回报率的最常见原因之一是因为它对您或您的团队来说太难使用了。

只是从逻辑上看。您的技术人员花在查找资产信息或将某些内容记录到工具中的时间越多，他们执行工作的时间就越少。这反过来又会进一步增加您的劳动力成本。

不要认为强大的维护软件就必须使用起来很复杂，因为它必须具有很多功能和强大的分析功能。

作为在功能强大但易于使用的 CMMS 上工作多年的人，我可以自信地说，这根本不是真的。 灵活的CMMS 就是证明。

3) 不支持移动设备

我们的内部数据显示，从基于桌面的系统（无论是 CMMS 还是 Excel）转向我们的移动 CMMS 的客户的工作效率提高了 15% ，纯粹是因为他们可以在手机上访问该软件。

如果您的 CMMS 不适合移动设备，您可能会错过以下几点：

您的技术人员无法接收即时通知 创建新工单或向现有工单添加评论时
您无法开始新的工单 当你在外地时
您无法跟踪当前维护操作的进度 如果你不是坐在办公桌后面
您的技术人员无法在现场查找关键资产健康信息 （这会减慢诊断问题的速度）
您的技术人员必须到最近的计算机上记录他们的工作 ，本可以花在别处更好的时间

4) 您的 CMMS 缺少关键功能

这是一个不需要过多解释的观点。如果您使用的解决方案没有必要的功能，您应该寻找具有的功能。

例如，一些较旧的 CMMS 软件允许您创建工作订单，但不允许您以可以创建有效预防性维护计划的方式安排任务 .

在越来越多的组织转向预防性和预测性维护的时代，无法安排主动计划意味着您将很难在市场上保持竞争力。

如果您当前的解决方案缺少一些对您来说很重要的功能，您不应该三思而后行，寻找更合适的合作伙伴，因为这不是一个可以自行解决的问题。

5) 解决方案不能很好地扩展

如果您计划扩展您的业务，您将需要能够跟随这种增长的维护软件。

认识到您当前的解决方案可能难以扩展的最简单方法是其使用的复杂性。

问问自己：

添加新资产是否需要很长时间？
界面是否杂乱无章？
它是否提供自动化和跟踪正常运行时间？
监督未结工单的进度是否很难？
您是否需要大量时间来安排预防工作？
新员工是否需要很长时间才能弄清楚如何正确使用该软件？

如果以上任何一个问题的答案是肯定的，拥有更多的资产和技术人员意味着这些问题只会变得更糟。

6) 软件太贵了

另一个不需要太多解释的标志。

每个解决方案都有自己的一套功能和定价。然而，并非所有 CMMS 供应商都有灵活的 SAAS 定价。一些解决方案更面向企业，而另一些解决方案旨在帮助小型企业。

如果您考虑到某些 CMMS 解决方案的成本低至 25 美元/月，那么就可以得出结论，您可以为您的企业找到负担得起的系统。

花点时间查看并选择最佳维护软件 这非常适合您的设施维护和工作流程。

7) 技术支持薄弱或不存在

无论您使用的软件多么简单，每个业务都是不同的，您迟早会遇到技术问题或希望快速有效地解决的问题。

如果您的 CMMS 提供商...

需要很长时间才能回复
实际上并没有试图解决您的问题
甚至不提供适当的技术支持（电话、电子邮件和实时聊天）

…那么这不是您发展业务所需的长期合作伙伴。

在一个小延误可能让您损失数千美元的行业中，您不想与需要一周时间来解决您的问题的人合作。

本节最终比预期的要长，但我们认为解释每个迹象背后的推理很重要。

既然我们已经解决了这个问题，让我们看看如何在不失去理智的情况下切换 CMMS 供应商。

如何切换到新的CMMS

第 1 步：让您的团队加入

我们在博客上的多篇文章中都谈到了这一点，但这只是因为它非常重要。

您必须意识到设置 CMMS 并不是让您获得投资回报的事情——实际上使用该系统才是产生投资回报的原因 你期待看到。

如果您的维护人员没有动力尝试新系统，那么整个过渡只是浪费您的时间和资源。

好消息是激发团队积极性并不难。

想象一下，您是一名维护技术人员，有人向您展示了一个新的 CMMS，它更易于使用，并且通过自动化您工作中枯燥的备件并加快您的整体工作流程，使您的生活更轻松。难道你不想给这样的软件一个公平的机会吗？

激发团队积极性的另一种方法是让他们在做出最终选择之前先查看您列出的解决方案并考虑他们的反馈。

毕竟，他们几乎每天都会使用该软件。

第 2 步：规划过渡以避免停机

与任何项目一样，一点点的规划和协调对确保其成功大有帮助。

1) 设定里程碑和时间表

没有明确规定截止日期的项目通常需要花费很长时间才能完成。

但是，不要只为整个项目定义一个截止日期。为了能够跟踪您的实施进度，您需要将其分解为多个里程碑。

例如，您可以为以下活动设置截止日期（我们将在本文后面介绍）：

导出或收集传输所需的维护数据
将维护数据导入或输入到新的 CMMS 中
将员工数据输入到新的 CMMS 中
员工培训
定义和设置所需的报告和 KPI
设置 CMMS 集成（如果需要）
在新的 CMMS 中制定预防性维护计划

2) 概述职责（谁需要做什么）

现在您已经有了需要采取的步骤列表，您需要决定由谁来执行这些步骤。

在分配任务时，尽量清楚地说明为什么必须完成这些任务以及它们如何影响流程的其余部分。

团队中的每个成员都需要知道的另一件事是谁负责项目以及他们可以向谁提出问题。

请记住，仅仅因为某些事情对您来说很清楚，并不意味着对其他人也很清楚。

3) 指派“项目经理”和/或组建 CMMS 团队

每个项目都需要有人来监督它。在大多数情况下，这将是维护经理。

但是，更大的组织可能希望更进一步，组建一个 CMMS 团队，尤其是当他们在多个地点实施新的 CMMS 时。

例如，您的 CMMS 团队可以由一名维护经理、上级经理、维护技术人员代表和一名来自 CMMS 供应商现场的专职人员组成，他们将帮助您实施。

在某些情况下，组织甚至在开始寻找新的维护管理解决方案之前就希望创建一个 CMMS 团队，以便在他们将一些想要试用的系统列入候选名单之前获得各方的意见。

4) 与您的 CMMS 供应商协调

在 Limble 的早期，我帮助许多小型企业在他们的组织中实施 Limble。

我从中学到的一件事是，拥有一个可以快速回答他们的问题并解决即使是小问题的人，可以大大加快您的维护活动。

这就是为什么每个客户都有一个专职人员，他们可以就任何问题、疑虑和工作要求与他们联系。

今天 Limble 的伟大之处在于它是基于 Web 的，并且也可以在 Android 和 iOS 上找到。

不要犹豫，向您的 CMMS 供应商寻求帮助，因为这应该符合他们的最大利益，以确保您成功过渡。

第 3 步：传输所需的维护数据

根据您维护操作的规模和您使用的资产数量，传输所有数据可能需要几周到几个月的时间。

好消息是您只需执行一次。

<块引用>

在最好的情况下，您将能够从旧的 CMMS 导出数据，必要时进行一些清理（例如删除有关不再使用的旧资产的数据），然后将其上传到新的 CMMS。

您可以采取以下措施来确保此过程尽可能顺利：

1) 决定您需要收集哪些数据

在开始收集要传输的所有维护数据之前，您应该首先定义您需要哪些信息。

这是一张图片，显示了您要转移的常用资产信息：

如果您确实使用旧的 CMMS 软件运行了预测性或预防性维护计划，您还需要有关预防性/预测性维护程序、任务和频率的数据，然后您可以使用这些数据在新的 CMMS 中快速设置预防性维护计划.

<块引用>

如果您拥有大量资产，请先传输最关键资产的数据。

2) 收集需要的数据

以下是收集要迁移到新 CMMS 的所有数据的几种方法：

从旧的 CMMS 软件导出数据
收集您可能仍在使用的任何电子表格来记录资产跟踪信息
查看 OEM 建议和类似的“保证”或“纸质”来源，了解您可能仍然缺少的任何信息（这意味着，如果您仍然没有这样做，您最终可以将这些文件柜扔出您的办公室）

3) 清理收集的数据

在开始将数据输入新的 CMMS 之前，请花一些时间清理收集的数据，并确保您只处理准确且有条理的信息。

你可以这样做：

删除不必要的数据。某些导出的文件和电子表格总是有可能包含您不需要的数据。现在是删除它的好时机。
删除重复数据。如果您从多个来源收集了数据，则很有可能您有一些可以删除的重叠数据。
设置标准命名约定。大多数 CMMS 解决方案允许您使用基于简单数字代码的预制命名约定，或者只是创建自己的命名约定。

<块引用>

我们在 Limble 中命名标准的指导是清晰且合乎逻辑地命名所有内容——名称应该足够清晰，以便即使是一线操作员也能知道资产数据是什么。所以，而不是像 CH-01 这样的缩写使用诸如 Chiller-01 之类的东西 .

拥有清晰的资产跟踪名称和清晰的数字标识符 是确保所有数据易于阅读、搜索、过滤和排序的最佳方式。

4) 将数据输入您的新 CMMS

既然您收集了干净的数据并决定了要使用的命名标准，下一步就是将这些数据输入到新的 CMMS 中。

您将使用的两种最常见的方法是：

导入 .CSV 文件（您从旧的 CMMS 软件创建或导出）
手动输入数据

这可能需要一段时间，但正如我们所说，您只需要做一次。

第 4 步：设置新的 CMMS 解决方案

在您开始使用加载了您需要的所有数据的新安装的 CMMS 之前，您应该注意以下几点。

1) 设置您将实际使用的报告

大多数 CMMS 都有一个包含数百种不同报告的数据库，因为它们为许多不同行业的广泛客户提供服务。从食品和饮料制造商到办公大楼或教育机构的所有者，每个客户都会对不同的报告集有特定的需求。

理想情况下，客户将决定什么对他们来说至关重要（主要基于他们的业务目标），然后设置 CMMS 以提供帮助他们监控这些 KPI 的报告。例如，某个行业的客户可能会关注计划内与计划外停机时间 ，而其他部门的人可能更关心完成维护任务需要多长时间 , 维持资产性能和资产生命周期的成本 ，或者完全不同的东西。

但是，即使您的 CMMS 可以自动生成数十份报告，也没有必要浪费时间来设置您永远不会使用的报告。

我们试图在这方面帮助我们的用户的一种方法是，与其创建用户可以从中提取的大型报告数据库，我们构建了一个非常强大（但易于使用）的自定义仪表板构建器 允许您创建报告。这让每位客户都能拥有真正定制的报告，从而为他们提供最优质的数据，从而做出明智的业务决策。

Limble CMMS 的另一个特点是因为它允许轮换这些自定义报告。这意味着您可以在大屏幕上设置所有 KPI 并使其不断轮换，这样您团队中的每个人都可以准确了解正在发生的事情。