通过 COVID-19 测试：教育设施和 CMMS 学校软件

COVID-19 对每个人都提出了独特的挑战，尤其是对负责确保人员安全和资产运行的设施和维护经理而言。我们希望分享在完全或部分关闭期间以及当事情重新开放时，您可以保护您的团队和组织的方法。我们将特别关注学校和校园，但这些信息适用于各个行业。
目标还是一样的。确保人员安全和资产运行。但是您的操作方式将会发生变化。

使用 CMMS 软件设置新的卫生计划

过去，您可能会更多地考虑保持清洁。拖地泥泞的地板和擦拭指纹染色的表面。但现在，干净是不够的。新标准更高。东西需要消毒。专注于经常接触的表面。其中包括：

• 门把手
• 电灯开关
• 办公桌
• 扶手
• 键盘和触摸屏
• 电梯按钮
• 马桶把手

该列表将根据您的设施而有所不同。例如，大多数小学没有电梯。但作为一般规则，如果在一天中的任何时候接触到表面，请经常对其进行消毒。

挑战在于这项工作至关重要，容易做错，而且没有时间学习曲线。它需要从一开始就正确地完成。

如何确保正确消毒表面？

将工单模板与 CMMS 软件结合使用，以一致地共享重要信息

为确保正确清洁表面，请构建模板，以便您可以轻松地将重要说明和信息复制到新的工作订单中。请记住，仅仅有卫生工作单是不够的。您需要解释如何尽可能彻底地消毒。

您可以并且应该将大量信息打包到 CMMS 软件工单中，包括：

• 分步说明
• 可自定义的清单
• 数字图像、示意图和文档
• 完整的资产工作订单历史记录
• 交互式楼层和场地平面图

对于与消毒相关的工作订单，请确保包含有关如何正确准备和安全使用产品的说明。

混合处理

这取决于您的设施使用的产品。在某些情况下，您需要在使用前混合化学品。在其他情况下，一切都是预先混合的。确保工作订单包含有关如何准备产品的信息，包括任何所需的个人防护设备。很多清洁产品都具有腐蚀性，手套和护目镜或面罩有助于防止与皮肤和眼睛接触。

您还应该包括哪些化学品不能混合的信息。技术人员可能很想将每种清洁剂的一点点混合到“超级清洁剂”中，但结果可能是有毒的。将氨水和漂白剂混合会产生氯胺蒸气，会灼伤喉咙和眼睛。将外用酒精和漂白剂混合会产生氯仿和盐酸。低含量会导致头晕，而高含量则会对皮肤、眼睛、肺、肾、肝造成损害，并最终导致死亡。

种类、使用顺序、联系时间

清洁剂不等同于消毒剂，为了获得最佳效果，您需要按正确的顺序使用正确的产品。

通常，清洁剂用于在消毒前去除油脂和有机物质。清洁表面后，您可以使用消毒剂，其中含有杀死细菌的化学物质。人们通常认为使用大量“肘部油脂”是最好的清洁方式，但在消毒时，首先需要给产品足够的接触时间才能发挥作用。

如何安全地混合和正确使用清洁产品都可以在工作订单分步说明和 CMMS 工作订单中的可定制清单中进行介绍。通过使用模板，您可以在每个与卫生相关的工单中包含所有这些信息。当您需要新的工作订单时，请从包含信息的模板开始，然后添加任何其他信息。

一些学校和校园正在为技术人员创建新的培训材料，以确保他们拥有安全有效工作所需的所有信息。但这是一个让每个人都获得培训认证的过程，并不是每个人都能同时接受培训。要解决此问题，您可以在分配任务之前检查技术人员的个人资料，以确保他们接受了必要的培训。

添加卫生计划只是解决方案的一部分。你还应该做些什么不同的事情？

使用 CMMS 软件调整您的预防性维护计划

除了新的卫生任务之外，您还应该增加现有预防性维护计划的部分内容。如果您没有程序，现在是时候开始了。通常，预防性维护提供：

• 增加正常运行时间
• 资产寿命更长
• 更轻松的库存管理
• 提高效率
• 提高安全性

所有这些都很重要，但对于 COVID-19，它们变得至关重要。

调出一些 PM

各行各业的组织都被迫削减一切可能的成本。这意味着维护部门被要求以更少的资源做更多的事情，以更少的技术人员和更密切的关注成本来解决问题。您现在最不需要的就是对重要资产进行计划外停机。现在不是锅炉停止工作的时候。为确保您所需的一切都保持在线，请增加对关键资产进行预防性维护的频率和数量。

暂停一些 PM

同时，您可能需要考虑完全停止某些 PM。例如，对于一所小学，无需定期检查室外游乐设施。在大多数地区，它们是禁区。在大型大学校园中，部门可以暂停对自助餐厅厨房中某些资产的定期维护。大多数闲置资产不需要同等程度的关注。

暂停 PM 也有助于报告。在月底，您不必费力地处理一堆您本来不应该做的错过的 PM。现在暂停它们可能更有意义，让您腾出时间以更好地适应当前情况的方式利用部门的时间。可以这样想：你可能有一个夏季每个星期天晚上给草坪浇水的时间表，但是当星期天下午有雷雨时，按照这个时间表来浇水是没有意义的。

一个好的 CMMS 让您只需点击几下即可暂停和播放您的 PM 日程安排。

切换到被忽视的 PM

有了更多的工作时间，您终于可以赶上所有被搁置的预防性维护。您有时间投资所有可以增加可靠性和效率的小项目。您还可以利用这段时间为未来建立更好的工作流程。这可能包括采用 CMMS 软件。即使在最好的情况下，一些维护部门也发现在保持正常工作节奏的同时收集和组织数据以实施 CMMS 软件具有挑战性。在生产线停工且办公空间未被使用的情况下，您可以为重新开始时的成功做好准备。

安排预防性维护的一部分是确保您在正确的时间拥有正确的零件和材料。如果您计划在教室里修理投影仪屏幕，您需要手头有合适的部件来完成它。那么，管理库存的最佳方式是什么？

利用 CMMS 软件通过自动化库存管理保护关键供应链

库存管理的目标是在正确的时间以正确的价格获得正确的零件。当您计算错误并且在需要时没有您需要的零件时，您通常可以通过支付额外的快递运费来弥补。一般来说，当你需要它时，你可能并不总是有正确的部分，但只要有一些耐心和金钱，你最终可以得到它。但是 COVID-19 给供应链带来了新的压力。比以往任何时候都没有错误的余地。随着交货时间的增加，您需要在用完之前很久就收到订单。

可以使用纸张或电子表格来做到这一点，但 CMMS 软件更容易。首先，它使用与工作订单相关的零件和材料来实时更新库存计数。回到投影仪屏幕示例。工作订单一结束，软件就会从库存中删除相关零件。你总是知道你有多少储备。其次，一旦该数字低于可自定义的最小值，软件就会向您发送警报，让您知道是时候重新订购了。采购模块可自动执行许多后续步骤，让您可以轻松联系到供应商。

拥有多个设施的学区和大型校园也可以从库存共享中受益。从 CMMS 软件内部，他们可以轻松检查所有库存。就目前而言，从第二家工厂获取额外的零件和材料要比从供应商处订购要容易得多。

计划工作是一回事，确保完成是另一回事。您需要一种方法来确保您的预防性维护计划得到遵守。如何创建透明度并执行问责制？

使用类别和报告跟踪工作订单

安排卫生和预防性维护是第一步，但随后您需要跟踪与 COVID-19 相关的任务，以确保没有任何东西漏掉。一种方法是向按需和预防性维护工作订单添加类别。如果您正在使用纸张，您可以使用黄色荧光笔做一些简单的标记日期。使用电子表格，您可以为字体使用不同的颜色。然后，当您构建报告时，您可以更多地将所有关键工作订单汇总在一起。

你需要看看

• 已完成 PM 的数量
• 按时完成的 PM 数量
• 及时完成 PM 的百分比

使用基于纸张或电子表格的系统很耗时，但可行。使用 CMMS 软件和自动生成的报告，这会容易得多。将所有相关的工单和PM归于同一类，软件可以拉取所有数据，创建图表，计算KPI。

无论您如何编写报告，增加频率都是一个好主意。如果您的流程中存在差距，您需要立即找到并解决它们。

使用 CMMS 软件远程工作

保持社交距离的需求是最大的挑战之一。如果您的团队习惯于紧密合作，口头分享信息，并且在遇到困难时能够走过去提出问题，那么 COVID-19 就会产生巨大的影响。当所有我们认为理所当然的事情，能够肩并肩工作，面对面交谈，突然消失时，我们会觉得不可能有效地工作。当没有人可以做简单的事情时，您如何组织您的团队？

您需要找到清晰可靠的新沟通渠道。您需要标准化信息的方法，以便在团队成员之间轻松移动。最重要的是，您需要一种方法让每个人都了解情况，实时更新信息。

有很多选项，包括群组电子邮件和电话树。如果您已经在使用它们，那么您就知道所有缺点。由云计算支持的 CMMS 软件可让您的团队保持联系，即使是在很远的地方。该部门的所有数据都存储在一个中央数据库中，并在其中进行备份并保持安全。但它不仅安全，而且易于访问。您和您的团队可以从任何联网的台式机、笔记本电脑或移动设备登录。一旦你进入 CMMS，你在哪里都没有关系。你可以：

• 生成、分配和跟踪工单
• 安排和跟踪预防性维护任务
• 控制库存
• 自动生成报告

我们涵盖的所有内容，您都可以远程完成。

河马 CMMS 和你

感觉就像 COVID-19 大流行改变了一切，每个人都在努力应对很多不确定性。但有一件事永远不会改变。我们将永远在这里提供帮助。如果您对 CMMS 和教育设施或任何其他行业有任何疑问，现在是时候联系我们了。