医疗保健 CMMS 如何在规则的迷宫中导航

质量和效率始终取决于良好的维护，但这在医院中表现得最为明显。维护人员所做的几乎所有事情都会影响合规性，而清洁、检查和妥善存放设备等日常维护可能意味着患者的生死存亡。医院维护清单是保持程序有序的良好开端。

至少，医院依靠高效的流程来维持一致的患者护理流程，确保在设定的时间表上看到一定数量的患者。设备故障和错过任务会增加患者的等待时间，并对医院工作人员和备用设备造成压力。

医院设施管理软件是组织用来帮助遵守法规遵从标准并通过集中流程降低成本的基本工具。尽管许多医院已经采用了维护管理软件，但一些组织仍在使用分散的人工方法。如果您的组织还没有加入 CMMS 潮流，请继续阅读以了解更多关于医院维护管理软件的好处。

您的医院是否难以满足法规要求？

医院是监管最严格的设施之一，维护部门在满足这些规定方面发挥着重要作用。健康保险隐私和便携性法案 (HIPAA) 是一项法律，除其他外，要求对患者的个人和病史进行强有力的保护。这些要求并不直接针对维护部门，但它们可能会使清洁和预防性的维护。必须遵循医院维护政策和程序手册以简化日常任务。如果工作没有仔细安排，工人最终会在他们接触到受保护的健康信息 (PHI) 的区域。这将它们置于 HIPAA 的范围内，需要额外的培训和保护措施，并不必要地增加违规风险。

需要谨慎处理涉及 IT 设备或数据存储区域的维护任务，以最大程度地降低违规风险。这需要额外的协议来确保在完成维护之前注销工作站或锁定文件柜。 HITECH 合规性会带来额外的维护负担，以确保技术的有效使用。计算机、网络和其他 IT 资源需要定期维护，以确保它们始终处于安全状态并处于良好的工作状态。

除此之外，还有卫生部规则、联合委员会要求、影响公众对医院看法的 HCAHPS 调查以及许多医院选择遵守的可选标准，例如生命安全规范要求。

在如此复杂的规章制度迷宫中，当它们破裂时，仅仅修复它们是不够的。维护经理必须能够阐明标准并确定任务的优先级，以确保与合规性相关的维修和预防性维护得到关注。计算机化维护管理软件是一种有效的工具，可以确保万无一失。

这个关于 Philhaven Health Care 的案例研究说明了正确的 CMMS 软件可以做什么。这家行为医疗保健提供商正在努力使用传统的维护管理方法来应对他们的快速增长。拥有 12 个地点，包括一家拥有 103 个床位的医院，纸质工作订单和 Excel 电子表格已不再适用。 Philhaven 设施总监 Jim Ipsen 解释说：

“为了有效和高效地管理我们设施中的维护操作并证明对监管机构的遵守，我们需要一个更灵活的维护管理系统来记录和报告任务的状态。”

Hippo 维护管理软件使 Philhaven 能够“简化参与创建、执行和处理工作订单的各方之间的沟通。”资产和设备管理功能使他们能够跟踪其设施的维护，确保没有遗漏任何维护任务。这不仅使验证合规性变得更加容易，而且还提高了效率。这意味着更高的护理标准、更低的合规风险和整个组织的支出减少。

您的医院是否缺乏流程标准化？ 在医院维护管理中，每项任务都需要适合正确的步骤和基准。任何影响合规性、安全性或医院使命的事情——消毒工具、维修医疗设备，甚至检查应急设备——都必须以非常特殊的方式进行，以最大限度地降低风险并最大限度地提高护理质量。即使是低复杂度的任务也需要一步一步详细地说明。

口口相传或动手指导是不可靠的。医院有数十到数百人负责维护。维修复杂的诊断设备或运行和监控 IT 安全等任务通常由外部承包商完成，并且通常将日常设施维护外包出去。人员流动率通常很高，而且在任何时候，医院都可能更换供应商或将之前保留在内部的职责外包出去。

即使每台设备都有 SOP，如果没有维护管理软件，也很难执行它们。如果它们保存在电子表格或活页夹中，员工通常无法在需要时访问它们；让每个人都跑回维护办公室仔细检查程序并确保一切正常，这是不切实际的。靠记忆工作会导致错误和被忽视的步骤，而使用纸质系统则难以组织和回顾。

强大的按需工单管理软件可以轻松确保工作的及时完成，无论分配的工人是什么——从全职维护工人到每年只来一到两次的外部承包商。工单具有可自定义的字段，允许设施经理根据需要指定尽可能少或尽可能多的信息。必要的工具、文件、安全问题和其他数据可在工单上访问，使工人能够参考属于该维修的所有信息。

内部维护人员或外部供应商可以访问工作订单。所有用户都可以在任何有互联网连接的地方接收工作订单，并能够使用移动 CMMS 应用程序从现场更新工作订单信息。管理员可以对工单的进度进行排序、跟踪和查看，确保每个人都按部就班，一切都在完成。

您能否让员工和供应商承担责任？ 跟踪工单、维修历史和其他因素不仅有助于维修工人；它还为管理层提供必要的可见性，以确保整个组织的问责制。深入的维护报告使管理人员可以一目了然地查看所有工单的状态，并按用户可定义的类别过滤成易于使用的图表。很容易查看哪些任务已完成、到期或逾期 - 按优先级、工作类型和其他标准排序。

CMMS 报告使提取维护历史记录变得简单。用户可以检查成本，按常规和加班工时、使用的零件和材料以及发票进​​行细分。维护历史报告还可以准确了解关键性能指标。有了这些数据，您就可以轻松找到价格最具竞争力的供应商，提拔拥有最佳业绩记录的员工，或挑选表现不佳的员工进行额外培训。它还有助于制定更具战略性的人员配置决策，使管理人员能够直接比较承包商和员工。

维护管理软件在管理零件和其他库存方面与调度工人一样有用。库存报告功能使管理人员可以一目了然地检查和分类整个库存。当零件和材料用完时，会通过电子邮件将警报发送给合适的人进行重新订购，确保关键零件始终可用。 CMMS库存管理模块还存储了供应商联系方式，所以当需要补货时，可以及时补货。

报告的可见性和问责制一直是许多设施管理人员的重要特征，包括来自南部卫生曼尼托巴地区卫生局的 Reynold Peters。该组织覆盖近 27,000 公里，并以分散模式运作，这带来了独特的挑战。尽管有中央机构监督他们的一些设施，但他们的许多医院、诊所和辅助生活中心都是独立运营的，因此很难验证其维护部门的一致绩效。

使用 Health Care CMMS 软件，使他们能够彻底改变他们的维护部门。根据建筑和节能经理 Peters 的说法，维护软件可以让他们看到“谁发出了工单，并且知道如果文档有任何问题该去找谁。”他们能够使用报告和基准来比较设施之间的性能，在质量控制问题成为严重问题之前发现它们。他们已经能够做到这一点，同时仍然在当地自治下运营，让每个设施都能最好地满足其社区的需求。

您是否采用了预防性维护计划？ 在制造业这样的行业，一台损坏的机器可能会导致生产停产，每个人都了解预防性维护的好处，但许多医疗保健组织仍然忽视了它。然而，医院也有需要定期维护的关键任务基础设施。失败可能是灾难性的不仅仅是生命支持等关键设备； HVAC 基础设施、备用电源或净化设备的意外故障也会降低工作效率并严重影响患者护理。

即使没有生命危险，预防性维护也会为医院带来巨大的好处。从 MRI 到制冷装置，拥有正式的计划维护计划将延长资产的使用寿命。这可以节省资金并最大限度地减少中断，从而使医疗保健机构能够提供更高、更一致的护理标准。

正确的预防性维护软件允许医院使用单一系统来安排、跟踪和确认从血液实验室到自助餐厅厨房的定期维修。根据日历频率或仪表读数安排工作订单，并设置浮动选项以根据最近的服务日期调整未来的工作订单。

使用 CMMS，可以设置预防性维护工单，以便将它们自动分配给合适的工人或技术人员，或发送给管理员，然后管理员可以分配它们。到期日、高级通知提醒和其他日程安排功能使提前计划变得容易，让工作人员能够优先处理重要的维护任务，而不会影响他们的日常工作。

维护管理软件支持您的医院所做的一切。 它可以更轻松地实现合规目标、促进问责制、支持战略性供应商和人员配置决策，并延长医院和维护设备的使用寿命。

Hippo Health Care CMMS 专门为医疗保健行业提供维护管理系统。它已在 200 多家医院、退休社区、诊所和辅助生活设施中成功实施。联系 Hippo CMMS 以了解有关我们用于医疗保健设施的简单维护管理软件的更多信息。