您的非营利组织能否从 CMMS 软件中受益？

当每一美元都被捐赠时，总是有削减成本的压力。因此，非营利组织经常削减非一线客户工作的领域——例如维护领域。不幸的是，这可能会增加成本，因为持续的被动维护维修和混乱会占用宝贵的志愿者或员工时间。由于不断出现故障并且没有资源来修复它们，您的非营利组织效率会降低，并且可能会失去对其整体使命的关注。

计算机化维护管理系统 (CMMS) 可以帮助各种规模的组织简化维护职责，同时节省资金。 CMMS 系统能够以多种方式降低总体成本，从通过主动维护维修延长资产寿命到通过将冗余管理工作简化到数字系统上来减少加班时间。继续阅读以了解非营利组织的 CMMS 软件可以在各个方面提供帮助。

经营非营利组织的业务

在降低成本的同时维护设施给许多组织带来了挑战，但非营利工作的性质使其更加困难。小型非营利组织可能没有全职维护经理，而那些确实有志愿者负责大部分维护和维修工作。出勤率可能无法预测，而且总是没有足够的人来完成维护任务——更不用说很难找到具有合适技能的志愿者进行维修了。

沟通需要做什么也很有挑战性，因为每周来一两次的人不会了解您的所有维护需求。如果有什么东西坏了，而你只有一两个知道如何修理它的志愿者，那么可能就没有人可用了；您将不得不等到他们的下一个志愿者日，或者寻找可以完成这项工作的外部承包商。

许多非营利组织使用旧的捐赠设备，这些设备经常损坏，而且他们的设施可能没有得到特别好的维修，比新建筑需要更多的维护。但是由于不可预测的预算限制，总是有尽可能推迟维护任务的诱惑。

尽管赠款和捐赠活动有助于资助重要的非营利计划，但这些资金通常分配给一个项目，不能用于设施维修或维护。简而言之，您需要依靠缺乏经验（有时甚至不可靠）的志愿者来维护过时的设备和设施，而且预算有限。

什么是 CMMS 软件？

计算机化维护管理系统 (CMMS) 是一种软件，可以简化您维护职责的各个方面。这样做更容易：

• 在计算机化日历上安排和自动执行维护任务
• 为客户、员工和志愿者提供简单的工单请求门户
• 通过移动 CMMS 应用跟踪工作订单并随时随地创建它们
• 为外部供应商生成计划工作订单
• 监控设备和工人绩效并生成报告。

“没有软件，维护人员被迫使用手动方法进行管理，例如纸质工作订单或电子表格和日历，”比较和审查 CMMS 软件和其他商业软件的网站 Software Advice 的 CMMS 市场研究员 Taylor Short 说。

从小型企业到跨国公司，每个人都在使用 CMMS，但是某些维护管理软件的复杂性可能使其对大多数非营利组织来说不切实际。 Hippo CMMS 旨在为最小的非营利组织提供足够的用户友好性，但对于具有复杂需求的大型组织而言功能丰富。

您是否在您的工厂举办筹款活动或新闻发布会？

无论幕后的事情多么混乱，您的组织都需要在筹款活动或媒体活动中看起来很完美。建筑物必须一尘不染，气候受控，并且必须修复对设施的任何难看的损坏。

此外，您可能需要设置 AV 系统或其他很少使用的设备来娱乐和通知您的客人。缺少麦克风电缆或内部保险丝熔断可能意味着给捐赠者留下深刻印象的有效主题演讲与让他们在支持您的组织时三思而后行的惨败。

Hippo 的按需工单管理软件可以帮助您确保在大型活动之前完成所有维修和设置任务。您可以使用该工具连接员工、志愿者、维护经理和外部技术人员。您添加的任何人都可以在需要时提交维护请求，并立即通知维护经理。

然后，经理可以将每项任务分配给志愿者或外部承包商，对其进行分类，标记其优先级并添加其他相关细节。经理还可以访问深入的报告来跟踪已完成的工作订单或发现逾期的项目。

由于 Hippo CMMS 可以在任何设备上运行，因此组织中有权访问系统的任何人都可以更新工作订单。这意味着您会知道 PA 已设置好，会议室已打扫干净，而不是意识到为时已晚而无法打开麦克风。

您是否管理多个属性？

小型非营利组织可以依靠良好的领导和一些敬业的志愿者。然而，跨多个物业工作会大大增加设施管理和建筑维护的复杂性。

物流变得更加棘手。您不能依赖口耳相传或用纸质管理工单，因为信息不会可靠地从一栋建筑物流向另一栋建筑物。当工作人员或志愿者借用它们进行必要的维修时，您在一栋建筑物中放置的工具最终会在另一栋建筑物中使用。如果没有集中式系统，报告所有设施的维护进度将变得更加耗时。

这种缺乏组织的情况通常会被忽视，直到出现紧急情况。新大楼的管道坏了，或者停电了，你意识到你不知道手头上有什么零件。您可以希望您的工具在您上次看到它们的地方，也可以为紧急硬件运行提供资金。

Hippo CMMS 软件消除了维护多个站点的压力。我们的资产和设备维护管理系统允许您从平面图查看您的所有设备，并存储图像、运维手册和其他重要信息，因此志愿者、员工和外部承包商将始终拥有重要文件。您甚至可以设置库存警告，以便在零件不足时补货，并为 HVAC、热水器和其他需要持续调整的设备安排定期维护。

你们提供医疗保健服务吗？

当涉及医疗保健时，小错误可能会产生严重后果。无论您是在大型非营利性医院还是小型免费诊所工作，保持设施清洁和设备处于良好工作状态都会对您的员工提供的患者护理质量产生重大影响。

此外，医疗保健中的维护程序更为复杂。对设施需要清洁的方式和时间有具体的规定，以及严格的访问控制政策，这可能会使维护计划复杂化。像 MRI 机器这样的专业设备需要持续维护，需要外部技术人员。最重要的是，您仍然需要进行所有常规的建筑和设施维护。

Hippo CMMS 软件为任何规模的组织提供医疗保健和医院维护管理解决方案。它具有可扩展性，并带有无限的用户，让您可以为需要它的每个人提供适当级别的访问权限，从首席管理员到仅在需要专门维修时才介入的技术人员。

医生、护士和其他员工可以向维护经理提交工作请求，维护经理可以对其进行优先排序，并将其实时分配给清洁人员、承包商或外部技术人员。管理人员还可以将软件设置为自动创建预防性维护活动的任务列表，工作人员可以在便携式设备上接收和更新。

由于该软件可以组织和存储承包商信息，因此也很容易跟踪专门的预防性维护。无论您需要明天擦洗地板，还是需要外部技术人员在 6 个月内维修的 X 光机，Hippo CMMS 都会自动发送并跟踪工单。

您设施中的资产是不可替代的吗？

画廊或博物馆安静、反光的氛围可能看起来与繁忙的医疗机构截然相反，但两者都需要维护人员的精心照料。忽视需要对气候控制系统进行维护，您可能会损坏无价的绘画或文化文物。使用错误的清洁化学品，您可能会毁坏一件独一无二的古董。

Hippo CMMS 软件减少了人为错误的可能性。工单不是通过口耳相传或记在纸上的——它们在软件中记录和跟踪，并提供尽可能多的细节。预防性维护工作单包含分步任务清单，确保每个工作单采用标准化方法。

这不是一个微不足道的区别。派清洁人员带着装满易碎收藏品的每个项目或部分的具体说明的活页夹四处走动是不切实际的。然而，有了 Hippo，这很容易。每个工人都从他们的智能手机或平板电脑上收到单独的工单，并为每项任务提供特殊的注意事项。有了更大的责任感和更多的信息，您可以确保您的每个维护人员都会以应有的态度对待工程。

您是否难以跟上规范或检查？

如果您在美国经营，您可能已经陷入了 OSHA 和劳动法的困境。还有要遵守的建筑安全规范——要维护烟雾警报器和灭火器，以及保持整洁的出口方式。如果您提供住房或医疗服务、教授技能或经营机械车间、销售产品或烹饪和提供食物，则还有额外的代码——您的组织所做的几乎任何事情都会增加合规要求。一次失败的检查可能会导致巨额罚款、设施关闭和声誉受损。

Hippo CMMS 软件可以让您更轻松地了解所有小细节。确保出口清晰等日常合规任务可以转变为根据需要经常重复的自动工作指令。 CMMS 会自动通知维护经理，确保即使是每隔几个月必须完成一次的任务，例如检查烟雾警报器，也不会被遗忘。

在非营利组织中，每一美元都很重要。效率低下的维护部门会给您的预算带来压力，并使您的组织效率降低。 Hippo CMMS 可以帮助您的非营利组织 完成所有幕后工作，同时为您的任务节省更多资金。