通过机器人改变采购流程

自黑暗时代以来，人类就对自动化着迷。

人类历史上迈向自动化的第一个重要步骤是车轮的发明，它以一种以前无法想象的方式改善了交通。快进到现在，运营、制造、财务和营销的自动化使生产力有了显着提高。那么，技术从何而来？机器人流程自动化 (RPA) 给出了答案。

在现代组织中，供应链由一组执行专门功能的专用软件应用程序组成。确保它们之间的顺畅交互是一个常见的痛点。 RPA 可以帮助企业在企业资源规划 (ERP)、运输管理、仓库管理、规划、采购和产品管理等关键应用之间实现非接触式协作。

采购用户与其中许多系统进行交互，利用外部数据点做出有关产品数量、价格和位置的明智决策。采购团队通常会在数据收集和分析上投入大量时间，这会直接影响流程周期时间。在 2019 年 Gartner 对采购、采购和供应商管理的调查中，技术采购中的关键问题包括直接（即时）成本节约、业务成果的影响、有效谈判、成本避免和处理时间。 RPA 可以显着帮助解决所有这些领域的采购挑战。

Gartner 2020 年关于 IT 的报告成本优化发现，引入或增强自动化可以帮助组织在持续的 IT 方面实现 10% 到 15% 的净节省。服务项目成本。组织可以维护其现有的 I.T.架构，同时受益于通过 RPA 提高的生产力。该技术可以通过优化产品策略来维持现有数字产品投资回报率的提高。

通过 RPA 进行库存对账可以帮助跨国公司实现对账周期时间缩短 70% 以上。例如，一家大型全球物流公司实施 RPA 进行运营转型，以实现卓越的供应链。

通过实现供应链功能的快速数字化转型，RPA 被证明是提高生产力的最关键工具之一。根据财富商业洞察，RPA 的全球市场规模预计将出现可观的增长，到 2027 年将达到 61 亿美元。在现代组织的供应链中，RPA 可以通过采购职能的大多数流程的转型来发现隐藏的价值。以下是组织可以立即获得 RPA 收益的一些关键领域。

自主支出分析 .支出收集和类别分析是 RPA 可以通过自动从各种来源收集数据来提供帮助的关键领域。在组织层面，RPA 可以帮助从 ERP 应用程序以及手动文件（例如 PDF 和 Excel 电子表格）生成详细报告。 RPA 还可以集成公司可能用于执行采购流程的现有本地开发工具。通过自动收集支出数据，“机器人”还可以根据定义的政策启用详细的自动支出机会评估。

市场分析和优化现货采购。 机器人可以轻松地从多个网站和文档收集信息，这些信息由第三方数据提供商每月或每周定期更新。市场分析仪表板可以利用收集到的信息，而无需更新或检查源数据。采购经理甚至可以使用机器人发出现货采购订单，机器人根据市场研究确定市场上最好的卖家和价格。 RPA 可以在很大程度上减少搜索互联网和其他来源的工作量。

自动基准测试和非接触式性能监控 . RPA 可以启用自动数据收集以填充关键绩效指标 (KPI) 仪表板，并使公司能够在没有人工干预的情况下进行基准测试。它还可以帮助从多个应用程序（包括电子邮件）自动收集数据。如果用户想通过电子邮件提供数据，RPA 可以帮助将电子邮件输入集成到 KPI 仪表板中，并改善采购体验和利益相关者的满意度。

采购申请 (PR) 和采购订单 (PO) 管理和供应商识别。 机器人可以从 PR 收集数据并在产品目录中搜索可用项目。如果某个项目不可用，机器人可以在 Internet 上搜索供应商并提供可能的供应商匹配建议。 RPA 甚至可以使用电子邮件或 SMS 文本通过暂定价格报价帮助发起对话并询问多个供应商的产品可用性。机器人可以管理产品识别、市场研究和供应商关系管理的整个过程，为采购经理节省了大量时间。除了 ERP 为 PR 和 PO 启动定期发送的通知和报告之外，RPA 还可以帮助创建类别或产品级别的自定义报告。

供应商自动加入和供应商主创建。 在许多组织中，供应商入职和供应商创建通常是一项耗时的手动任务。使用 RPA 机器人，可以在无需人工干预的情况下执行自动供应商创建过程。机器人可以随时向企业应用添加主数据。

自定义供应商审核。 机器人可以帮助为特定供应商创建自定义报告，监控正在进行的合同、索赔跟踪和合同合规性。根据定义的策略，机器人可以通过电子邮件或 SMS 文本自动向特定供应商发送定期提醒。具有电子邮件功能的机器人还可以直接在邮箱或短信中为任何设定的标准或例外提供自动更新。

*根据 TCS 流程卓越框架对第 3 阶段和第 4 阶段成熟度级别组织的数据估算

RPA 正迅速成为采购组织的一个组成部分，并将继续发展和成熟。一旦与业务战略保持一致，RPA 就可以在短时间内交付卓越的、可持续的结果。

Bakul Sharma 和 Mudit Bansal 是 Tata Consultancy Services 全球供应链实践的顾问。